CEO, sekaligus gitaris Bad Religion yang terkenal, Brett Gurewitz, memutuskan strategi global dan bekerja sama dengan timnya untuk menemukan talenta dan menegosiasikan kontrak rekaman. Misi Epitaph adalah melayani para musisi dalam daftar artisnya yang beragam dan kreatif - model yang mengutamakan artis, yang radikal dua puluh tahun lalu, dan banyak ditiru saat ini.

Brett juga berperan sebagai COO Epitaph Records, sehingga ia bertanggung jawab atas proses bisnis dan alur kerja. Artinya, menegosiasikan kontrak dengan para artis adalah hal yang dia tangani setiap hari. Ketika membutuhkan waktu terlalu lama untuk mencari tahu di mana posisi suatu kontrak dalam proses negosiasi, Brett tahu ada yang harus diubah.

Ketika email dan spreadsheet membuat pekerjaan bertambah

Di dunia musik, “tanggal rilis” adalah hari ketika sebuah single atau album dirilis. Di Epitaph Records, tim bekerja mundur dari tanggal rilis untuk membuat rencana produksi dan pemasaran mereka. Setiap proyek melibatkan ratusan tugas, serta dependensi antartim. Dengan adanya banyak proyek yang berjalan sekaligus, terus melacak semuanya pada waktu tertentu menjadi makin sulit.

Epitaph Records juga membutuhkan koordinasi yang lebih baik antartim. Karena tidak ada alur kerja tetap yang harus diikuti dalam satu divisi (seperti Business Affairs) atau antardivisi (Business Affairs dan Produksi), mencari komunikasi terbaru tentang negosiasi kontrak artis bisa memakan waktu 10 menit. Sederhananya, menyimpan semuanya di email dan spreadsheet tidak lagi efektif.

Saya tidak ingin orang merasa burnout. Saya ingin mereka bersikap baik satu sama lain dan menikmati waktu di tempat kerja. Asana membantu kami mewujudkannya.

Sebaliknya, Brett mencari alat yang dapat menangani semua proyek, gol, dan proses di seluruh perusahaan—mulai dari satu tugas pemasaran hingga gol umum perusahaan. Prioritasnya adalah membuat pekerjaan lebih efisien dan kreatif.

Brett juga berupaya mencapai efisiensi dan kreativitas dalam kehidupan pribadinya, yang membuatnya menemukan Asana pada tahun 2012. Setelah menggunakan alat ini untuk membuat kehidupannya lebih tertata, ia dengan cepat menyadari bahwa Asana juga akan bermanfaat bagi Epitaph Records. Brett mulai menggunakan Asana bersama asistennya, Sue, dan keduanya menjadi sangat selaras.

Menjadi bagian penting perusahaan

Setelah merasakan langsung dampak positif Asana, Brett memutuskan untuk meluncurkannya ke tim lain di perusahaan. Langkah pertamanya dalam menguji Asana dalam skala yang lebih besar adalah bersama Tim Urusan Bisnis. Mereka mulai melacak negosiasi kontrak dengan artis di alat ini dengan membuat templat khusus untuk 20+ langkah dalam proses mereka. Mulai dari petunjuk proposal hingga pengiriman draf pertama kepada penasihat hukum lawan, hingga kontrak yang sudah ditandatangani sepenuhnya, melacak setiap langkah sangatlah penting, terutama bagi perusahaan yang menangani 50–100 negosiasi berbeda kapan saja. Dengan menggunakan Asana, Epitaph Records dapat mempertahankan akuntabilitas setiap orang dan menghemat waktu mereka secara signifikan karena mereka akhirnya memiliki proses terorganisir untuk diikuti.

Meluncurkan album memiliki begitu banyak komponen yang dinamis, dan Asana membantu kami melacak setiap detail, siapa yang bertanggung jawab, dan kapan itu harus diselesaikan.

Tentu saja, Brett memutuskan untuk menjadikan Asana sebagai solusi di seluruh perusahaan. Untuk membantu penggunaan, dia menunjukkan kepada tim cara menggunakan alat ini secara efektif. Dia juga membahas manfaatnya, seperti memberdayakan tim untuk membuat linimasa proyek selama rapat, dan keluar dari rapat dengan mengetahui siapa yang mengerjakan apa hingga kapan. Sebagian besar tim dengan cepat mengadopsi Asana karena mereka selalu merasa selaras dengan kolega mereka. Saat ini, Asana digunakan selama proses orientasi pegawai sehingga anggota tim baru dijamin akan menerima pelatihan yang diperlukan untuk dapat sukses dalam pekerjaannya.

Menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan lebih sedikit stres

Kini, seluruh Epitaph Records menggunakan Asana untuk mengoordinasikan pekerjaan mereka sehingga semua informasi tugas dan proyek mereka berada di satu tempat. Mulai dari peluncuran single baru hingga pelaporan royalti triwulanan, alat ini berubah seiring dengan bisnis mereka, memungkinkan mereka untuk tetap menjadi perusahaan yang ramping dan menjaga jumlah karyawan tetap rendah.

Kami menyelesaikan lima kali lebih banyak pekerjaan per orang dibandingkan perusahaan yang 10 kali lebih besar dari kami dan relatif bebas stres. Memiliki sistem seperti Asana berarti Anda tidak perlu mengingat semuanya di kepala dan hal itu memberi ruang untuk kreativitas.

Menggunakan Asana juga telah mendorong kepemilikan dan keselarasan di antara para pegawai dan di seluruh tim. Contohnya, menyelaraskan bagian seni dengan bagian pemasaran dan bagian produksi musik sangatlah penting bagi kemampuan Epitaph untuk meluncurkan musik tepat waktu dan mempromosikannya secara efektif.

Selain menjadikan perusahaan lebih efisien, Asana telah meningkatkan kesejahteraan pegawai di tempat kerja. Mengetahui bahwa semuanya terdokumentasi, lancar, dan mudah diakses memungkinkan terciptanya lingkungan kerja yang lebih santai. Pekerjaan dapat ditinggalkan di tempat kerja.

Menemukan para artis masa depan

Asana telah memberikan kerangka kerja kepada Epitaph Records untuk peningkatan berkelanjutan. Perusahaan mengevaluasi proses bisnisnya secara teratur - dan perbaikan terus bertambah. Ke depannya, Brett dan timnya akan terus menemukan talenta baru yang hebat dan, dengan Asana, akan membantu mereka memperkenalkan musik rekaman mereka ke dunia.