Asana-tips: geavanceerd zoeken en rapporteren

Steek je hand op als je graag uren besteedt aan het zoeken naar een reactie, taak of document.

Iemand? Bueller?

Het zoeken naar die ene opmerking is als het zoeken naar een naald in de hooiberg, maar het wordt universeel ervaren door miljoenen kenniswerkers over de hele wereld. In feite besteedt de gemiddelde kenniswerker 60% van zijn dag aan werk over werk, waaronder het schakelen tussen maximaal 10 tools per dag. Elk van die documenten, e-mails, chats of vergadernotities kan de informatie bevatten die je nodig hebt.

Dat is waar werkbeheer - en Asana - van pas komen. Zodra je al je werk op één plek begint te doen, kun je met Geavanceerd zoeken en rapporten van Asana snel elke taak, opmerking of bestand vinden dat je nodig hebt. Voer een ad hoc-zoekopdracht uit of sla een frequente zoekopdracht op als een rapport dat je regelmatig kunt terugkomen en vernieuwen.

Meer informatie over het gebruik van Geavanceerd zoeken en rapporten en meer tijd besteden aan werk dat er toe doet.

Wanneer gebruik je Geavanceerd zoeken?

Geavanceerd zoeken in Asana werkt op een groot aantal zoekparameters, zodat je altijd kunt vinden wat je zoekt, zelfs als je niet precies meer weet wat er is verzonden. Als je de taaknaam niet meer weet, kun je zoeken op basis van Medewerkers, aanmaakdatum of gekoppelde projecten. Geavanceerd zoeken neemt de parameters die je je herinnert en beperkt de reikwijdte van je zoekresultaten, zodat je gemakkelijk precies kunt vinden wat je zoekt.

Om een geavanceerde zoekopdracht in Asana te starten, begin je bij de zoekbalk in de rechterbovenhoek en selecteer je Geavanceerd zoeken. Typ vervolgens wat je je herinnert. Bekijk hieronder een paar voorbeelden.

"Ik herinner me vaag dat ik ongeveer een maand geleden een beslissing nam over een aankomende lancering, maar ik kan het gesprek nergens vinden."

Begin met het typen van de algemene lanceringsnaam in de hoofdzoekbalk. Voeg vervolgens jezelf en je collega's toe als Medewerkers en stel het datumbereik in om de reikwijdte van de zoekopdracht te beperken.

💡Tip: wil je je zoekopdracht beperken tot alleen gesprekken of taken? Selecteer onder de bovenste zoekbalk Taak of Gesprek om ongewenste resultaten uit te filteren.

"Ik moet een idee hebben van hoeveel werk met hoge prioriteit mijn Team deze week heeft gedaan."

Je kunt deze geavanceerde zoekopdracht uitvoeren zolang je aangepaste prioriteitsvelden in je projecten gebruikt. Om deze geavanceerde zoekopdracht uit te voeren, begin je met het selecteren van voltooide taken. Ga vervolgens onder Filter toevoegen in de linkerbenedenhoek naar Meer > Teams. Op deze manier kun je aangeven dat je alleen naar taken in je team wilt zoeken. Ga ten slotte opnieuw naar Filter toevoegen en selecteer Aangepast veld toevoegen, zodat je kunt sorteren op taken met hoge prioriteit.

💡Tip: teams hoeven niet te correleren met hele afdelingen. Je kunt je zoekopdrachten beperken tot kleinere teams (bijv. webdesign) om zoekopdrachten zoals deze een fluitje van een cent te maken. Meer informatie over het opzetten van teams en het structureren van je werk in Asana.

“Mijn halfjaarlijkse check-in komt eraan. Hoe kan ik mijn manager alles laten zien waar ik aan heb gewerkt?"

Selecteer in dit geval jezelf in het veld Toegewezen aan. Selecteer voltooide taken en stel vervolgens het datumbereik voor de afgelopen zes maanden in om een volledige lijst te krijgen van de taken waaraan je hebt gewerkt.

💡Tip: Voel je je overweldigd door te veel zoekresultaten? Probeer het bereik te beperken door op te geven naar welke projecten je wilt zoeken.

Rapporten gebruiken

Geavanceerde zoekopdrachten zijn perfect voor ad hoc aanvragen of eenmalige vragen. Maar als je merkt dat je vaak een zoekopdracht uitvoert, kun je ook een Geavanceerd zoeken opslaan als een rapport door het toe te voegen aan je linkernavigatie. Op deze manier wordt het rapport automatisch vernieuwd om de meest actuele informatie te verstrekken telkens wanneer je erop klikt.

Probeer deze rapporten in je eigen Asana te maken:

Werk dat je moet opvolgen

Dit rapport kan je taken tonen die je aan andere mensen hebt toegewezen en die nog niet voltooid zijn. Om dit rapport op te slaan, voer je een geavanceerde zoekopdracht uit om onvoltooide taken te vinden die binnen de komende 7 dagen door jou zijn toegewezen. Je vindt het filter Toegewezen door in Filter toevoegen > Personen > Toegewezen door binnen een Geavanceerd zoeken.

Ververs dit rapport wekelijks. Als je ziet dat taken mogelijk niet voltooid worden, volg dan op met een reactie om te zien hoe je ze kunt ondersteunen.

Aankomende taken met hoge prioriteit

Dit rapport kan je helpen om risicovol werk te lokaliseren voordat het te laat is. Begin met het uitvoeren van een geavanceerde zoekopdracht voor taken met hoge prioriteit die binnen de komende 3 dagen vervallen en die onvolledig zijn.

Om er zeker van te zijn dat je geen taken van je hele organisatie bekijkt, filter je op medewerkers of project. Volg vervolgens op om die taken op schema te houden.

Verminder werk over werk met geavanceerd zoeken en rapporten

Met Asana kun je naar werk zoeken, over de voortgang rapporteren, feedback geven, op taken reageren, statusupdates geven en werk delen, allemaal op één plek. Meer informatie over Asana of probeer Asana Premium gratis om het zelf te zien.