Trinny London perfectioneert het werven van nieuwe klanten met Asana

Het luxe assortiment van eenvoudige, moderne, 'gebruik-het-overal'-make-up van Trinny London is in cosmetische tasjes over de hele wereld gekomen - in slechts vier jaar is het bedrijf uitgebreid tot meer dan 170 werknemers. Deze ongelooflijke ontwikkeling leidde echter tot zorgen over hoe dit groeitempo op lange termijn kon worden gehandhaafd met nieuwe klantenwerving.

In consumentenindustrieën is sociale media cruciaal voor het opbouwen van een gemeenschap van mensen die affiniteit voelen met het merk - en Trinny London is geen uitzondering. Om boeiende inhoud te creëren die nieuwe klanten aantrekt, moet Trinny London een bedrijfsvoering hebben die cross-functional is. Zoals veel startups gebruikte het eerst basistools om zijn projecten en campagnes te beheren. "We hadden een gigantische spreadsheet waarin we probeerden alle inhoud te catalogiseren en deze tussen de teams te koppelen", zegt Shannon O'Hara, producent. "Spreadsheets gaven ons een overzicht, maar er was zoveel handmatig werk om het up-to-date te houden." Er moest een betere manier zijn.

Volgens De anatomie van werk-index kunnen individuen alleen al door verbeterde processen zes uur en vijf minuten per week besparen. Trinny London besloot een nieuwe tool in Kanban-stijl te implementeren en vond het meteen gemakkelijker om taken te zien, de voortgang bij te houden en functionele afhankelijkheden te identificeren. Maar het creëerde een nieuw probleem: overcommunicatie. "De inboxen van mensen werden overspoeld met meldingen," legt Shannon uit.

Trinny London besloot meer werkbeheertools te evalueren, zich realiserend dat het iets nodig had met sterke automatisering dat alle functionaliteit had die het out-of-the-box nodig had. "We hadden een geavanceerder systeem nodig - iets dat functioneerde als een spreadsheet, alleen met een realtime weergave en automatische meldingen, en zonder mensen te overweldigen", zegt Shannon.

Asana had alles wat ze wilden

De teams van Asana en Trinny London begonnen de implementatie met één use case: om te helpen bij productlanceringen. Jemima Childs, Video Production Coordinator, zei: "Asana maakte het proces zo duidelijk. Het voelde alsof iedereen wist waar ze stonden en wat ze moesten doen." Shannon vervolgde: "Als ik niet achter mijn laptop zit, blijf ik op de hoogte van meldingen via de Slack-integratie. Alles is op één plek, dus het heeft mijn e-mails niet overgenomen als ik weer achter mijn toetsenbord zit."

Het bewijzen van de mogelijkheden van Asana op kleine schaal maakte de uitrol eenvoudiger. Maar het plezier van het team werd niet alleen toegeschreven aan hoe Asana het werkbeheer verbeterde - het strekte zich uit tot alle kleine details. "Ik hou ervan hoe je collega's waardering kunt tonen door middel van emoji's. Het is zeer motiverend en het maakt een groot verschil," zei Jemima.

De juiste basis

"Bij het gebruik van onze eerste spreadsheet en Kanban-achtige tool zaten we mensen voortdurend achterna voor updates. Het verdubbelde de werkdruk in plaats van deze te halveren," zei Jemima. De duidelijkheid die Asana biedt om nieuwe advertenties te briefen, te organiseren en feedback vast te leggen, heeft Trinny London echter in staat gesteld het werk voor haar werknemers te verbeteren - een investering die volgens de Anatomie van werk-index meer dan een kwart van de werknemers zou willen dat hun werkgevers zouden doen om een betere samenwerking te ondersteunen. "Mijn favoriete functie is de mogelijkheid om één taak aan meerdere boards toe te voegen. Op deze manier hoeven we maar in één taak te communiceren en is het overal zichtbaar. Dit is een gamechanger voor ons geweest," zegt Shannon.

