Asana helpt ons de afstemming, transparantie en communicatie op de hele hogeschool te verbeteren. Door OKR's en belangrijke statistieken bij te houden, kan ik een duidelijk, algemeen overzicht van alle programma's behouden, wat ons helpt om proactief problemen aan te pakken en tijdig, weloverwogen beslissingen te nemen om onze institutionele doelen te ondersteunen.

Dr. Monique Umphrey, rector/leidinggevende vicekanselier voor academische en studentenzaken

Doelen en realtime inzichten op elkaar afstemmen om het succes van studenten te stimuleren

Het Office of the Provost beheert een breed scala aan verantwoordelijkheden, van het toezicht op academici en studentenzaken tot het stimuleren van belangrijke statistieken zoals inschrijvings- en afstudeerpercentages. Met zoveel bewegende onderdelen, waaronder accreditatie en technologie-integratie, kan het een uitdaging zijn om gecoördineerd te blijven.

Door Asana en Doelstellingen en Belangrijkste resultaten (OKR's) te gebruiken, kan het team nu de voortgang in realtime volgen naar hun doel van een voltooiingspercentage van 70% in 2030, waarbij ze zich richten op initiatieven die niet alleen studenten helpen slagen, maar ook een gevoel van verbondenheid geven.

Projecten en resultaten organiseren in Asana om de impact op studenten te vergroten

• ACC legt zijn OKR's en bijbehorende tactieken vast in Asana, waardoor belangrijke statistieken zoals inschrijving van studenten, retentie, afstudeerpercentages en naleving duidelijk kunnen worden bijgehouden.

• Elk studentenresultaat en elke strategische pijler wordt als een doel gesteld, met projecten die op elk daarvan zijn afgestemd om prioritering, transparantie en afstemming tussen afdelingen te garanderen.

• Asana berekent automatisch de doelvoortgang op basis van projectupdates of behaalde belangrijke mijlpalen, waardoor tijd wordt bespaard op rapportage en ervoor wordt gezorgd dat middelen worden gericht op impactvolle initiatieven.

Bijhouden van de voortgang en proactieve interventies mogelijk maken door middel van doelrapportage

• Het team genereert tweewekelijkse statusupdates voor de rector in Asana, waarbij de projectvoortgang, de belangrijkste resultaten en de gebieden die aandacht nodig hebben worden bijgehouden. Het biedt ook actuele inzichten in initiatieven die van invloed zijn op institutionele statistieken, zoals studentenresultaten.

• Dashboards en statusindicatoren in Asana (rood, groen, geel) helpen gebieden te markeren die interventie vereisen, waarbij rood onmiddellijke actie van de Provost vereist.

• Met dit proactieve rapportagesysteem kan het team trends identificeren en problemen in realtime aanpakken, in plaats van te wachten tot het midden van het semester om te reageren.

Asana helpt ons om de doelen van ACC te operationaliseren en te visualiseren, door projecten op afdelingsniveau te verbinden met onze overkoepelende doelstellingen en ons in staat te stellen de voortgang in realtime bij te houden. Deze Helderheid stelt ons in staat om te zien hoe iedereen bijdraagt aan de innovatie op de hogeschool en de resultaten van studenten stimuleert.

Dr. Andrea Kehoe, Hoofd Product, Office of the Provost

Een duidelijk pad bieden naar voortgezet onderwijs

De Teaching and Learning Excellence Division (TLED) van ACC ondersteunt faculteiten en leerafdelingen, waaronder het Articulation & University Relations Team, dat een sleutelrol speelt bij het helpen van studenten bij de overgang van ACC naar vierjarige universiteiten. Door articulatieovereenkomsten en overstaptrajecten te maken, zorgt de afdeling ervoor dat studiepunten soepel worden overgedragen naar partnerinstellingen. 

Voorheen werd dit complexe proces handmatig uitgevoerd, zonder gecentraliseerde digitale gegevens, waardoor het duidelijk was dat het team een efficiëntere aanpak nodig had. En toen kwam Asana.

Stroomlijnen van overeenkomstenbeheer en overstaptrajecten voor studenten

• Nieuwe aanvragen voor articulatieovereenkomsten worden ingediend via een Asana-formulier dat vooraf belangrijke informatie vastlegt en automatisch taken aanmaakt om naadloze opvolging mogelijk te maken.

• De taak vordert door verschillende fasen, met duidelijke visuele tracking en communicatie vastgelegd in subtaken, inclusief correspondentie en documentgoedkeuringen met vice-rectoren en docenten via de Gmail- en Google Drive-integraties.

• Zodra de overeenkomst is afgerond, waarschuwen geautomatiseerde meldingen en workflows de belanghebbenden en starten ze de implementatie van de overeenkomst via gecoördineerde marketingcommunicatie.

• Voor trajecten voor de overstap van studenten zet Asana automatisch afgeronde overeenkomsten om in nieuwe projecten en legt het elke ontwikkelingsstap van het traject vast als een subtaak om ervoor te zorgen dat er niets over het hoofd wordt gezien.

We hebben ons proces, onze communicatie en onze goedkeuringen gestroomlijnd in Asana. Dit heeft onze rector en belanghebbenden de transparantie gegeven die ze nodig hebben over de voortgang en tijdlijnen van overeenkomsten, en zorgt ervoor dat we een verslag hebben van alle articulatieovereenkomsten en overstappaden voor studenten.

Clare Murray, adjunct-directeur van Articulation en University Relations

Gebruik Asana om docenten te ondersteunen en het leren van studenten te verbeteren

Ook in de TLED van ACC zit het Office of Faculty Communications, dat docenten in contact brengt met de middelen en informatie die ze nodig hebben om het succes van studenten te ondersteunen. Van wekelijkse nieuwsbrieven tot LinkedIn-berichten en evenementenagenda's, het team beheert een verscheidenheid aan initiatieven. 

