KENDO berkembang secara efektif—dan bekerja lebih cepat—dengan Asana

Sorotan

Tantangan

• Karyawan mengelola pekerjaan mereka menggunakan banyak alat, sehingga hampir tidak mungkin untuk memiliki visibilitas tentang pekerjaan dan apa yang sedang berlangsung. Hal ini membuat tim terpisah-pisah dan pimpinan tidak memiliki informasi yang memadai.

• KENDO berada dalam periode pertumbuhan yang cepat, dan mengelola pekerjaan menggunakan email dan spreadsheet tidak dapat menjangkau skala mereka yang terus meningkat.

• Kurangnya proses terpadu berarti alur kerja terputus dengan batas waktu yang tidak jelas yang menyebabkan kurangnya akuntabilitas dan pekerjaan penting terlewat.

Solusi

• KENDO menerapkan Asana sebagai sumber informasi terpusat yang memungkinkan karyawan, lintas departemen dan dari seluruh tingkatan peran, memiliki visibilitas tentang pekerjaan apa yang sedang terjadi dan kapan. Dengan pertumbuhan yang cepat, pekerjaan pun semakin banyak—visibilitas terpusat ini telah memungkinkan mereka untuk memprioritaskan inisiatif paling penting terlebih dahulu untuk mengembangkan merek mereka.

• Tim dapat menyederhanakan proses, mulai dari menyusun kalender pemasaran hingga mengotomatiskan permintaan TI menjadi backlog, untuk melakukan pekerjaan terpenting mereka dengan lebih cepat. 

• Pemimpin dapat dengan cepat membuat keputusan yang bisa mengatasi hambatan pekerjaan dan mendorong akuntabilitas di seluruh tim, karena mereka dapat melihat info terbaru dan permintaan persetujuan.

Hasil

• Hemat 87 hari kerja: Hanya dengan menggunakan Asana, KENDO telah menghemat waktu sekitar tiga bulan, yang sebelumnya dihabiskan untuk mengoordinasikan pekerjaan setiap tahun.

• Menghemat waktu lebih dari 58%: Dengan memperbanyak jumlah karyawan yang menggunakan Asana untuk mengelola pekerjaan mereka, KENDO telah meningkatkan jumlah waktu yang dihemat sebesar 58% hanya dalam satu tahun.

• Membangun merek yang lebih kuat: Dengan proyek-proyek Asana yang dikurasi, tim pemasaran memiliki visibilitas penuh tentang apa yang terjadi dan di mana, sehingga mereka dapat memastikan pengiriman pesan yang konsisten, mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan dampak kampanye, dan terhubung dengan pelanggan secara lebih baik.

Terhubung langsung dengan pelanggan melalui aktivasi digital terkoordinasi

Menyelaraskan konten dan pengiriman pesan di seluruh tim dan kanal sangat penting, terutama untuk aktivasi digital berskala besar seperti meluncurkan produk baru dan kampanye promosi. 

Dengan menyelaraskan semua aktivasi di seluruh situs web, pemasaran kinerja, dan sistem manajemen hubungan pelanggan melalui pekerjaan asinkron di Asana, tim digital kini dapat mengidentifikasi lebih banyak peluang untuk berkolaborasi dan menyederhanakan pekerjaan di seluruh tim, meningkatkan dampak. 

Perencanaan yang lebih baik (dan lebih canggih) 

• Sebelumnya, tim menggunakan spreadsheet statis terpisah untuk merencanakan dan mengatur linimasa. Pekerjaan berlangsung dalam kondisi terisolasi, yang memperlambat tim dan membuatnya lebih sulit untuk memastikan semuanya telah dikerjakan. Dengan Asana, tim digital telah merancang proses perencanaan kolaboratif dan saling terhubung yang mereka gunakan dengan semua mitra lintas fungsi.

• Sekarang, mereka tidak hanya dapat melacak tugas dan milestone untuk setiap aktivasi, tetapi juga mengatur prosesnya—jadi tidak ada yang terlewatkan. 

Visibilitas dan akuntabilitas proyek yang lebih baik

• Tim digital menggunakan Asana sebagai "kalender digital" tempat mereka dapat melihat, melacak, dan mendukung semua aktivasi digital yang terjadi di seluruh merek. Ini memberi mereka satu kalender komprehensif yang menghubungkan kalender individual masing-masing tim dalam satu ruang terpadu sehingga semua orang tahu pekerjaan apa yang sedang berlangsung dan kapan berlangsungnya.

• Visibilitas ke pekerjaan masing-masing memungkinkan mereka untuk berkolaborasi secara lebih efektif, tanpa perlu pertemuan tambahan. Hasilnya, mereka dapat memaksimalkan jangkauan di seluruh kanal, mendorong pengalaman konsumen yang lebih konsisten dan tangguh yang dapat mendukung penjualan digital.