Trinny London gebruikt Asana om haar advertentie-uitgaven te verbeteren. Zoals Demi Mistry, Paid Social Coordinator, uitlegde: "Vroeger was het erg moeilijk om te weten waar alles was en om de juiste afbeeldingen met de juiste copy te matchen. Asana geeft me volledig overzicht van het doel, de beschrijving, gerelateerde links en middelen van elke advertentie, evenals de voortgang en volgende stappen. Asana helpt ons om dingen te uploaden naar de advertentiemanager van Facebook en sneller te testen. Als we weten wat werkt, kunnen we meer dingen laten briefen en het rendement op de verkoop verbeteren."

Vlekkeloze uitvoering

Asana stelt Trinny London ook in staat om haar cross-functional teams op elkaar af te stemmen die nieuwe klantenwerving te stimuleren naarmate het bedrijf groeit.

Gecentraliseerde, gedeelde boards bieden één enkele weergave van alle taken, met duidelijke statusupdates en medewerkers die indien nodig in een project worden opgenomen. "Omdat we overlappen met elk team binnen marketing, is Asana geweldig voor het beheren van alle taken. We hebben vier boards uitsluitend voor fotoshoots: één om de shoots te organiseren, één voor retoucheren, één voor redactioneel en één voor extra ontwerp," zegt Penny Bavister, Design Ops Coordinator. "Om ons op schema te houden, heb ik een regel ingesteld zodat wanneer een taak als voltooid wordt gemarkeerd, deze automatisch naar het volgende bord gaat. Als er iets ontbreekt, degradeert een andere regel de status en geeft deze terug aan het vorige bord voor verder werk."

Shannon merkte op: "Asana heeft ons geholpen om het goedkeuringsproces voor feedback te automatiseren, wat de zaken zeker heeft versneld en alles duidelijker heeft gemaakt."

Bovendien ontdekte de Anatomie van werk-index dat de meeste werknemers slechts 14% van hun tijd kunnen besteden aan toekomstgerichte strategie, en Trinny London gelooft dat Asana het een enorme kans bood. "Mijn vorige rol functioneert nu vanzelf," legt Shannon uit. "Asana heeft me meer tijd gegeven om te werken aan planning op hoger niveau en vooruit te kijken naar toekomstige lanceringen en projecten"

Zichtbare resultaten

Een kern-KPI van het videoproductieteam was om de kijktijden van één minuut op alle websites en YouTube-video-inhoud te verhogen. Dit moedigt meer kijkers aan om te 'liken en zich te abonneren', wat uiteindelijk de inkomsten stimuleert. "Om nieuwe videobriefs vast te leggen, vragen we het redactionele team om een Asana-formulier in te vullen, waardoor een taak in het videoproductiebord gemaakt. Ik heb dan een visuele lijst met aanvragen, zodat het gemakkelijker is om de werkbelasting en de staat van verschillende middelen te beoordelen, voordat ik de briefing aan het ontwerp- of copyteam toewijs," legt Jemima uit.

Voorheen werden inkomende aanvragen beheerd in e-mail, en het volume betekende dat acties vaak werden gemist of dat er miscommunicatie was - een van de belangrijkste gevolgen van burn-out volgens de Anatomie van werk-index. Nu gaat 99% van de interne communicatie via Asana. Bovendien voelen mensen zich eigenaar van de taken die aan hen zijn toegewezen, hebben ze toegang tot de informatie die ze nodig hebben en hebben ze het gevoel dat ze de uitkomst van hun werk kunnen beïnvloeden, wat hen motiveert om verantwoordelijkheid te nemen. Zoals Jemima opmerkte: "Asana heeft ons een manier gegeven om de werkbelasting beter te beheren."

Gemaakt voor succes

Met Asana ingebed in het ritme van het bedrijf, heeft Trinny London nu het juiste platform om te schalen en te diversifiëren, zodat het relevant blijft voor toekomstige klanten. "In het komende jaar ligt de focus op het vergroten van onze aanwezigheid in groeimarkten, waaronder de VS, Duitsland en Canada," zegt Demi. "Asana zal een grote hulp zijn bij het organiseren van de nieuwe landenlanceringen, evenals het handhaven van business-as-usual."

Trinny London heeft nu vertrouwen in haar vermogen om op lange termijn nieuwe klanten te werven, omdat Asana het team het platform biedt dat ze nodig hebben om het werk feilloos te beheren en uit te voeren.