Hoe Asana strategische marketingplanning stroomlijnt met werkbeheer
Als leider in de software voor productiviteit en werkbeheer weet het team van Asana het een en ander over effectieve strategische planning. Het is dus logisch dat de marketingafdeling van Asana op hun eigen product vertrouwt om hun belangrijkste initiatieven in kaart te brengen, bij te houden en erover te rapporteren.
Deze inzet wordt geleid door Isaac Payne, Asana's Head of Digital, Marketing Operations and Analytics. De rol van Payne is veelzijdig. Hij houdt toezicht op een breed scala aan functies - van web, e-mail en SEO tot marketingactiviteiten, marketingtechnologie en analyses. Dat betekent dat het cruciaal voor hem is om een plan te bouwen dat zeer zichtbaar en toegankelijk is in de hele organisatie.
Om dat te doen, wendt hij zich tot Asana.
4 veelvoorkomende uitdagingen bij strategische marketingplanning
Voordat hij bij Asana werkte, stond Payne voor dezelfde uitdagingen als veel organisaties bij het opstellen van een uitgebreid strategisch plan. Het is moeilijk om alle stukken vooruit te bewegen en tegelijkertijd rekening te houden met verschillende doelen en doelstellingen voor elke partner.
Zoals Payne het verwoordt: "Hoe krijg je verschillende afdelingen en afdelingsleiders in een synchrone richting, vooral als je een strategie voor het hele bedrijf probeert te bouwen?"
Het strategische plan van je afdeling zal eronder lijden zonder deze uitdagingen aan te pakken. En om ze aan te pakken, moet je ze eerst identificeren.
1. Inzet coördineren tussen verschillende teams
"Om een strategisch, traceerbaar marketingplan op te bouwen, moet je met veel verschillende partners samenwerken", zegt Payne. "Coördinatie begint eerst met het bepalen van de belangrijkste resultaten en mijlpalen. Zodra die zijn besloten - in overeenstemming met je leiderschap - kun je de stappen, deliverables en projecten instellen die nodig zijn om het plan tot leven te brengen. Dat laatste deel is waar Asana schittert." Om wereldwijde, cross-functional samenwerking te stimuleren, moet je deze teams op elkaar afstemmen en hun strategische planning en budgettering synchroniseren.
2. Gebrek aan een gecentraliseerd systeem voor gezamenlijke planning
Vertrouwen op eindeloze vergaderingen en uiteenlopende sjablonen en documenten kan het erg moeilijk maken om de voortgang bij te houden en gecoördineerd te blijven in de hele organisatie. Zonder een centraal, uniform platform voor strategische planning is het een uitdaging om alle stukjes op een samenhangende manier samen te brengen.
3. Problemen met het bijwerken van het plan wanneer er wijzigingen plaatsvinden
Zelfs de best uitgestippelde plannen en prioriteiten kunnen snel verschuiven. Zonder toegang tot betrouwbare, actuele gegevens over de prestaties van afdelingsdoelen, is het moeilijk voor marketingleiders om weloverwogen beslissingen te nemen en indien nodig bij te sturen. Het onderhouden van een wendbaar, responsief strategisch plan vereist dat je de juiste realtime informatie binnen handbereik hebt.
4. Problemen met het toewijzen van middelen om de impact te maximaliseren en de kosten te verlagen
Het toewijzen van middelen is een cruciaal onderdeel van het opbouwen van een effectief strategisch plan. Maar zonder duidelijk inzicht in de voortgang en prestaties van verschillende initiatieven, kan het een uitdaging zijn om te bepalen waar je tijd, budget en personeelsbestand het beste kunt richten om de grootste impact te hebben. Het optimaliseren van het gebruik van middelen is de sleutel tot het maximaliseren van de efficiëntie van marketing en het verminderen van onnodige kosten.
Bekijk marketingplanning in actie
Met Asana kunnen marketingteams werk verbinden, processen standaardiseren en workflows automatiseren, allemaal op één plek.
Hoe Asana zijn eigen platform gebruikt
Dat is waar Asana van pas komt. Door gebruik te maken van de werkbeheermogelijkheden van Asana, kunnen Payne en zijn team:
Inzet coördineren tussen meerdere afdelingen, waaronder marketing, verkoop, product en andere belangrijke belanghebbenden.
Ervoor zorgen dat iedereen op één lijn zit wat betreft strategie, prioriteiten en uitvoering.
