Zo gebruikt Asana werkbeheer om doelen effectief te beheren

Doelen geven structuur aan de algemene plannen voor je bedrijf, maar ze zijn alleen nuttig als je er actie op kunt ondernemen. 

Lotte Vester, Head of Organizational Strategy bij Asana, leidt een proces om teams te begeleiden bij het realiseren van doelen. Ze helpt brede initiatieven om te zetten in gerichte doelen en Belangrijkste resultaten (KR's) voor de dynamische teams van Asana. Maar zij is een eenpersoonsteam en Asana is een veelzijdige, wereldwijde organisatie. Dus ze probeert het niet in haar eentje te doen. In plaats daarvan vertrouwt ze op een product waarvan ze weet dat het haar kan helpen doelen te organiseren en uit te voeren: Asana.

De uitdagingen van Doelmanagement

Dankzij snelheid en efficiëntie kunnen grote bedrijven producten ontwikkelen en deze winstgevend op de markt brengen. Daarom stellen ze Doelen op om hen te helpen sneller vooruit te komen, met minder middelen.

Voor Vester is snelheid een essentiële prioriteit. “Je Doelbeheer moet je helpen om snel goede beslissingen te nemen. Je moet over ingebouwde flexibiliteit beschikken om snel te kunnen bijsturen wanneer de omstandigheden veranderen of wanneer je tegen obstakels aanloopt.”

Maar snelheid is moeilijk te bereiken. Veel grote ondernemingen hebben een robuuste technologiestack, maar deze tools kunnen los van elkaar staan. U kunt in de ene tool een Doel stellen, in de andere het werk Voltooid krijgen en in weer een andere tool met Teams samenwerken. Dit alles moet afzonderlijk, handmatig worden bijgewerkt. Tegen de tijd dat het werk Voltooid is, is het moeilijk om het weer te koppelen aan het Doel waar het oorspronkelijk vandaan kwam.

Veel bedrijven kampen met Doelen van het type ‘instellen en vergeten’, waarbij iemand zijn of haar Doelen misschien op een dia presenteert. Maar naarmate mensen in beslag worden genomen door dagelijkse taken, vergeten ze die doelen. Daarom is het zo belangrijk om het werk rechtstreeks aan onze Doelen te koppelen. Op die manier creëren we Helderheid, zichtbaarheid en focus om onze belangrijkste bedrijfsinitiatieven te realiseren.”

Het stellen van Doelen zelf vindt vaak plaats in silo's, waarbij Teams afzonderlijk van elkaar werken om hun eigen prioriteiten te bepalen en te bereiken. Toch is de mogelijkheid om in verschillende teams samen te werken essentieel voor de uitvoering en voor betrokkenheid.

In veel bedrijven, met name grotere, kan het ophalen van informatie uit en werken met meerdere bronnen van waarheid het werk vertragen, leiden tot een gebrek aan Helderheid voor het leiderschap, en het extreem moeilijk maken om doelen bij te houden, bij te werken en erover te rapporteren. En als je je Doelen uit het oog verliest, verlies je ook de visie van het bedrijf uit het oog. Door doelen centraal te houden en ze te verbinden met je werk, kun je ze gebruiken om resultaten te behalen.

4 manieren waarop Asana je helpt verbonden en impactvolle Doelen te maken

1. Gestandaardiseerde Doelen met sjablonen 

Veel bedrijven begrijpen dat Doelen belangrijk zijn, maar Werknemers krijgen zelden de training om impactvolle Doelen te ontwerpen en te structureren. Het resultaat? Iedereen doet het op een andere manier. Deze inconsistentie maakt het moeilijk om de impact te meten.

Maar dat betekent niet dat het aan Vester is om elk Doel dat in Asana wordt aangemaakt te ontwerpen en te evalueren. In plaats daarvan maakt ze doelsjablonen met precies de indeling en de details die ze wil dat teams opnemen. Wanneer een Team of een individu dan klaar is om met een nieuw Doel of een nieuwe KR te beginnen, hebben ze een bestaande structuur – in plaats van helemaal vanaf nul te moeten beginnen. Dit helpt Asana om de structuur en communicatie van Doelen in het hele bedrijf te standaardiseren.

2. Minder tijd besteed aan AI 

Vester kan de Aanmaak van Doelen standaardiseren met sjablonen, maar wat als je vanaf nul begint? Of misschien vertrouwt je bedrijf op afdelingshoofden om alle Doelen te maken en te standaardiseren. In dit geval kan Asana’s functie voor slimme doelen je op weg helpen. Je voert een Beschrijving in van wat je wilt bereiken, en AI stelt een Doel voor je op op basis van eerdere doelen of prestaties.

Naarmate Doelen vorderen, kan het vervelend en tijdrovend zijn om updates te versturen. Maar dankzij AI maakt Asana het snel en gemakkelijk om de voortgang samen te vatten. Vester gebruikt de slimme status-functie om met AI een concept voor een statusupdate te genereren. Binnen enkele ogenblikken heeft ze een samenvatting van de voortgang en de blokkades die ze met de Teams en de Leiderschap kan delen.

3. Minder handmatig werk met automatische voortgangsroll-ups 

Wanneer werk en Doelen in afzonderlijke ruimtes staan, moet je de voortgang handmatig bijwerken. Maar in Asana zijn doelen verbonden met de projecten en dagelijkse taken die ze ondersteunen. Wanneer iemand een Taak Voltooid, wordt die voortgang onmiddellijk in realtime weergegeven binnen het Doel. 

De mogelijkheden voor het realtime bijhouden van voortgang in Asana bieden een uitgebreid overzicht van de voortgang van Doelen. Dit is naadloos geïntegreerd in dashboards, zodat belanghebbenden niet op een statusupdate hoeven te wachten om de status te bekijken. 

4. Gecentraliseerde Werkruimte

Bij veel bedrijven zijn Doelen verspreid over verschillende plaatsen, zoals presentaties, spreadsheets en documenten. Maar deze onsamenhangende aanpak maakt het erg moeilijk om verbonden te blijven met Doelen, ze te begrijpen en belanghebbenden te helpen de zichtbaarheid ervan te behouden. Daarom is het verbonden platform van Asana zo cruciaal.

Zelfs de grootste bedrijfsdoelen staan In Asana, waar iedereen ze kan zien. Dit zorgt voor Helderheid. Mensen kunnen bedrijfsdoelen, Team-doelen en individuele Doelen zien – en hoe deze allemaal met elkaar verbonden zijn. Dit helpt teams te motiveren, omdat iedereen weet dat hun werk van invloed is op grootschalige initiatieven. Het creëert een omgeving waarin samenwerking centraal staat en die verschillende teams en hun werk met elkaar verbindt om gemeenschappelijke doelstellingen te bereiken.

Georganiseerde Doelen zijn Uitvoerbare Doelen

Het gebruik van de juiste tools kan de manier waarop bedrijven hun meest ambitieuze doelstellingen bereiken transformeren. Door doelen te centraliseren, de aanmaak ervan te standaardiseren met sjablonen en AI te gebruiken voor efficiënte bijhouden en updates, stroomlijnt Asana niet alleen het proces van het stellen van doelen, maar bevordert het ook een cultuur van transparantie, samenwerking en wendbaarheid. 

Bekijk hoe je met Asana je grootste bedrijfsdoelen sneller kunt opstellen en uitvoeren.