CEO en beroemde Bad Religion-gitarist Brett Gurewitz bepaalt de wereldwijde strategie en werkt samen met zijn team om talent te ontdekken en te onderhandelen over platencontracten. De missie van Epitaph is om de muzikanten op zijn diverse en creatieve roster te bedienen - een model waarbij de artiest voorop staat, twintig jaar geleden radicaal en tegenwoordig veel nagebootst.

Brett fungeert ook als COO van Epitaph Records, waardoor hij verantwoordelijk is voor de bedrijfsprocessen en de workflow. Dat betekent dat hij dagelijks bezig is met het onderhandelen over contracten met artiesten. Toen het te lang duurde om uit te zoeken waar een contract zich bevond in het onderhandelingsproces, wist Brett dat er iets moest veranderen.

Wanneer e-mail en spreadsheets voor meer werk zorgen

In de muziekwereld is een 'street date' de dag waarop een single of album wordt uitgebracht. Bij Epitaph Records werkt het team achteruit vanaf de releasedatum om hun productie- en marketingplan te maken. Elk project omvat honderden taken, evenals afhankelijkheden tussen teams. Met meerdere projecten die tegelijkertijd liepen, werd het steeds moeilijker om op elk moment alles bij te houden.

Epitaph Records had ook behoefte aan betere coördinatie tussen de teams. Aangezien er geen vaste workflow was om te volgen binnen een afdeling (zoals Bedrijfszaken) of tussen afdelingen (Bedrijfszaken en Productie), kon het 10 minuten duren om te zoeken naar de meest recente communicatie over de contractonderhandelingen van een artiest. Simpel gezegd, alles in e-mail en spreadsheets onderbrengen werkte niet meer.

Ik wil niet dat de mensen een burn-out krijgen. Ik wil dat ze goed voor elkaar zijn en plezier hebben in hun werk. Asana helpt ons daarbij.

In plaats daarvan zocht Brett een tool die alle projecten, doelen en processen in het hele bedrijf aankon - van een enkele marketingtaak tot bedrijfsdoelen op hoog niveau. Zijn prioriteit was om het werk efficiënter en creatiever te maken.

Brett streeft ook in zijn persoonlijke leven naar efficiëntie en creativiteit, wat ertoe leidde dat hij Asana in 2012 ontdekte. Nadat hij de tool had gebruikt om zijn leven beter georganiseerd te houden, realiseerde hij zich al snel dat Asana ook Epitaph Records ten goede zou komen. Brett begon Asana te gebruiken met zijn assistente, Sue, en de twee werden zeer goed op elkaar afgestemd.

Een vast onderdeel van het bedrijf worden

Nadat Brett de positieve impact van Asana zelf had ervaren, besloot hij het uit te rollen naar andere teams in het bedrijf. Zijn eerste stap in het testen van Asana op grotere schaal was met het team Bedrijfszaken. Ze begonnen met het bijhouden van contractonderhandelingen met artiesten in de tool door een sjabloon te maken specifiek voor de meer dan 20 stappen in hun proces. Van instructies voor voorstellen tot het sturen van een eerste concept naar de tegenpartij, tot een volledig ondertekend contract: het is cruciaal om elke stap bij te houden, vooral voor een bedrijf dat op elk moment 50-100 verschillende onderhandelingen beheert. Door Asana te gebruiken, kon Epitaph Records mensen op hun eindverantwoordelijkheid aanspreken en bespaarde het hen aanzienlijk veel tijd, omdat ze eindelijk een georganiseerd proces hadden om te volgen.

Bij het lanceren van een album zijn er zoveel bewegende onderdelen. Asana helpt ons elk detail bij te houden, wie er verantwoordelijk voor is en wanneer het af moet zijn.

Natuurlijk koos Brett ervoor om van Asana een bedrijfsbrede oplossing te maken. Om de invoering te vergemakkelijken, liet hij het team zien hoe ze de tool effectief konden gebruiken. Hij besprak ook de voordelen, zoals het team in staat stellen om tijdens een vergadering een projecttijdlijn op te stellen en de vergadering te verlaten met de wetenschap wie wat doet en wanneer. Het grootste deel van het team omarmde Asana al snel, omdat ze zich voortdurend afgestemd voelen met hun collega's. Tegenwoordig wordt het gebruikt tijdens de onboarding van werknemers, zodat nieuwe teamleden gegarandeerd de training krijgen die ze nodig hebben om succesvol te zijn in hun functie.

Meer gedaan krijgen met minder stress

Nu gebruikt iedereen bij Epitaph Records Asana om hun werk te coördineren, zodat al hun taak- en projectinformatie op één plek staat. Van het lanceren van een nieuwe single tot het kwartaalrapport over royalty's, de tool verandert met hun bedrijf, waardoor ze een lean bedrijf kunnen blijven en het aantal medewerkers laag kunnen houden.

We krijgen vijf keer meer gedaan per persoon dan bedrijven die 10 keer groter zijn dan ons en we doen dit relatief stressloos. Met een systeem als Asana hoef je niet alles in je hoofd te houden en dat maakt ruimte vrij voor creativiteit.

Het gebruik van Asana heeft ook de verantwoordelijkheid en afstemming tussen werknemers en tussen teams bevorderd. Het op één lijn brengen van de art-afdeling met de marketingafdeling en de muziekproductieafdeling is bijvoorbeeld cruciaal geweest voor het vermogen van Epitaph om muziek op tijd te lanceren en effectief te promoten.

Naast het efficiënter maken van het bedrijf, heeft Asana het welzijn van werknemers op het werk verbeterd. De wetenschap dat alles gedocumenteerd, soepel en gemakkelijk toegankelijk is, zorgt voor een meer ontspannen werkomgeving. Werk kan op het werk blijven.

De artiesten van de toekomst ontdekken

Asana heeft Epitaph Records een raamwerk gegeven voor continue verbetering. Het bedrijf evalueert regelmatig zijn bedrijfsprocessen - en de verbeteringen stapelen zich op. In de toekomst zullen Brett en zijn team geweldig nieuw talent blijven ontdekken en hen met Asana helpen hun opgenomen muziek aan de wereld te laten horen.