Het luxe assortiment van Trinny London met eenvoudige, moderne, 'overal te gebruiken' make-up heeft zijn weg gevonden naar make-uptassen over de hele wereld. In slechts vier jaar tijd is het bedrijf gegroeid tot meer dan 170 werknemers. Dit ongelooflijke traject leidde echter tot zorgen over hoe dit niveau van groei op de lange termijn kon worden gehandhaafd met het werven van nieuwe klanten.

Volgens de Anatomie van werk-index kunnen individuen alleen al door verbeterde processen elke week zes uur en vijf minuten besparen. Trinny London besloot een nieuwe tool in Kanban-stijl te implementeren en vond het meteen gemakkelijker om taken te zien, de voortgang bij te houden en functionele afhankelijkheden te identificeren. Maar het creëerde een nieuw probleem: overcommunicatie. “De inboxen van mensen werden overspoeld met meldingen,” legde Shannon uit.

Trinny London besloot meer werkbeheertools te evalueren, omdat het zich realiseerde dat het iets nodig had met sterke automatisering dat alle functionaliteit had die het nodig had, direct klaar voor gebruik. "We hadden een geavanceerder systeem nodig - iets dat functioneerde als een spreadsheet, maar dan met een realtime weergave en automatische meldingen, en zonder mensen te overweldigen," zei Shannon.

Asana voldeed aan alle eisen

De teams van Asana en Trinny London begonnen de implementatie met één use case: om te helpen bij productlanceringen. Jemima Childs, coördinator videoproductie, zei: "Asana maakte het proces zo duidelijk. Het voelde alsof iedereen wist waar ze stonden en wat ze moesten doen." Shannon vervolgde: "Als ik niet bij mijn laptop ben, blijf ik op de hoogte van meldingen via de Slack-integratie. Alles staat op één plek, dus het heeft mijn e-mails niet overgenomen toen ik weer achter mijn toetsenbord ging zitten.”

Het bewijzen van de mogelijkheden van Asana op kleine schaal maakte de uitrol eenvoudiger. Maar het plezier van het team was niet alleen te danken aan de manier waarop Asana het werkbeheer verbeterde - het strekte zich uit tot alle kleine details. "Ik vind het leuk hoe je collega's waardering kunt tonen door middel van emoji's. Het is erg motiverend en het maakt een groot verschil," zegt Jemima.

De juiste basis

“Toen we onze oorspronkelijke spreadsheet en tool in Kanban-stijl gebruikten, zaten we mensen voortdurend achterna voor updates. Het verdubbelde de werkbelasting in plaats van deze te halveren,” zei Jemima. De helderheid die Asana biedt om nieuwe advertenties te briefen, te organiseren en feedback vast te leggen, heeft Trinny London echter in staat gesteld het werk voor haar werknemers te verbeteren - een investering waarvan de Anatomie van werk-index laat zien dat meer dan een kwart van de werknemers zou willen dat hun werkgevers deze zouden doen om een betere samenwerking te ondersteunen. “Mijn favoriete functie is de mogelijkheid om één taak aan meerdere borden toe te voegen. Op deze manier hoeven we slechts in één taak te communiceren en is deze overal zichtbaar. Dit was een gamechanger voor ons," zei Shannon.

Trinny London gebruikt Asana om haar advertentie-uitgaven te verbeteren. Zoals Demi Mistry, Paid Social Coordinator, uitlegde: "Vroeger was het erg moeilijk om te weten waar alles was en om de juiste afbeeldingen met de juiste tekst te matchen. Asana geeft me volledig inzicht in het doel, de beschrijving, de gerelateerde links en activa van elke advertentie, alsook de voortgangsstatus en de volgende stappen. Asana helpt ons om dingen sneller te uploaden naar de advertentiemanager van Facebook en te testen. Als we weten wat werkt, kunnen we meer dingen laten briefen en het rendement op de verkoop verbeteren.”

