HelloFresh menghasilkan resep inovatif untuk para pelanggannya dengan Asana

HelloFresh mengusung misi ambisius–mengubah cara makan orang-orang, selamanya. Tujuan mereka adalah menyediakan makanan rumahan yang sehat bagi setiap rumah tangga, tidak perlu pergi belanja, dan tidak merepotkan. Dan mereka berada di jalur yang tepat untuk mencapainya. Perusahaan ini kini menjadi penyedia kit bersantap yang terkemuka di dunia yang mengalami pertumbuhan luar biasa sejak didirikan di Jerman pada 2011.

Hanya dalam satu dekade, perusahaan ini telah berkembang dengan mengirimkan sekitar satu miliar kit hidangan ke pelanggan di 17 negara pada 2021 saja, menghasilkan pendapatan bersih tahunan sejumlah €6 miliar. Pada 2017, HelloFresh berhasil menyelesaikan IPO di Bursa Efek Frankfurt dan memperkuat statusnya sebagai penyedia kit hidangan terpopuler di dunia.

Untuk membantu mengubah cara makan para pelanggannya, HelloFresh menyediakan kit hidangan yang berisi semua bahan yang dibutuhkan untuk memasak makanan sehat dan lezat di rumah. Segala keperluan untuk hidangan yang lezat secara cermat direncanakan, diambil dari sumbernya, dan diantar sampai ke pintu rumah setiap pelanggan pada waktu yang tepat. Cara ini juga mengurangi pangan terbuang dan membantu pembeli menghemat uang karena HelloFresh hanya membeli bahan-bahan dalam jumlah tepat sesuai yang dibutuhkan.

Teknologi: Pendorong kesuksesan utama di HelloFresh

Teknologi telah menjadi pendorong utama kesuksesan HelloFresh seiring ekspansinya ke seluruh dunia. Perusahaan ini menggunakan teknologi untuk memberi nilai yang lebih besar kepada pelanggan seperti yang dibagikan di blog HelloTech yang mengupas topik seperti manajemen rantai pasok, menggunakan klaster Kubernetes dan Kafka untuk orkestrasi data.

Rantai pasok adalah salah satu faktor penentu kesuksesan organisasi seperti HelloFresh. Perusahaan perlu secara konsisten mendapatkan bahan bermutu tinggi untuk kit hidangannya sambil terus beradaptasi seiring perubahan preferensi pelanggan dan perubahan musiman ketersediaan bahan.

Untuk melakukan hal ini, HelloFresh mengandalkan bagian Pengadaan Strategis yang beranggotakan dua belas orang untuk mengoordinasi kegiatan pembelian di wilayah DACH. Tim ini menggunakan Asana untuk mengelola proses yang rumit ini sehingga mereka dapat melihat semua pekerjaan yang dilakukan di seluruh bagian dan dapat mengurangi potensi kesalahan. 

Asana memastikan koordinasi lintas bagian yang sukses untuk HelloFresh

Tim Pengadaan Strategis bekerja sama dengan pengembang resep HelloFresh untuk menciptakan hidangan yang inovatif namun sederhana, lezat, dan sesuai musim bagi pelanggan mereka. Ini hubungan dua arah: pengembang resep perlu mengetahui bahan apa saja yang tersedia, lalu Pengadaan Strategis harus dapat memperoleh bahan-bahan tersebut dalam jumlah yang cukup. Ada juga kerumitan tambahan, yaitu mendapatkan bahan-bahan dengan harga yang tepat, karena HelloFresh mengutamakan jaminan kepada pelanggannya bahwa mereka akan mendapatkan pilihan hidangan yang segar dan terjangkau. Mereka juga terus memasukkan umpan balik pelanggan ke resep-resep mereka untuk meningkatkan mutu dan daya tarik.

Memastikan agar proses antara pemerolehan bahan dari sumbernya dan pengembangan resep berjalan lancar bukanlah hal yang mudah. Di kantor pusatnya di Jerman, HelloFresh mengandalkan Asana untuk memastikan bagian seperti Pengadaan Strategis dan tim Pengembangan Bahan dapat mengoordinasikan pekerjaan mereka dan berkolaborasi dengan lancar.

Sebelum mengelola pekerjaan mereka di Asana, HelloFresh mengandalkan spreadsheet untuk memetakan pemerolehan bahan dari sumbernya dan proses inventarisnya, lalu membagikannya melalui email ke seluruh tim. HelloFresh tahu mereka membutuhkan cara baru untuk mengelola pekerjaan penting ini dengan cara yang dapat meningkatkan komunikasi, mendorong akuntabilitas, serta memprioritaskan bahan dan resep yang paling berdampak untuk mendorong kepuasan pelanggan. 