De voortgang plannen en bijhouden in één gecentraliseerd platform.
Minder tijd te besteden aan vergaderingen.
Losse documenten met elkaar te verbinden.
De toewijzing van middelen verbeteren om de impact te maximaliseren en de kosten te verlagen.
Hier lees je hoe.
Eén central source of truth voor cross-functional planning en coördinatie
De kern van het strategische planningsproces van het Asana-marketingteam is een Asana-portfolio die is gewijd aan hun wereldwijde marketinginitiatieven. Deze portfolio brengt operationele leads van elk individueel team samen, inclusief web, e-mail, SEO en marketingactiviteiten.
"We gebruiken deze portfolio om al onze marketingplanning en -uitvoering te beheren", legt Payne uit. "Het stelt ons in staat om de juiste mensen erbij te betrekken, gebruik te maken van teamspecifieke projectsjablonen en -weergaven en een holistisch beeld van onze voortgang te behouden."
Door deze centrale hub in Asana op te zetten, kan het marketingteam ervoor zorgen dat iedereen op één lijn zit wat betreft de overkoepelende strategie en doelstellingen. Ze kunnen ook afhankelijkheden bijhouden, potentiële blokkades identificeren en indien nodig realtime aanpassingen maken.
"Asana geeft ons de flexibiliteit om onze workflows en processen aan te passen aan de unieke behoeften van elk team", zegt Isaac. "Tegelijkertijd geven we onze CMO de informatie die ze nodig heeft om het Team te begeleiden en in te duiken waar ze nodig is. Of het nu gaat om leiderschap, makers van inhoud, experts in vraaggeneratie of het analyseteam, ze kunnen allemaal het platform gebruiken op een manier die voor hen het beste werkt."
Routinematige beoordelingen en check-ins
Om hun strategische marketingplan op schema te houden, heeft het Asana-team een regelmatige cadans van beoordelingen en check-ins.
Kwartaalbeoordelingen (QBR's): deze vergaderingen op hoog niveau brengen de hele marketingorganisatie samen om hun voortgang te beoordelen aan de hand van driemaandelijkse doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKR's). Ze identificeren ook verbeterpunten en plannen voor het volgende kwartaal.
Maandelijkse statistiekenvergaderingen (M&Ms): het team komt vaker samen om hun prestatiestatistieken te analyseren, successen te vieren en waar nodig te corrigeren. Deze vergaderingen maken gebruik van Asana-gegevens om een volledig beeld te geven van de impact van marketing.
Wekelijkse statusupdates: binnen Asana geeft het team regelmatig updates over de status van hun lopende projecten en initiatieven met behulp van de slimme statusfunctie van Asana AI. Hierdoor kunnen ze snel eventuele blokkades of risico's identificeren en onmiddellijk actie ondernemen.
"De combinatie van driemaandelijkse bedrijfsbeoordelingen, maandelijkse statistiekenvergaderingen en wekelijkse check-ins houdt ons allemaal op één lijn en verantwoordelijk", zegt Payne. "Asana maakt het gemakkelijk om de juiste informatie op het juiste moment naar boven te halen, zodat we weloverwogen, gegevensgestuurde beslissingen kunnen nemen."
Verbeterde rapportage voor datagedreven besluitvorming
Binnen de overkoepelende marketingportfolio volgt het team van Payne belangrijke gezondheidsstatistieken, zoals het percentage projecten dat op schema ligt en de projecten die achterlopen of niet aan de verwachtingen voldoen. Ze integreren ook Asana-gegevens met andere bronnen, zoals Tableau, om uitgebreide dashboards en rapporten te maken.
Het team van Payne kan ook AI gebruiken om eventuele wijzigingen samen te vatten sinds ze het project of de portfolio voor het laatst hebben bezocht. Hierdoor kunnen leidinggevenden snel een momentopname krijgen van wat er is gebeurd sinds de laatste keer dat ze de voortgang van het werk hebben gecontroleerd, zonder contact op te nemen met iemand in het Team.
"Het hebben van realtime gegevens over onze voortgang ten opzichte van doelen is van onschatbare waarde", legt Payne uit. "We kunnen deze informatie toevoegen aan onze executive dashboards en deze gebruiken om onze toewijzing van middelen en strategische planning te optimaliseren."
