“초기 단계에서 잘 운영되고 있는 많은 회사, 특히 제품과 시장의 적합성을 달성한 회사들은 견고한 기반을 갖추고 있지 않습니다.”라고 한국 뷰티에서 영감을 얻은 신규 브랜드 Panacea Skincare의 창업자인 Terry Lee는 말합니다. “그래서 팀 내 커뮤니케이션이든 목표에 대한 공통 이해가든, 모든 것이 무너지기 시작합니다.”
본질적으로 기업가인 Terry는 이 사실을 잘 알고 있습니다.
Panacea를 설립하기 전에 Terry는 MeUndies의 COO였습니다. 그는 MeUndies의 7번째 직원(현재는 100명 이상)이었으며, 회사의 연간 매출을 5백만 달러에서 5천만 달러로 성장시키는 데 기여했습니다. 이러한 급속한 성장의 핵심 원동력은 무엇이었을까요? 구조, 팀 조율, 효과적인 커뮤니케이션입니다.
이제 Panacea에서 새로운 여정을 시작하는 Terry는 과거 기업을 구축한 경험을 통해 성공을 거두려면 혁신적인 아이디어와 제품-시장 적합성 이상의 것이 필요하다는 것을 알고 있습니다. 그가 도움을 받기 위해 가장 먼저 찾는 툴은 무엇일까요? Asana입니다.
Terry는 “회사를 설립할 때는 할 일이 너무 많고 시간, 돈, 인력 등 리소스가 제한적입니다.”라고 말합니다. “다양한 역할을 맡고 있으므로 모든 일을 효과적으로 추적할 수 있는 방법이 필요합니다.”
Asana는 Panacea가 모든 업무를 체계적으로 정리하고, 비즈니스에 필요한 모든 프로세스를 관리하고, 모든 구성원이 일관된 방향을 유지하여 빠르게 진행하고, 성장하고, 성공적으로 비즈니스를 확장할 수 있도록 지원합니다. 또한, Panacea에 대한 야심찬 비전을 가지고 있는 Terry는 회사 내 구조를 구축할 수 있다고 알고 있는 많은 관행을 도입하여 처음부터 성공을 거둘 준비를 갖추고 있습니다.
Terry와 그의 팀이 Panacea를 설립한 이후 도입한 가장 중요한 3가지 관행을 소개합니다(힌트: Asana의 도움을 약간 받았습니다 😉).
모든 세부 정보를 파악
MeUndies에서의 경험을 바탕으로 Terry는 Panacea에 대한 아이디어와 비즈니스 플랜을 개발할 때 팀이 한 곳에서 모든 것을 추적하기 시작해야 한다는 것을 알고 있었습니다. 이때 그가 Asana로 눈을 돌린 것입니다. Asana의 간편함과 유연성은 팀의 니즈에 완벽하게 부합하며, 비즈니스에 가장 적합한 방식으로 업무를(프로젝트, 할 일, 파일 등) 체계화하고 정리할 수 있습니다.
실제로 우리는 Asana를 사용하여 Panacea를 출시했습니다. 비즈니스를 개발하는 과정에서 모든 것을 한 곳에서 추적하는 것이 정말 중요했습니다.”
그들은 먼저 프로젝트를 생성한 후, 비즈니스 플랜을 수립하고 회사를 설립하는 과정에서 법적 서류 작업부터 제품 개발, 마케팅 활동에 이르기까지 모든 것을 작업으로 추적하기 시작했습니다. 처음에는 Asana에서 모든 것을 추적해야 하는지 확실하지 않았지만, 팀은 Asana가 모든 것을 한곳에 모아 체계적으로 관리한다는 점에서 그 가치를 빠르게 깨닫고 Asana를 사용하기로 결정했습니다.
Asana는 모든 정보를 저장하고 추적할 수 있는 일원화된 공간을 제공함으로써 Panacea 팀이 2017년 11월에 소프트 론칭을 성공적으로 진행하는 과정에서 일관된 조율을 유지하는 데 필요한 구조를 제공했습니다.
논의 내용을 실행 가능한 업무로 전환하기
Asana에서 모든 업무와 정보를 추적하고 정리하여 비즈니스 내 초기 구조를 구축한 후, Terry는 MeUndies에서 근무했던 경험을 바탕으로 커뮤니케이션 규칙을 정해야 한다는 것을 알게 되었습니다. 이러한 가이드라인과 관행은 그들이 구축한 구조를 그대로 유지하여 소규모 팀으로 빠르게 확장할 수 있도록 하는 데 꼭 필요합니다.
“우리처럼 이제 막 세 명으로 시작했을 때는 서로 옆에 앉아 있기 때문에 업무에 대한 소통이 원활합니다. 많은 구조나 아키텍처가 내재되어 있을 필요는 없습니다.”라고 Terry는 말합니다. “하지만 인원이 6~8명을 넘는 순간부터는 커뮤니케이션이 더 복잡해지고, 이에 대해 계획적으로 접근해야 합니다.”