Sekarang semua orang dalam tim dapat dengan mudah melihat proyek persediaan bahan mereka di Asana untuk memeriksa kembali apakah bahan hanya tersedia selama musim tertentu atau untuk jenis hidangan tertentu, dan dengan mudah mengeluarkan produk yang tidak cocok untuk dikonsumsi mentah dari resep tertentu. Dengan Asana, informasi bahan dapat diakses dengan mudah setiap saat, sehingga tim dapat mengeksekusi dengan lebih cepat. 

Asana kemudian dengan cepat diadopsi tim Pengembangan Bahan, yang bekerja sama dengan tim Pengadaan Strategis untuk menyusun permintaan bahan baru dan mengelola persediaan yang digunakan dalam menu yang dibeli pelanggan mereka. Selama bulan yang sibuk, mereka akan mendapatkan lebih dari 100 permintaan produk dan bahan baru, serta banyak bagian dinamis yang harus dikelola, tim yang akan berkolaborasi, serta item tindakan yang harus diselesaikan. Misalnya, HelloFresh DACH menawarkan 30 resep berbeda setiap minggu, jadi fleksibilitas dan kegesitan menjadi suatu keharusan. 

Migrasi yang lancar dan mulus ke Asana

Menurut Mónica Mora, seorang Pengembang Bahan, migrasi ke Asana berjalan lancar dan mulus. “Saat pertama kali beralih ke Asana, kami mengikuti proses waterfall yang sederhana. Kami memulainya dengan memetakan semua pekerjaan, lalu mentransfernya ke Asana,” ungkap Mónica. “Kemudian, kami menentukan siapa yang terlibat pada setiap tahap proses pemerolehan bahan, serta detail dan subtugas mana yang perlu ditetapkan ke setiap tindakan untuk memproses permintaan lebih lanjut. Untuk memastikan adopsi yang lancar, kami mencoba meniru proses sebelumnya semirip mungkin agar tim menjadi terbiasa.” 

Menggunakan Asana memberdayakan tim Bahan, kata Mónica: “Kami memanfaatkan aturan secara ekstensif untuk mengotomatiskan langkah-langkah dalam proses kami. Permintaan bahan direpresentasikan sebagai tugas dalam proyek kami dan berpindah ke bagian berbeda secara otomatis menggunakan aturan seiring kemajuannya melalui berbagai tahapan proses kami. Saat permintaan dipindahkan ke bagian baru, tugas secara otomatis diberikan ulang ke anggota tim yang akan menindaklanjuti langkah tersebut. Misalnya, setelah sampel dikirim, sampel kemudian ditugaskan ulang ke orang yang bertanggung jawab atas tahap kendali mutu. Setelah itu, permintaan kemudian dipindahkan dan diberikan ulang ke bagian Pembelian Strategis yang bertanggung jawab untuk mendapatkan produk.” Hal ini memungkinkan tim untuk melihat pada tahap apa setiap permintaan berada dan siapa yang bertanggung jawab atas langkah tersebut. “Setelah bahan yang sempurna diuji dan disetujui, Asana secara otomatis memberi tahu semua pemangku kepentingan bahwa bahan tersebut ditambahkan ke repertoar,” ungkap Mónica. "Kemudian pengembang resep kami dapat mulai menggunakan bahan baru."

Proses HelloFresh berjalan lebih cepat dengan Asana

Dengan memperkenalkan Asana untuk mengelola sumber bahan dan proses persediannya, HelloFresh dapat mengembangkan dan meluncurkan resep musiman baru yang sesuai preferensi pelanggan mereka lebih cepat. Mónica menyoroti bahwa item tindakan Asana dapat dilihat, tanggung jawab jelas, dan anggota tim tahu kapan pekerjaan harus diselesaikan, sehingga dapat memastikan mereka memenuhi tenggat. Dan itu suguhan enak yang dapat dihargai semua orang.

Masa depan yang nikmat dengan Asana

Berdasarkan prestasi hebatnya sejauh ini, saat ini HelloFresh mengintegrasikan proses baru, seperti menerapkan vendor baru untuk mengajukan penawaran proyek dan mengeluarkan bahan-bahan, untuk menyinkronkan permintaan bahan dengan mulus. Di masa depan, Mónica membayangkan Asana digunakan secara lebih luas oleh tim lain karena mereka melihat manfaat yang dirasakan tim Pengadaan Strategis dan Pengembangan Bahan. Contohnya, tim lain sudah menguji Asana untuk mencicipi resep dan membuat laporan resep. Untuk timnya, Mónica berencana untuk memanfaatkan lebih banyak fitur canggih Asana dan kemampuan pelaporan hemat waktu untuk membantu mengembangkan resep inovatif yang sesuai dengan preferensi pelanggan yang terus berkembang. Sekarang baru terdengar lezat.