Akuntabilitas yang lebih besar untuk alur kerja pemasaran yang lebih lancar

Sebelumnya, alur kerja tim pemasaran terfragmentasi, sangat bergantung pada email dan daftar periksa untuk pengelolaan proyek. Sulit untuk mendorong akuntabilitas dan mendapatkan pandangan holistik tentang rencana dan kemajuan karena semua orang fokus pada tugas masing-masing.

Asana menggantikan sistem yang perpisah-pisah tersebut dengan platform terpadu yang berorientasi pada tindakan. Sekarang, mereka semua dapat bekerja di satu tempat untuk menjalankan aktivasi media sosial, pemberian hadiah untuk influencer, kampanye, dan pemasaran berdasarkan pengalaman.

Sumber informasi terpusat

• Asana memusatkan komunikasi tentang proyek, menyederhanakan proses persetujuan, dan memunculkan pekerjaan yang sebelumnya terabaikan dalam tumpukan tugas.

• Tim dapat melihat seluruh ruang lingkup pekerjaan yang berlangsung secara real-time. Visibilitas ini telah menghilangkan kebingungan dan ketidakefisienan sistem lama, dan templat memastikan proses yang konsisten selalu diikuti dengan tujuan dan tenggat yang jelas.

• Karena mereka dapat berkomunikasi, bekerja, dan melihat semua detail di satu tempat, tim dapat dengan mudah mengidentifikasi dan memprioritaskan tugas-tugas penting, meningkatkan efisiensi dan akuntabilitas secara keseluruhan.

Proyek TI dengan cakupan yang tepat dimulai dengan mendapatkan detail yang tepat, setiap saat

Sebelumnya, tim TI terjebak dalam lingkaran umpan balik yang terus-menerus. Perusahaan berkembang pesat, dan tanpa proses yang tepat, mereka kehilangan informasi penting untuk menentukan cakupan permintaan, dan proyek sering terjebak dalam antrean.

Dengan Asana, tim TI sekarang memiliki pendekatan terstruktur untuk mengumpulkan permintaan, memprioritaskannya, menetapkan batas waktu, dan menyelesaikan suatu proses. 

Permintaan yang disederhanakan untuk alur kerja yang lebih berdampak 

• Sebelumnya, Tim TI mengalami kesulitan untuk mengatur dan memprioritaskan pekerjaan secara efektif. Sekarang, mereka menggunakan formulir Asana untuk permintaan TI, yang secara otomatis berubah menjadi tugas dengan bidang kustom untuk mengumpulkan dan menandai informasi. Seorang manajer proyek meninjau dan membahas setiap proyek, dengan para pemimpin memberikan persetujuan sebelum pindah ke produksi, memastikan tanggal mulai dan tanggal akhir yang jelas untuk setiap proyek.

• Dengan menyusun bidang kustom untuk memastikan mereka memiliki informasi tepat yang dibutuhkan sejak awal, mereka telah mengurangi komunikasi bolak-balik yang tidak perlu dengan pemangku kepentingan untuk menyelesaikan permintaan.

• Proses yang disederhanakan ini memungkinkan tim TI untuk mengelola hingga 40 proyek sekaligus.

Aksesibilitas penuh

• Pimpinan senior sering tidak mengetahui pekerjaan apa yang diminta tim mereka, kemajuannya, dan detail yang diperlukan untuk membantu tim TI melakukan prioritas. Sekarang, tugas permintaan dapat ditambahkan ke beberapa proyek sehingga siapa pun, termasuk pimpinan, dapat mengakses pembaruan status atau informasi yang relevan dengan cepat dan mudah.

• Dengan peningkatan visibilitas ke dalam proses ini, tim TI dapat melihat setiap permintaan, mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk menentukan cakupannya secara akurat, dan menerima umpan balik pimpinan tentang apa yang harus diprioritaskan berdasarkan kebutuhan bisnis dan sumber daya yang tersedia. Sekarang, mereka dapat melakukan rapat dalam waktu yang lebih singkat dan berorientasi pada tindakan untuk prioritas yang lebih efektif, yang diakhiri dengan proyek dengan cakupan yang matang.

Solusi yang tumbuh bersama tim

KENDO sedang bertumbuh, dan mereka membutuhkan solusi yang akan tumbuh bersama mereka. Itulah sebabnya mereka menggunakan Asana untuk menciptakan sistem untuk proses, mengotomatiskan langkah, dan menyederhanakan pekerjaan mereka. Dengan beberapa merek terkenal dan memiliki daya tarik tinggi yang bernaung di bawah label mereka, tim KENDO kini dapat fokus untuk mendorong pembelian pelanggan dan meningkatkan pendapatan perusahaan dengan kejelasan yang terarah dan tegas di seluruh organisasi.