Asana heeft de samenwerking in het hoofdkantoor van Montblanc fundamenteel verbeterd. Met transparante workflows en een duidelijke taakverdeling hebben we het aantal vergaderingen verminderd, de efficiëntie verhoogd en onze teams gewoon dichter bij elkaar gebracht. Het platform is een hoeksteen van onze digitale transformatie - een onmisbare tool voor moderne, agile bedrijven. Dit succes was gebaseerd op een sterk partnerschap en persoonlijke relaties met onze collega's bij Asana Europe.

Oliver Gebien, CIO / Director IT & Organisation, Montblanc

Maximale transparantie voor alle IT-projecten

Elk jaar werkt het 40-koppige IT-team van Montblanc aan ongeveer 120 grote projecten, zoals de introductie van nieuwe HR-software, datatransformatieprojecten – en de ontwikkeling van het Montblanc Limited Edition-portaal.

Voorheen werden projectplannen en informatie niet altijd centraal bewaard, maar opgeslagen in SharePoint-bestanden en verspreid via e-mails. Belangrijke informatie werd soms alleen in vergaderingen uitgewisseld, wat de planning bemoeilijkte.

Asana biedt nu het grote geheel. Werknemers van Montblanc krijgen een nieuw niveau van zichtbaarheid, aangezien de volledige projectportfolio en de status van elk project nu door iedereen op elk moment kunnen worden bekeken en werkstappen gemakkelijk kunnen worden gevolgd.

• Samen met het managementteam werden projectformulieren, workflows en processen gedefinieerd, projectweergaven en borden gemaakt en Asana naadloos geïntegreerd met Microsoft Teams, Outlook en SharePoint. 

• Dankzij de Asana API ontwikkelde Montblanc een interface naar zijn SAP-systeem, waardoor werknemers rechtstreeks vanuit Asana toegang hebben tot budgetplanning en interne bestellingen in SAP.

SAP-integratie is een echte game-changer. Het feit dat het team toegang heeft tot alle informatie die ze nodig hebben vanuit de Asana-interface zonder eerst van platform te hoeven wisselen, maakt hun dagelijkse werk veel gemakkelijker. Zo zijn we echt met Asana aan de slag gegaan.

Jenny Jockheck, Hoofd Digitale Samenwerking, Montblanc

Processen stroomlijnen in de Montblanc Academie

De Montblanc Academie, verantwoordelijk voor de opleiding van werknemers, communiceert voortdurend met meerdere interne afdelingen, waaronder verkoop, marketing en personeelszaken, en met externe partners zoals trainers.

Voordat Asana werd geïmplementeerd, was het voor het Academie-team moeilijk om projecten, taken en de voortgang van individuele deelnemers bij te houden.

• Asana veranderde fundamenteel de manier waarop de Academie projecten beheert, door te helpen bij het coördineren van trainingssessies, het verzamelen van feedback en het optimaliseren van het bijhouden van projecten, waardoor een soepele werking werd gegarandeerd.

• Met Asana kan het Academieteam trainingen beter coördineren, feedback van deelnemers verzamelen en het bijhouden van projecten stroomlijnen om de zaken vlot te laten verlopen.

• Asana faciliteert uitgebreide samenwerking en is een bewezen efficiënte projectbeheertool. Zelfs bij een zware werkdruk zorgt het voor een meer ontspannen aanpak en helpt het om de Taken gelijkmatiger over de teamleden te verdelen. Vervangingen voor vakantie en ziekteverlof zijn ook gemakkelijker te organiseren.

Asana biedt een nauwkeurige weergave van de projectvoortgang, zodat we snel kunnen identificeren welke stappen tot knelpunten kunnen leiden en proactieve maatregelen kunnen nemen om vertragingen te voorkomen.

Alexia Bourdon-Morvan, Montblanc Academie

Efficiënt en transparant marketingcampagnebeheer

Het marketingteam van Montblanc had een dynamische inhoudsagenda nodig om campagnes te beheren en efficiënt samen te werken met e-commerce en externe bureaus. Asana leverde een duidelijke projectroutekaart, stroomlijnde goedkeuringsprocessen en verbeterde de afstemming op de inhoudsplanning, van Instagram-berichten tot CRM-nieuwsbrieven.

Bij Montblanc had de marketingafdeling een gedetailleerde, cross-functional en actuele communicatieagenda nodig om zowel campagnes als inhoud te plannen en te beheren. 

De implementatie van Asana stelt Montblanc in staat om aankomende projecten beter te beheren en maakt het gemakkelijker om af te stemmen met de e-commerce-afdeling en samen te werken met externe bureaus. 

Projecten die het marketingteam van Montblanc op het Asana-platform afhandelt, variëren van maandelijkse inhoudsplanning tot het bewerken, aanpassen of maken van inhoud op basis van creatieve specificaties. De roadmap geeft een duidelijk overzicht van alle projecten en hun individuele vereisten.

• Met Asana kunnen marketeers alle noodzakelijke projectstappen en -taken organiseren, waardoor de uitvoering van hun campagnes efficiënter wordt.

• Een duidelijke tijdlijn maakt een nauwkeurige coördinatie van marketinginhoud mogelijk in Instagram- en CRM-nieuwsbrieven, wat de groei van het publiek stimuleert.

• Naast planning biedt Asana ook een overzicht van alle belangrijke marketingactiviteiten, zoals advertenties of pop-upwinkels, en helpt het bij het meten van hun succes. 

Met Asana kan ik gemakkelijk de projectvoortgang bijhouden en op één plek met iedereen samenwerken. Het risico op informatieverlies is geëlimineerd. Het dient als een hub voor Communicatie, het delen van feedback, het ophalen van informatie en projectplanning.

Victoria Creatore Alj, sociale media-manager

Ongeveer 300 Montblanc-werknemers gebruiken Asana al en het bedrijf wil de toegang uitbreiden naar iedereen die er baat bij kan hebben. Naarmate er nieuwe use cases blijven ontstaan, helpt Asana om dagelijkse taken en workflows te stroomlijnen. Teams delen regelmatig hun ervaringen en bevorderen zo een cultuur van leren en continue verbetering, wat het evoluerende gebruik van het platform stimuleert.

Montblanc maakt al concrete plannen om Asana verder te integreren in haar activiteiten. Door Asana bijvoorbeeld te verbinden met het SAP Project System (PS) zal het werk van het productontwikkelingsteam aan nieuwe schrijfinstrumenten worden verbeterd.

Bovendien zal Asana op de trainingsafdeling helpen bij het beheren van de trainingsplannen van de 20 leerlingen van Montblanc en de communicatie met verschillende afdelingen vergemakkelijken. Met een interactieve Asana-app kunnen leerlingen hun opdrachten in verschillende productiegebieden bijhouden, wat zorgt voor een meer naadloze en gestructureerde leerervaring.

Terwijl Montblanc traditioneel vakmanschap blijft combineren met moderne technologie, blijft Asana een belangrijke factor in hun digitale samenwerkingsstrategie en helpt het teams in de hele organisatie om effectiever samen te werken.