인원수가 6~8명을 넘으면 커뮤니케이션이 더 복잡해지고, 이에 대해 계획적으로 접근해야 합니다.”
Terry와 팀은 커뮤니케이션 구조를 구축하기 위해 다시 Asana를 선택했습니다. 이제 새로운 제품 아이디어나 잠재적인 마케팅 이니셔티브에 대한 논의(대면, Slack, 이메일 등)로 실행 과제가 도출되면, Asana에서 담당자와 마감일이 지정된 작업으로 기록되어 추적할 수 있습니다.
이렇게 하면 모든 팀원이 각 업무의 담당자, 수행해야 할 작업, 수행 기한을 명확히 파악할 수 있습니다. 그런 다음 팀에 질문이나 피드백, 공유할 의견이 있으면 해당 작업에 댓글을 달아 모든 것을 연결된 상태로 유지합니다. 사무실에서 “이거 맡았어?”, “이거 할 거야?”라고 큰 소리로 묻는 대신 말이죠. 이렇게 하면 팀원들의 책임 소재를 파악하고, 업무가 확실히 완료되도록 하며, 향후 필요 시 참조할 수 있는 기록을 만들 수 있습니다.
또한 팀은 Asana 모바일 앱을 적극적으로 활용하여 자리를 비울 때에도 할 일을 기록하고 업무 현황을 확인합니다. Panacea의 모든 업무가 Asana에서 추적되고 관리되므로, 팀원들은 어디서나 파일에 액세스하고, 작업에 댓글을 달고, 진행 상태에 대한 최신 정보를 확인할 수 있습니다.
새로운 팀원의 온보딩을 위한 표준 프로세스를 생성하세요
Panacea 팀은 현재 규모가 작지만, 적극적인 채용 계획을 가지고 있으며 철저하고 포괄적인 채용 로드맵을 수립하고 있습니다.
그러나 많은 수의 새로운 팀원을 채용하기 전에 Terry님과 팀은 채용 매니저와 새로운 직원 모두가 따라야 할 표준 온보딩 프로세스를 만들고 있습니다. 이렇게 하면 온보딩 프로세스가 체계적으로 구성될 뿐만 아니라, 채용 관리자가 (HR이 아닌) 온보딩 프로세스를 직접 관리할 수 있으며, 신규 입사자는 입사 첫날부터 성공적으로 업무를 수행하는 데 필요한 정보를 확보할 수 있습니다. MeUndies에서 이 프로세스는 Terry와 팀이 빠르고 효과적으로 비즈니스를 확장하는 데 도움이 되었으며, 그들은 Panacea에서도 동일한 결과를 기대하고 있습니다.
프로세스를 표준화하기 위해 Terry 님과 팀은 Asana에서 관리자가 사용할 수 있는 신규 입사자 온보딩 프로젝트 템플릿을 만들고 있습니다. 이 템플릿에는 신규 입사자가 Panacea에서 새로운 역할에 즉시 착수하는 데 필요한 모든 문서와 정보(HR 양식, 회사 가이드라인, 중요한 웹 페이지 및 도구에 대한 링크, 설문조사 등)가 포함되어 있습니다. 이렇게 하면 모든 신입 직원이 동일한 정보를 받고 Asana 내에서 언제든지 해당 정보를 참고할 수 있습니다.
“Asana와 같은 툴을 사용하면, 효율적(매번 처음부터 시작할 필요가 없기 때문에)이면서도 채용 관리자에게 새로운 팀원을 온보딩하는 데 대한 소유권을 부여하는 이러한 프로세스를 유연하게 만들 수 있다는 점이 훌륭합니다.”라고 Terry는 말합니다.
항상 솔선수범으로 리드하는 것을 잊지 마세요
현재 Terry와 Panacea는 Asana에서 구축한 구조를 활용하여 전체 비즈니스를 운영하고 있으며, 이 구조는 그들이 하는 모든 업무에 반영되어 있습니다. Terry는 “저는 상위 직급에서부터 리더십을 발휘해야 하고, 자신이 주장하는 바를 실천해야 한다고 굳게 믿습니다.”라고 말합니다. “우리는 Asana 사용에 깊이 몰두하고 있으며, 팀 내에서 Asana 파워 유저입니다. 우리는 올바른 선례와 모범을 보이기를 원합니다.”
그들은 아직 소규모 팀이며 이제 막 시작했지만, 체계적으로 업무를 관리하고, 목표를 일치시키고, 효과적으로 커뮤니케이션할 때만 야심 찬 성장 계획을 달성할 수 있다는 것을 알고 있습니다. 이를 위해 그들은 Asana를 사용하여 구축한 구조와 프로세스에 의존하고 있습니다.
Terry는 Panacea를 운영하는 것 외에도 로스앤젤레스의 다른 초기 단계 기업들에게 자문을 제공하며 이들이 장기적인 성공을 위한 기반을 다질 수 있도록 지원합니다. 그의 첫 번째 추천 사항 중 하나는 무엇일까요? Asana에서 비즈니스와 관련된 모든 것을 추적하고 관리하세요.
