Als wereldwijd technologiebedrijf richt HRS zich op constante innovatie en continue verbetering van de efficiëntie. Het bedrijf werkt samen met multinationale concerns, zakenreizigers en hotelpartners om de manier waarop bedrijven werken, overnachten en daarvoor betalen opnieuw te definiëren. De bedrijfsonderdelen heten dan ook Stay, Work en Pay. Het HRS-platform ondersteunt onder andere inkoop, boeking en kostenanalyse; het kan via een programmeerinterface rechtstreeks worden verbonden met het ERP-systeem van de grote klant, zijn betalingssystemen, de reiskostendeclaratie en meer.

Om met klantspecifieke integraties voor nieuwe zakelijke klanten zo'n soepele gebruikerservaring te creëren, kan de initiële onboardingfase soms enkele weken duren. De klantvereisten worden geïmplementeerd door toegewijde Customer Delivery-medewerkers. Daarbij moeten talrijke implementatieprojecten parallel worden beheerst en werken specialisten op het gebied van betaling en facturering, verkoop, content en technologie hand in hand samen – een complexe onderneming.

Asana als dagelijkse werktool

Sinds medio 2022 gebruikt de HRS Group Asana Enterprise als dagelijkse werktool om de vele klantprojecten doelgericht vooruit te helpen. Om te voldoen aan de bedrijfswaarde van Customer Centricity, moest Asana het HRS-team ondersteunen bij het soepeler en efficiënter uitvoeren van taken. Vooral het aantal en de complexiteit van de projecten met hun talrijke interfaces vormden een uitdaging.

"We hadden dringend behoefte aan een professionele werkbeheeroplossing die een betere samenwerking mogelijk maakt, een constant overzicht van de projectportfolio biedt en bovendien eenvoudig te gebruiken is", legt Francis Berrie, Director of Global Customer Delivery bij HRS, uit. “We konden niet langer vertrouwen op Excel-spreadsheets en handmatige processen. En de bestaande projectmanagementtool waar we toegang toe hadden, was gewoon niet gebruiksvriendelijk.”

Samen met CIO Jochen Jaser formuleerde het Customer Delivery-team zijn eisen voor de nieuwe oplossing: waaronder de mogelijkheid om al het werk in interne en externe grote projecten overzichtelijk weer te geven en te beheren, uniforme sjablonen voor terugkerende processen te definiëren en projectvoortgang en mijlpalen met anderen te delen.

De keuze viel al snel op Asana Enterprise. Het platform maakte niet alleen indruk met zijn functionaliteit, die aan alle vereisten voldeed, maar ook met zijn gegevensbeheer dat voldoet aan de gegevensbeschermingsregels – en de intuïtieve gebruikersinterface. Justyna Kobierska, Head of Global Customer Delivery, beschrijft het als volgt: “Asana brengt het zakelijke en het professionele perspectief samen. Als leidinggevende kan ik in realtime de status van alle projecten in de portfolio bekijken en aan het bestuur laten zien wat er is bereikt. Tegelijkertijd ondersteunt Asana een ongecompliceerde, ontspannen manier van werken binnen het team, die past bij HRS. We willen immers ook plezier hebben in ons werk.”

Asana brengt het zakelijke en het professionele perspectief samen. Het ondersteunt een ongecompliceerde en zeer efficiënte manier van werken.

Justyna Kobierska

Hoofd Global Customer Delivery

Implementatie op volle snelheid

De implementatie van Asana begon in februari 2022 en vond plaats in een strak tijdsbestek van twee maanden. Samen met de Asana-implementatiepartner Bridgeflow richtte HRS een Champions Hub op bestaande uit acht power-gebruikers, die de eerste HRS-specifieke workflows in Asana creëerden, hun ervaringen uitwisselden in workshops en vervolgens als multiplicatoren het geleerde doorgegeven aan de individuele gebruikersgroepen. Deze Asana Champions blijven beschikbaar voor vragen en antwoorden; nieuwe medewerkers hebben bovendien toegang tot online trainingssessies. “Het belangrijkste is niet hoe je de afzonderlijke functies in Asana bedient, want die spreken vaak voor zich”, zegt Francis Berrie. “In plaats daarvan laten we nieuwe teamleden zien hoe we werken en hoe we bij HRS het meeste uit Asana halen.”

