Opmerking van de bewerker: we hebben enkele updates gemaakt sinds deze post werd gepubliceerd. Je kunt nu taken maken als wachtend op anderen.
We krijgen vaak de vraag: "Hoe kan ik een taak toewijzen aan meerdere verantwoordelijken?"
Het antwoord is: dat kan niet. Het hebben van slechts één verantwoordelijke per taak zorgt ervoor dat er nooit een gevoel is van 'wie is verantwoordelijk voor het voltooien van deze taak?'
Niet zelden wordt deze reactie met bezorgdheid ontvangen. Maar deze beslissing is bedoeld om je team te helpen meer gedaan te krijgen. Een groot deel van het behalen van resultaten als een team ligt in het feit dat elk teamlid verantwoordelijkheid heeft voor het werk dat ze doen. Zonder een duidelijke, enkele taakeigenaar gaat veel van die verantwoordelijkheid verloren en hangt de voltooiing van een taak derhalve in de balans.
Als niemand weet wie wat doet, en als iemand zich niet verantwoordelijk voelt voor het voortzetten van het werk, dan gebeurt het werk misschien helemaal niet.
Stel dat er twee verantwoordelijken waren voor een taak, de ene persoon denkt misschien dat de andere de bal heeft, en vice versa. Het werk wordt misschien nooit gedaan, en erger nog, het schuldspel kan beginnen. Als niemand weet wie wat doet, en als iemand zich niet uiteindelijk verantwoordelijk voelt voor het vooruit helpen van het werk, gebeurt het werk misschien helemaal niet.
We hebben het concept van één verantwoordelijke gebaseerd op het DRI-model (directly responsible individual) van Apple, dat de nadruk legt op individuele verantwoordelijkheid, verantwoordelijkheid en uiteindelijk uitvoering. Wanneer de verantwoordelijkheden duidelijk en transparant zijn, kan iedereen in het team zich persoonlijk verantwoordelijk voelen voor de succesvolle voltooiing van een project.
Nog steeds niet overtuigd? Hier is een manier om het werk op te splitsen, maar nog steeds slechts één verantwoordelijke te hebben: gebruik één verantwoordelijke voor de bovenliggende taak, zodat de persoon uiteindelijk verantwoordelijk is voor het naleven van de deadlines. Maak vervolgens subtaken aan, toegewezen aan verschillende leden van het team. Verdeel stukken werk over het team, maar zorg ervoor dat iemand aan het roer staat om de algehele klus te klaren.
Wil je meerdere mensen/potentiële verantwoordelijken bij een taak betrekken? Voeg ze eenvoudig toe als volgers met een @vermelding. Op deze manier kan één persoon ervoor kiezen om verantwoordelijkheid voor de taak op zich te nemen, terwijl iedereen meldingen blijft ontvangen met nieuwe reacties en updates. Door subtaken te maken voor verschillende werkzaamheden, toegewezen aan verschillende teamgenoten, kun je ook de verantwoordelijkheid verdelen en de oorspronkelijke taak opnieuw toewijzen aan een van de volgers - wat gemakkelijker wordt gemaakt door kopieën van taken toe te wijzen. Het is ook een goede praktijk om ervoor te zorgen dat eigenaren van subtaken ook volgers zijn van de oorspronkelijke taak.
Ga naar onze handleiding voor meer bruikbaar advies over hoe je Asana kunt gebruiken met je Team.
