KW Automotive versnelt zijn wereldwijde groei met Asana

Hoogtepunten

Uitdaging

• Afgezonderde teams en gefragmenteerde tools vertraagden projecten, veroorzaakten chaos en belemmerden Verantwoordelijkheid.

• Werknemers ‘zaten achter informatie aan’ via e-mail, Teams en telefoongesprekken, waardoor er tijd werd weggenomen van strategisch werk.

• Het opschalen van ‘op maat gemaakte’ producten vereiste precisie en flexibiliteit – iets wat met alleen verouderde Workflows simpelweg onbereikbaar was.

Oplossing

• Asana werd de Single source of truth en bracht alle wereldwijde afdelingen en projecten samen.

• Gecentraliseerd Werkbeheer stroomlijnde de samenwerking, gaf het leiderschap inzicht en maakte het nemen van gegevensgestuurde beslissingen mogelijk.

• De implementatie van Asana elimineerde handmatig, repetitief werk en maakte processtandaardisatie mogelijk, en dat allemaal zonder aan flexibiliteit in te boeten.

Resultaat

• Transparantie: Helderheid over taken, verantwoordelijkheden en projectprioriteiten in het hele bedrijf.

• Efficiëntie: Aanzienlijke vermindering van de tijd die aan coördinatie wordt besteed, omdat Werknemers zich nu kunnen richten op innovatie en het creëren van kernwaarde.

• Flexibiliteit: Asana stelt KW in staat om aan de individuele behoeften van klanten te voldoen zonder operationele knelpunten.

• Betrokkenheid: Interne Teams zijn doelgerichter, gemotiveerd door een duidelijk doel en klaar voor toekomstige groei.

Het grootste voordeel is dat ik in één softwareapplicatie al ons werk en al onze informatie kan vinden. Ik kan de werkbelasting van elk Team zien, bepalen wie verantwoordelijk is voor wat, en we kunnen handmatig werk verminderen met de Automatisering en AI van Asana. We zijn efficiënter en gemotiveerder dan ooit.”

Asana voor R&D en productie

Precisie en wereldwijde groei stimuleren in een wereld van maatwerk en op bestelling gemaakte producten

KW Automotive produceert elke dag tot 500 verschillende op maat gemaakte ophangingskits, die elk tot 190.000 onderdelen en 85 productiestappen omvatten.

Vóór Asana zorgden een gebrek aan transparantie en soms suboptimale Communicatie ervoor dat Teams overweldigd raakten en de oplevering soms tot een stilstand kwam. Nu stimuleert Asana de samenwerking tussen de R&D-, productie- en logistieke Teams, waardoor iedereen realtime inzicht heeft in projecten, knelpunten en deadlines voor klanten.

Met Asana kan het leiderschap prioriteiten stellen voor meer dan 250 lopende projecten, middelen efficiënt herverdelen en de kwaliteit handhaven die KW-klanten van een wereldleider verwachten.

Asana stelt de wereldwijde dochterondernemingen van KW ook in staat om vanuit één Single source of truth te werken, waardoor gecoördineerde groei en standaardisatie worden gewaarborgd naarmate uitbreiding van het Bedrijf.

Impact/resultaat van use case op hoog niveau:

• Realtime projectzichtbaarheid heeft productievertragingen kunnen verminderen.

• Door de teamoverschrijdende coördinatie is het gelukt om silo’s tussen R&D, productie en ontwerp af te breken.

• Een geprioriteerde projectpijplijn houdt Teams gefocust en klaar om in te spelen op de behoeften van de klant.

Als het werkproces niet precies is, krijg je ook nooit een precies product. Asana geeft ons de Helderheid om onze Teams op één lijn te brengen en onze belofte waar te maken: elke kit, elke keer weer.”

Asana voor projectbeheer en organisatorische wendbaarheid

Van handmatige processen naar geautomatiseerde uitmuntendheid: de KW‑methode standaardiseren

Terwijl KW Automotive snel groeide, kreeg het te maken met steeds meer projecten en een toename van de complexiteit binnen verschillende Afdelingen, dochterondernemingen en wereldwijde Teams. De informatie was verspreid over e-mails, Teams, telefoongesprekken en vergaderingen. 

Als gevolg daarvan besteedden Werknemers meer tijd aan het opzoeken van updates en verantwoordelijkheden dan aan strategisch werk.

Asana werd de oplossing voor deze uitdagingen, waardoor de organisatie al het werk, de communicatie en de processen in één transparant systeem kon onderbrengen.

Met Asana heeft KW Automotive interne Workflows opnieuw gedefinieerd en duidelijk gemaakt wie waarvoor verantwoordelijk is, tegen wanneer, en voor elk project. 

