Zo gebruikt Asana werkbeheer om doelen effectief te beheren

Doelen geven structuur aan de grote lijnen van je bedrijf, maar ze zijn alleen nuttig als je er actie op kunt ondernemen. 

Lotte Vester, Head of Organizational Strategy bij Asana, stuurt een proces aan om teams te begeleiden bij het uitvoeren van doelen. Ze helpt bij het omzetten van brede initiatieven in gerichte doelen en Belangrijkste resultaten (KR's) voor de dynamische teams van Asana. Maar ze is een eenmans-team en Asana is een veelzijdige, wereldwijde organisatie. Dus ze probeert het niet alleen te doen. In plaats daarvan kijkt ze naar een product waarvan ze weet dat het haar kan helpen bij het organiseren en uitvoeren van doelen - Asana.

De uitdagingen van doelbeheer

Snelheid en efficiëntie stellen bedrijven in staat om producten te maken en deze winstgevend op de markt te brengen. Dus bouwen ze doelen om hen te helpen sneller te bewegen, met minder middelen.

Voor Vester staat snelheid centraal. "Je doelbeheer moet je helpen om snel goede beslissingen te nemen. Je moet ingebouwde flexibiliteit hebben om snel te kunnen schakelen wanneer de omstandigheden veranderen of wanneer je tegen obstakels aanloopt."

Maar snelheid is moeilijk te bereiken. Veel ondernemingen hebben een robuuste technische stack, maar deze tools kunnen worden losgekoppeld. Je kunt een doel stellen in de ene tool, het werk voltooien in een andere en samenwerken met teams in weer een andere. Dit moet allemaal afzonderlijk, handmatig worden bijgewerkt. Tegen de tijd dat het werk voltooid is, is het moeilijk om het terug te koppelen aan het doel waar het oorspronkelijk vandaan kwam.

Veel bedrijven worstelen met 'set it and forget it'-doelen, waarbij iemand zijn doelen in een dia presenteert. Maar als individuen verstrikt raken in dagelijkse taken, vergeten ze het. Daarom is het zo belangrijk om het werk rechtstreeks aan onze doelen te koppelen. Het is de manier waarop we helderheid, zichtbaarheid en focus bouwen om onze belangrijkste bedrijfsinitiatieven te bereiken.”

Het stellen van doelen zelf gebeurt vaak in silo's, waarbij teams afzonderlijk van elkaar werken om hun individuele prioriteiten te stellen en te bereiken. Toch is het kunnen samenwerken tussen teams essentieel voor uitvoering en betrokkenheid.

Het trekken en werken vanuit meerdere bronnen van waarheid in veel bedrijven - vooral grotere - kan het werk vertragen, leiden tot een gebrek aan helderheid voor leiderschap en het extreem moeilijk maken om doelen bij te houden, bij te werken en erover te rapporteren. En wanneer je je doelen uit het oog verliest, verlies je de visie van het bedrijf uit het oog. Door doelen voorop te stellen en verbonden te houden met je werk, kun je ze gebruiken om resultaten te behalen.

4 manieren waarop Asana je helpt bij het maken van verbonden en impactvolle doelen

1. Gestandaardiseerde doelen met sjablonen 

Veel bedrijven begrijpen dat doelen belangrijk zijn, maar werknemers leren zelden hoe ze impactvolle doelen kunnen ontwerpen en structureren. Het resultaat? Iedereen doet het anders. Deze inconsistentie maakt het moeilijk om de impact te meten.

Maar dat betekent niet dat het aan Vester is om elk doel dat bij Asana wordt gemaakt, te ontwerpen en te beoordelen. In plaats daarvan bouwt ze doelsjablonen met het exacte formaat en de details die ze wil dat teams opnemen. Wanneer een team of individu klaar is om een nieuw doel of KR te starten, hebben ze een structuur op zijn plaats - in plaats van helemaal opnieuw te beginnen. Dit helpt Asana om de structuur en berichten van doelen in het hele bedrijf te standaardiseren.

2. Minder tijd besteed aan AI 

Vester kan het aanmaken van doelen standaardiseren met sjablonen, maar wat als je helemaal opnieuw begint? Of misschien vertrouwt je bedrijf op afdelingshoofden om alle doelen te maken en te standaardiseren. In dit geval kan de slimme doelen-functie van Asana je op weg helpen. Je voert een beschrijving in van wat je wilt bereiken en AI stelt een doel voor je op op basis van eerdere doelen of prestaties.

Naarmate doelen vorderen, kan het vervelend en tijdrovend zijn om updates te verzenden. Maar dankzij AI maakt Asana het snel en gemakkelijk om de voortgang samen te vatten. Vester gebruikt de slimme statusfunctie om een concept voor een statusupdate te genereren met AI. In een mum van tijd heeft ze een samenvatting van de voortgang en blokkades om te delen met teams en leiderschap.

3. Minder handmatig werk met automatische voortgangsroll-ups 

Wanneer werk en doelen in afzonderlijke ruimtes leven, moet je de voortgang handmatig bijwerken. Maar in Asana zijn doelen gekoppeld aan de projecten en dagelijkse taken die ze ondersteunen. Wanneer iemand een taak voltooit, wordt die voortgang onmiddellijk in realtime binnen het doel weergegeven. 

Realtime voortgangsregistratie-mogelijkheden binnen Asana bieden een uitgebreid overzicht van de voortgang van doelen. Dit is naadloos geïntegreerd in dashboards, zodat belanghebbenden niet hoeven te wachten op een statusupdate om de status te bekijken. 

4. Gecentraliseerde werkruimte

In veel bedrijven zijn doelen verspreid over verschillende plaatsen, zoals dia's, spreadsheets en documenten. Maar deze onsamenhangende methode maakt het echt moeilijk om verbonden te blijven met doelen, ze te begrijpen en belanghebbenden te helpen zichtbaarheid te behouden. Daarom is het verbonden platform van Asana zo cruciaal.

Zelfs de grootste bedrijfsdoelen staan in Asana waar iedereen ze kan zien. Dit zorgt voor helderheid. Mensen kunnen bedrijfsdoelen, teamdoelen en individuele doelen zien - en hoe ze allemaal met elkaar verbonden zijn. Dit helpt teams te motiveren omdat iedereen weet dat hun werk van invloed is op grootschalige inzet. Het bouwt een samenwerkingsomgeving op, die verschillende teams en hun werk verbindt met gemeenschappelijke doelstellingen.

Georganiseerde doelen zijn uitvoerbare doelen

Het gebruik van de juiste tools kan de manier waarop bedrijven hun meest ambitieuze doelstellingen bereiken, transformeren. Door doelen te centraliseren, hun aanmaak te standaardiseren met sjablonen en AI te gebruiken voor efficiënte tracking en updates, stroomlijnt Asana niet alleen het proces voor het stellen van doelen, maar bevordert het ook een cultuur van transparantie, samenwerking en wendbaarheid. 

Bekijk hoe je je grootste bedrijfsdoelen sneller kunt ontwerpen en uitvoeren met Asana.