Deze gegevensgestuurde aanpak gaat verder dan alleen het marketingteam. Door meer inzicht te creëren in hun gemeenschappelijke doelen en doelstellingen, stelt Asana de bredere organisatie in staat om effectiever samen te werken.
"Asana geeft ons een gecentraliseerd systeem waar we portfolio's en projecten kunnen bouwen die meerdere afdelingen omvatten", zegt Payne. "Dit verbetert de cross-functional afstemming en zorgt ervoor dat we allemaal naar dezelfde prioriteiten toewerken."
Casestudy: de lancering van de Work Innovation Summit coördineren
Laten we eens kijken naar een concreet voorbeeld. Asana lanceerde onlangs hun grootste wereldwijde evenement, de Work Innovation Summit. Bij dit cross-functional initiatief waren teams uit de hele organisatie betrokken. Het vereiste zorgvuldige planning, coördinatie en uitvoering om het voor elkaar te krijgen.
"We hebben de volledige lancering van de Work Innovation Summit binnen Asana beheerd", zegt Payne. "Van de eerste projectplanning tot de logistiek van de dag, Asana was de centrale hub die alles en iedereen - van marketing tot verkoop tot R&D en meer - georganiseerd en op schema hield."
Het team gebruikte een verscheidenheid aan Asana-functies om hun workflow te stroomlijnen, waaronder:
Multihoming: projecttaken die meerdere teams omvatten, werden in meerdere projecten en portfolio's geplaatst, waardoor ze gemakkelijk te volgen en te bewaken waren.
Voortgangsrapportage: het marketingleiderschap kon snel de status van belangrijke deliverables beoordelen.
Geautomatiseerde updates: Asana heeft belanghebbenden automatisch op de hoogte gebracht van belangrijke wijzigingen en mijlpalen.
"Asana gaf ons een single source of truth voor de Work Innovation Summit", zei Payne. "We konden in realtime zien wat er gebeurde, eventuele blokkades identificeren en meteen aanpassingen maken. Het was een redder in nood voor een complexe lancering met hoge inzet zoals deze."
Bekijk on-demand sessies van The Work Innovation Summit
Duik in het nieuwe tijdperk van werk met exclusieve video-inhoud van The Work Innovation Summit, Asana's grootste evenement van het jaar.
De voordelen van het gebruik van Asana voor strategische marketingplanning
Door Asana te omarmen als de basis voor hun strategische marketingplanning, heeft het Asana-team een aantal belangrijke voordelen ontgrendeld:
Teams op één lijn brengen en verantwoordelijkheid stimuleren: Asana dient als een gecentraliseerd platform voor het plannen, uitvoeren en bijhouden van de status van alle marketinginitiatieven. Met duidelijke verantwoordelijkheid en zichtbaarheid van taken, projecten en doelen is het team meer afgestemd en verantwoordelijk dan ooit tevoren.
Samenwerking en coördinatie verbeteren: Asana maakt naadloze cross-functional communicatie en informatie-uitwisseling mogelijk. Teams kunnen hun workflows en processen aanpassen aan hun unieke behoeften, terwijl ze toch zichtbaar blijven in de hele organisatie.
Verbetering van zichtbaarheid en datagestuurde inzichten: met realtime monitoring van voortgang, blokkades en risico's heeft het Asana-marketingteam een beter inzicht in wat er gebeurt. Deze gegevensgestuurde aanpak stimuleert beter geïnformeerde besluitvorming en toewijzing van middelen.
Stroomlijnen van rapportage en beoordelingen: door Asana-gegevens te integreren met andere bronnen, kan het team uitgebreide rapporten en dashboards bouwen. Dit stimuleert op zijn beurt hun driemaandelijkse bedrijfsbeoordelingen, maandelijkse statistiekenvergaderingen en andere belangrijke planningsrituelen.
Strategische planning, vereenvoudigd
Door de juiste processen, vergaderingen en gegevensgestuurde beoordelingen vast te stellen, heeft de hele marketingafdeling van Asana teams op elkaar afgestemd, de samenwerking verbeterd en de zichtbaarheid tijdens het strategische planningsproces verbeterd. De lessen die ze hebben geleerd, kunnen andere marketeers helpen het volledige potentieel van Asana te ontgrendelen voor hun eigen strategische planning en activiteiten.
Bekijk marketingplanning in actie
Met Asana kunnen marketingteams werk verbinden, processen standaardiseren en workflows automatiseren, allemaal op één plek.