In plaats van te vertrouwen op ongedocumenteerde, informele kennis, worden processen nu systematisch gedefinieerd en gedocumenteerd in Asana en zijn ze toegankelijk voor elk Team-lid over de hele wereld. 

Automatiseringsfuncties, waaronder AI-gestuurde regels en workflows, verhogen de efficiëntie door herhalende handmatige taken te elimineren, handoffs te automatiseren en elke Werknemer duidelijk inzicht te geven in zijn of haar werkbelasting en voortgang.

Belangrijkste voordelen:

• Doelgericht werk en meer motivatie: Teams kunnen hun werk structureren, visualiseren en optimaliseren. Werknemers zijn nu enthousiast om zich in processen te verdiepen en de beste praktijken te bepalen.

• Slimmere coördinatie: Workflows worden duidelijk in kaart gebracht over alle teams en afdelingen heen, zodat alle medewerkers met dezelfde gegevens en doelstellingen werken, waardoor silo’s worden doorbroken.

• Transparantie en Verantwoordelijkheid: Leiderschap en medewerkers hebben in realtime helderheid over de taakstatus, de projectvoortgang en de verantwoordelijkheden, waardoor de uitvoering wordt versneld en tactische hertoewijzingen mogelijk worden.

• Gestandaardiseerd en schaalbaar: Processen zijn schaalbaar voor groei, flexibel om maatwerk mogelijk te maken en worden voortdurend geoptimaliseerd om de KW-cultuur van voortdurende verbetering te ondersteunen.

• AI-aangedreven toekomst: Nu al het werk gecentraliseerd is, worden de ingebouwde AI en Automatisering van Asana ingezet als echte Teamgenoten: ze vatten de status samen, activeren overdrachten en maken steeds slimmere activiteiten mogelijk.

In Asana is onze database: alles wat we doen, al ons werk, wordt beheerd in Asana. Dankzij ingebouwde Automatisering en AI worden we efficiënter en verminderen we handmatig werk. Iedereen blijft op één lijn en gemotiveerd met betrekking tot onze belangrijkste Doelen.”

KW Automotive herdefinieert hoe complex, waardevol werk gedaan wordt, met AI-teamgenoten

KW Automotive zet met succes AI-teamgenoten in om complex, waardevol werk uit te voeren dat veel verder gaat dan simpele automatisering. Hun Performance Marketing-team gebruikt een AI-Teamgenoot met de rol ‘Analyst’ om campagnegegevens om te zetten in deelbare rapporten. Dit proces bespaart niet alleen 2–3 uur per rapport, maar levert ook proactief nieuwe inzichten op door gegevens uit al hun Asana-projecten met elkaar te koppelen. Hun IT-team en Klantondersteuningsteam maken gebruik van AI-teamgenoten om technische, meertalige ondersteuningstickets te beheren en op te lossen. Ze hebben ontdekt dat de AI-teamgenoot diepgaand, genuanceerd onderzoek kan uitvoeren dat ‘ver boven’ de mogelijkheden van eerdere tools uitstijgt, en antwoorden van hogere kwaliteit kan geven dan zelfs drukke menselijke experts. De visie van KW Automotive is om dit digitale personeelsbestand uit te breiden en statische Formulieren te vervangen door moderne, conversatiegerichte AI, om zo een werkelijk naadloze ondersteuningservaring te creëren voor zowel werknemers als klanten.

Ons Bedrijf draait op complexe, gespecialiseerde kennis, en onze strategie is om AI rechtstreeks in Asana te gebruiken, waar die institutionele kennis al aanwezig is. AI-teamgenoten vormen een strategische sprong voorwaarts, waardoor we ‘digitale collega’s’ kunnen bouwen die genuanceerde, meertalige ondersteuning en diepgaand onderzoek verzorgen, taken die voorheen weken in beslag namen. Dit is geen eenvoudige automatisering; het is een schaalbare, veilige manier om onze operationele gegevens te ontsluiten, kritieke Bedrijfsinzichten te genereren en onze menselijke experts de ruimte te geven om zich te concentreren op het werk met de hoogste waarde.”

Wat is het volgende voor KW Automotive en Asana?

Nu de kernprocessen van Asana volledig zijn geïntegreerd, rolt KW Automotive de nog geavanceerdere, door AI aangedreven automatisering van Asana uit, breidt het het platform uit naar zijn dochterondernemingen over de hele wereld en zet het de stap naar het voorgoed afschaffen van interne e-mail voort. 

In de volgende fase zal de nadruk liggen op het benutten van gegevens voor slimmere besluitvorming, procesinnovatie en het leveren van nog meer waarde aan klanten. Allemaal binnen één krachtig systeem: Asana.