In het begin waren de kerngebruikers vooral de medewerkers van Customer Delivery en Customer Success. Andere enthousiaste gebruikers kwamen er al snel bij, onder andere van de inkoopafdeling, personeelszaken, IT en marketing. HRS heeft momenteel 310 gebruikers en 30 gasten in in totaal 104 teams. Het doel is dat binnenkort nog meer medewerkers toegang hebben tot Asana.

Het bedrijfsleven verbeteren

In de afgelopen drie maanden heeft HRS in Asana bijna 48.000 taken en meer dan 500 projecten aangemaakt en 246.000 kernacties voltooid. Gebruikers zoals Justyna Kobierska werken dagelijks met de tool, zowel op de desktop als via de mobiele app: "Dankzij Asana kan ik het hele projectportfolio gemakkelijker beheren. Ik kan in één oogopslag zien waar er obstakels zijn, waar actie nodig is en waar processen geoptimaliseerd kunnen worden.” De altijd actuele details in Asana helpen haar ook om regelmatige projectvergaderingen in te korten en versnellen de wekelijkse rapportage aan het management.

De Customer Delivery-medewerkers gebruiken Asana om al hun taken en deadlines in de gaten te houden, hun dagelijkse werk te plannen en gemakkelijker met elkaar te communiceren. Voor de onboarding van nieuwe grote klanten zijn er gestandaardiseerde, maar individueel aanpasbare sjablonen, zodat het wiel niet steeds opnieuw hoeft te worden uitgevonden. Projecten zijn over het algemeen beter te beheren en als er suggesties voor verbetering zijn, worden deze direct in Asana vastgelegd.

“We hebben een echt gestructureerde manier van werken bereikt”, zegt Francis Berrie tevreden. “Met Asana is het heel eenvoudig om mensen samen te brengen in de meest uiteenlopende projecten en gezamenlijk succes te boeken. We hebben uniforme interne normen gecreëerd en silo-oplossingen afgeschaft. Dit draagt ook bij aan een sterkere samenwerking tussen afdelingen.”

Vanuit het portfolio-overzicht kunnen we elk project tot op taakniveau uitsplitsen en processen niet alleen volledig transparant maken, maar ook voortdurend verbeteren.

Francis Berrie

Directeur Global Customer Delivery

Met de tijdlijnweergave in Asana is HRS nu ook begonnen met het optimaliseren van de capaciteitsplanning van sommige teams voor lopende en geplande projecten.

HRS boekt een tijdwinst van ongeveer een kwartaal

Dankzij Asana kan HRS aanzienlijk productiever werken. Alleen al het gebruik van de opmerkingenfunctie bespaart HRS naar schatting 42 werkdagen per jaar; nog eens 17 werkdagen worden bespaard door de projectsjablonen en de zoekfuncties. Vergaderingen zijn aanzienlijk korter, omdat alle deelnemers al op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen in hun projecten. In totaal kan de tijdwinst worden geschat op ongeveer 13 weken.

HRS heeft voor de nabije toekomst nog veel plannen met Asana. Enerzijds zullen de Customer Delivery-medewerkers van de drie afdelingen Stay, Work en Pay nog nauwer samenwerken om klanten een volledig geïntegreerde onboarding-ervaring te bieden. Deze samenvoeging moet ook tot uiting komen in de werkprocessen in Asana; het snelgroeiende team wil samen nieuwe best practices uitstippelen. Anderzijds is HRS van plan om Asana met zijn uitgebreide projectbeheerfuncties actief in te zetten om de projectleiderschapsvaardigheden van zijn medewerkers verder te ontwikkelen. Er lopen ook al tests met agile projectbeheer.

De tool leeft. We leren voortdurend bij, want elke nieuwe Asana-gebruiker in ons bedrijf brengt ook nieuwe ideeën met zich mee.

Francis Berrie

Directeur Global Customer Delivery

Het aantal gebruikers blijft ook groeien: de verkoop- en klantenserviceafdelingen hebben al hun interesse getoond om Asana te implementeren. Naast de huidige interfaces met Jira, Zoom, Teams en Sharepoint komen er ook een CRM-integratie en een ticketingsysteem bij. “We willen alle mogelijkheden benutten die Asana biedt”, legt Jochen Jaser uit. “De tool helpt ons tenslotte ook om onze digitalisering sneller te laten verlopen. Constante verandering zit bij HRS in ons DNA.”