Laat je digitale tools de werknemerservaring niet saboteren

Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd op Reworked.

Geweldige bedrijven waarderen niet alleen de werknemerservaring (EX) — ze zijn er fanatiek over. In het verleden vertaalde deze obsessie zich in kantoorruimtes die leken op speeltuinen voor volwassenen, met kenmerken zoals klimmuren en zitzakken, barista's die ambachtelijke lattes serveerden en serene meditatieruimtes voor decompressie.

Maar in het huidige tijdperk van gedistribueerd werk, waarin zowel werknemers op kantoor als op afstand sterk afhankelijk zijn van digitale tools, is de EX steeds digitaler geworden. Het is een ironische situatie. Bedrijven steken geld in digitale tools — waarbij de uitgaven voor SaaS-licenties zelfs de kosten voor gezondheidszorg per werknemer overschaduwen. Toch missen ze een cruciaal stukje van de puzzel: hoe deze tools, ten goede of ten kwade, de digitale werknemerservaring (DEX) beïnvloeden.

Je digitale tools kunnen de werknemerservaring saboteren. Dit kunt u er aan doen.

Erken het probleem

De eerste stap om dit probleem frontaal aan te pakken, is het probleem te erkennen. Volgens sommige schattingen jongleert de gemiddelde onderneming met meer dan 300 SaaS-tools, waarvan er veel samenwerkingstools zijn. Deze digitale rommel is meer dan alleen een ongemak; het is een aanzienlijke belasting voor de tijd en focus van werknemers.

Ons onderzoek bij The Work Innovation Lab, een denktank van Asana, in samenwerking met Stanford-professor Bob Sutton en UC Santa Barbara-professor Paul Leonardi, bracht de verrassende impact van deze rommel aan het licht. We ontdekten dat werknemers 57 minuten per dag verliezen door alleen maar te schakelen tussen samenwerkingstools. Ze verliezen nog eens 30 minuten om te beslissen welke samenwerkingstechnologieën ze moeten gebruiken voor een specifieke taak. Dat is bijna anderhalf uur per dag niet besteed aan productief werk, maar verloren in de mentale gymnastiek van het schakelen tussen tools.

Bovendien worden werknemers elke keer dat ze van tool wisselen geconfronteerd met een 'heroriëntatiebelasting' - ze kunnen elke keer meer dan 20 minuten verliezen terwijl ze worstelen om hun focus en momentum terug te krijgen. De gevolgen van deze contextwissel en het daaruit voortvloeiende verlies van focus gaan door elk aspect van het werk en hebben bredere implicaties. Volgens ons onderzoek meldt bijna tweederde van de kenniswerkers digitale uitputting, een directe klap voor zowel persoonlijk welzijn als organisatorische effectiviteit.

Een technische audit lanceren

De volgende stap om het probleem aan te pakken en de DEX te verbeteren, is het starten van een technische audit. Beschouw het als een regelmatige gezondheidscontrole voor de digitale toolkit van je bedrijf. Ons onderzoek toont aan dat bijna de helft van de kenniswerkers (43%) onzeker is of hun bedrijven regelmatig de effectiviteit van hun samenwerkingstools beoordelen. Wanneer bedrijven geen regelmatige audits uitvoeren, klampen ze zich onbewust vast aan overbodige of suboptimale tools die hun digitale werkplaats rommelig maken.

Technische audits omvatten meer dan alleen het tellen van tools; ze vereisen inzicht in wie deze tools gebruikt, hoe vaak ze worden gebruikt, voor welke specifieke doeleinden en hoeveel waarde ze genereren. Een goed uitgevoerde technische audit elimineert niet alleen het onnodige; het verfijnt het digitale ecosysteem en stelt nieuwe integraties en workflows in die de efficiëntie verhogen. Als gevolg van een goed uitgevoerde technische audit zorg je ervoor dat elke tool in je tech stack niet alleen een hulpprogramma of budgetlijnitem is, maar een vitale bijdrage levert aan de DEX en de algehele organisatorische prestaties.

Zet je in voor een top-down strategie met werknemer buy-in

Effectief digitaal toolbeheer vereist een top-down strategie. In ons recente onderzoek ontdekten we dat een aanzienlijk deel van de werknemers, 74%, wil dat iedereen in hun organisatie een gestandaardiseerde set van kerntechnologieën voor samenwerking gebruikt. Hoewel de allure van hyper-aangepaste tools aantrekkelijk lijkt, geven werknemers de voorkeur aan gestandaardiseerde tools die context-switching verminderen en het gemakkelijker maken om de informatie te vinden die ze nodig hebben om hun werk te doen.

Onze recente 'samenwerkingsreiniging' benadrukte verder de behoefte aan standaardisatie en top-down begeleiding. In het experiment werd werknemers gevraagd om het gebruik van bepaalde samenwerkingstools twee weken te pauzeren. Aan het einde van de twee weken meldde meer dan de helft van de respondenten dat deze digitale detox hen hielp bij het identificeren van overtollige tools in hun tech stack.

Ze gaven echter ook aan behoefte te hebben aan meer steun en leiding van hun leiders. Als leider moet je duidelijke richtlijnen en regels voor de digitale weg voor werknemers opstellen. Wanneer moet Slack worden gebruikt? Hoe zit het met Google Drive? Asana? PowerPoint? Waarom? Deze aanpak gaat niet over top-down dicteren — het gaat over helderheid, consistentie en strategie. Het is ook belangrijk om actief feedback van werknemers te vragen en op te nemen. Resoneren de tools en het beleid met werknemers en verhogen ze hun productiviteit? Of zijn het gewoon digitale hoepels om doorheen te springen?

Erken de strategische rol van de CIO

De Chief Information Officer (CIO) en andere IT-leiders zoals de CTO spelen een cruciale rol bij het leiden van je top-down tech-strategie en het temmen van digitale tool-wildgroei. Hun rol gaat minder over poortwachters en meer over strategische waakzaamheid: het monitoren van hoe tools, vaak onschuldig, het bedrijf infiltreren. Je CIO zal cruciaal zijn bij het sturen van je organisatie naar een meer gestroomlijnde DEX. Bekijk dit voorbeeld uit de praktijk van een organisatie waar een CTO 'goede wrijving' introduceerde om digitale rommel in te dammen.

Hij gaf het boekhoudteam de opdracht om elke softwaregerelateerde afschrijving op bedrijfskaarten te onderzoeken en te rapporteren. Elke tool die niet door IT werd goedgekeurd, werd onmiddellijk in de wacht gezet en managers moesten hun toolkeuzes formeel rechtvaardigen. Uit de beoordeling bleek dat de organisatie verschillende overbodige tools, zoals Slack, Teams en Webex, gebruikte voor vergelijkbare functies. Uiteindelijk was de organisatie in staat om het aantal SaaS-tools terug te brengen van 55 naar slechts 20 essentiële tools.

De toekomst van DEX

In een wereld waarin de werknemerservaring steeds digitaler wordt, staan bedrijven voor een cruciale uitdaging: zich aanpassen of achterblijven. Het pad vooruit is niet alleen een reeks stappen; het is een strategische revisie.