Tot slot ondersteunt het Academic Technology Team docenten en studenten door onderwijstechnologieën zoals leersystemen en audiovisuele tools te implementeren en te beheren. Het team produceert ook video-inhoud en beheert technische ondersteuning voor interne evenementen, van livestreaming tot grote conferenties. 

Voordat de workflows van het team werden gecentraliseerd, worstelden deze werknemers met losstaande processen, inefficiënte coördinatie en beperkte transparantie in hun vele complexe projecten.

Intake en uitvoering van projecten transformeren om de Communicatie van de faculteit te verbeteren

• Het Office of Faculty Communications beheert nu alle communicatieverzoeken via Asana, van nieuwsbrieven en sociale media-berichten tot evenementplanning en inhoudsverzoeken, waardoor inkomende verzoeken worden gestroomlijnd.

• Afdelingen dienen een formulier in voor hun communicatiebehoeften, die worden toegewezen en bijgehouden op basis van ondersteuningsvereisten, terwijl sjablonen en automatisering ervoor zorgen dat cyclische taken soepel verlopen.

• Grotere projecten zoals workshops en evenementen worden bijgehouden in speciale Asana-projecten. Regelmatige statusupdates houden belanghebbenden op één lijn en moedigen hen aan om proactief om te gaan met risico's.

Evenementplanning en budget bijhouden centraliseren om sneller ondersteuning te bieden

• Om de acceptatie van en vaardigheid in het platform te verbeteren, organiseert het Academic Technology-team Asana-training voor docenten en personeel van ACC, inclusief cursussen voor beginners en gevorderden.

• Technologische serviceaanvragen worden via Asana-formulieren doorgestuurd naar de juiste teams, waardoor de coördinatie tussen afdelingen — zoals instructieontwerp, videoproductie en het gebruik van computercentra en software — wordt verbeterd, wat voorheen in silo's gebeurde.

• Grote evenementen, zoals conferenties buiten de campus, worden beheerd in Asana met behulp van sjablonen die de planning stroomlijnen en ervoor zorgen dat alle logistiek wordt geregeld, van de selectie van de locatie tot de details op de dag zelf.

• Het bijhouden van aankopen en budgetbeheer worden gestroomlijnd via Asana-formulieren, waardoor verwarrende e-mailketens worden geëlimineerd. Ze houden ook alle softwareaankopen bij en voegen deze automatisch opnieuw toe voor het volgende boekjaar, waardoor de budgetzichtbaarheid wordt verbeterd.

Ons werk vindt meestal achter de schermen plaats, maar door alles in Asana te beheren, kunnen we sneller ondersteuning bieden en ervoor zorgen dat de faculteit heeft wat ze nodig heeft om succesvolle leerervaringen aan studenten te bieden.

Matthew Evins, Directeur Academic Technology

Vervanging van gefragmenteerde communicatie door verantwoordelijkheid en samenwerking

Het Communicatieteam voor studentenzaken heeft zijn handen vol met het ondersteunen van betrokkenheids-, succes- en bewustmakingsprogramma's voor ongeveer 70.000 studenten in ACC. Ze beheren de Communicatie via meerdere kanalen, waaronder sociale media, digitale borden, e-mail en traditionele gedrukte nieuwsbrieven. Maar zonder een gecentraliseerd systeem leidde een overmatige afhankelijkheid van e-mail tot inefficiëntie, wat van invloed was op het vermogen van het team om consistente en tijdige communicatie te leveren.

Met Asana heeft het team de manier waarop ze creatieve productie beheren getransformeerd, waardoor de efficiëntie, organisatie en zichtbaarheid zijn verbeterd en er tijd is vrijgekomen voor werk dat impact heeft.

Moeiteloze workflows houden iedereen georganiseerd en op de hoogte

• Om ervoor te zorgen dat het werk efficiënt wordt beoordeeld en toegewezen, worden nieuwe creatieve aanvragen ingediend via een formulier dat vooraf alle nodige details vastlegt.

• Subtaken en vervaldatums worden automatisch gegenereerd en toegewezen op basis van gegevens over het type aanvraag die in aangepaste velden worden vastgelegd, waardoor workflows georganiseerd en op schema blijven.

• Aan elke aanvraag wordt een toegewijde coördinator toegewezen, zodat klanten één aanspreekpunt hebben voor naadloze communicatie (ondertussen wordt al het werk achter de schermen efficiënt beheerd en bijgehouden in Asana).

• De Google Workspace-integratie van Asana centraliseert bestanden binnen taken, terwijl geautomatiseerde meldingen belanghebbenden op de hoogte houden naarmate projecten voortgang maken.

• Een rapportagedashboard biedt realtime inzicht in de projectstatus, de bandbreedte van het team en de risico's, waardoor proactieve planning mogelijk is.

Asana maakt ons efficiënter. Iedereen weet welk deel van het creatieve werk van hem of haar is. Terwijl dat met e-mail onmogelijk te weten is.

Stefanie Vermillion, Associate Director, Communicatie studentenzaken

Vooruitblik: efficiëntie en studentensucces stimuleren met Asana

ACC is gericht op operationele efficiëntie die innovatie stimuleert en de resultaten van studenten verbetert, en is op weg naar zijn Doel om tegen 2030 een voltooiingspercentage van 70% te bereiken. Door Asana te blijven gebruiken, zorgt het college ervoor dat de middelen zijn afgestemd op de strategische doelen, waardoor de instelling op schema kan blijven. Vooruitkijkend zal ACC gebruikmaken van de AI-mogelijkheden van Asana om processen verder te stroomlijnen en kostbare tijd te besparen die het kan besteden aan het succes van studenten.