Vlekkeloze uitvoering

Asana stelt Trinny London ook in staat om haar cross-functionele teams op elkaar af te stemmen die het werven van nieuwe klanten stimuleren naarmate het bedrijf volwassener wordt.

Gecentraliseerde, gedeelde borden bieden één enkele weergave van alle taken, met duidelijke statusupdates en medewerkers die indien nodig bij een project worden betrokken. “Omdat we met elk team binnen marketing samenwerken, is Asana geweldig voor het beheren van alle taken. We hebben vier borden uitsluitend voor fotoshoots: één om de shoots te organiseren, één voor retoucheren, één voor redactioneel werk en één voor extra design”, aldus Penny Bavister, Design Ops Coordinator. “Om ons op schema te houden, heb ik een regel ingesteld zodat wanneer een taak als voltooid wordt gemarkeerd, deze automatisch naar het volgende bord wordt verplaatst. Als er iets ontbreekt, verlaagt een andere regel de status en stuurt deze terug naar het vorige bord voor verdere werkzaamheden.”

Shannon merkte op: “Asana heeft ons geholpen om het feedback- en goedkeuringsproces te automatiseren, wat de zaken zeker heeft versneld en alles duidelijker heeft gemaakt.”

Bovendien bleek uit de Anatomie van werk-index dat de meeste werknemers slechts 14% van hun tijd kunnen besteden aan toekomstgerichte strategie, en Trinny London is van mening dat Asana hen een enorme kans heeft geboden. "Mijn vorige rol functioneert nu vanzelf," legt Shannon uit. “Asana heeft me meer tijd gegeven om aan planning op hoger niveau te werken en vooruit te kijken naar toekomstige lanceringen en projecten.”

Zichtbare resultaten

Een belangrijke KPI van het videoproductieteam was om de kijktijden van één minuut te verhogen voor alle video-inhoud op de website en YouTube. Dit moedigt meer kijkers aan om te 'liken en zich te abonneren', wat uiteindelijk de inkomsten stimuleert. “Om nieuwe videobriefings vast te leggen, vragen we het redactieteam een Asana-formulier in te vullen, waardoor een taak op het videoproductiebord wordt gemaakt. Ik heb dan een visuele lijst met aanvragen, zodat het gemakkelijker is om de werkbelasting en de status van verschillende middelen te beoordelen, voordat ik de briefing toewijs aan het ontwerp- of het tekstteam," legt Jemima uit.

Voorheen werden inkomende aanvragen beheerd via e-mail, en door het volume werden acties vaak gemist of was er sprake van miscommunicatie - een van de belangrijkste gevolgen van een burn-out volgens de Anatomie van werk-index. Nu verloopt 99% van de interne communicatie via Asana. Bovendien voelen mensen verantwoordelijkheid voor de taken die aan hen zijn toegewezen, hebben ze toegang tot de informatie die ze nodig hebben en hebben ze het gevoel dat ze het resultaat van hun werk kunnen beïnvloeden, wat hen motiveert om verantwoordelijkheid te nemen. Zoals Jemima opmerkte: "Asana heeft ons een manier gegeven om werkbelastingen beter te beheren."

Klaargestoomd voor succes

Met Asana ingebed in het ritme van het bedrijf, heeft Trinny London nu het juiste platform om te schalen en te diversifiëren, zodat het relevant blijft voor toekomstige klanten. “Het komende jaar ligt de focus op het vergroten van onze aanwezigheid in groeimarkten, waaronder de VS, Duitsland en Canada,” aldus Demi. “Asana zal een grote hulp zijn bij het organiseren van de lanceringen in nieuwe landen, maar ook bij het handhaven van de normale bedrijfsvoering.”

Trinny London heeft nu vertrouwen in haar vermogen om op lange termijn nieuwe klanten te werven, omdat Asana het team het platform biedt dat ze nodig hebben om werk feilloos te beheren en uit te voeren.