Morning Coworking의 운영 책임자인 Tania Boros가 이미 알고 있듯이, 이것은 결코 쉬운 일이 아닙니다. Tania는 4명으로 구성된 팀과 함께 20개 지점 전체와 그곳에 근무하는 직원들을 조율합니다. 그들은 새로운 지점을 개설하고 성공을 거두도록 하는 완벽한 프로세스를 구축하기 위해 열심히 노력했습니다.

사람, 프로세스, 목적을 염두에 두면서 빠르게 움직여야 하는 팀은 Asana를 사용하여 이 세 가지가 조화롭게 작동하도록 하여 도시(또는 전 세계) 어디에서나 누구나 Morning Coworking이 제공하는 협업적이고 생산적인 공간을 이용할 수 있도록 합니다.

성공적인 공간을 위한 열쇠

훌륭한 사람들(과 그들의 아이디어)이 상호 작용하고 일할 수 있는 공간을 조성하려면 많은 조율과 신뢰가 필요합니다. Morning Coworking 팀은 가능한 한 빠르게 움직이면서 공간 확보, 인력 배치, 성공적인 운영에 있어 모두 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행해야 합니다. Tania는 바쁘지만, 다행히 Asana 덕분에 마음의 평화를 유지할 수 있습니다.

템플릿으로 빠르게 진행하기

대부분의 기업은 경쟁에서 앞서 나가야 하고 야심찬 목표를 달성하기 위해 신속하게 움직여야 하지만, Morning Coworking의 경우 속도가 특히 중요하며, 이는 수익에 영향을 미칩니다. Tania는 “일부 공간은 2~3년 동안만 임대되므로 수입을 창출하기 위해 가능한 한 빨리 운영을 시작해야 합니다.”라고 말합니다.

공간을 개장하려면 Tania 님과 팀은 허가를 받고, 임대차 계약에 서명하고, 공사를 조율하고, 가구를 선택하고, 기술 설비를 설치하는 등 다양한 작업을 수행해야 합니다. “Asana를 사용하면서 새로운 공간을 개장하는 전체 프로세스를 1~3개월로 단축할 수 있었습니다. 이제 Asana와 건물 파트너 및 공급업체인 덕분에 한 번에 여러 공간을 열 수 있습니다(심지어 공급업체들은 배송 시간을 단축했습니다!). 한 번에 하나의 공간을 개장하는 대신 이제 한 번에 네 개의 공간을 개장할 수 있습니다.”

추적해야 할 고유하고 중요한 요소가 매우 많은데, Morning Coworking은 어떻게 단 몇 주 만에 이 일을 해낼 수 있을까요? 템플릿이 관건입니다.

Tania의 팀은 새로운 지점이 생길 때마다 동일한 템플릿을 사용하여 아무것도 잊어버리지 않도록 합니다. 따라서 템플릿을 복사하기만 하면 새로운 프로젝트를 빠르게 시작할 수 있습니다. 각 프로젝트 섹션은 관리, IT, 건축, 물류 등에 대한 관련 작업을 그룹화합니다. 이렇게 하면 프로젝트가 진행된 후 이메일과 문서를 찾아 헤매는 대신 더 쉽게 정보를 찾을 수 있습니다.

Morning Coworking 팀은 또한 사용자 지정 필드를 사용하여 작업이 어떤 단계에 있는지 표시하므로 Tania는 수십 개의 작업에 대한 상태 업데이트를 요청하지 않고도 프로젝트를 빠르게 살펴볼 수 있습니다. 작업 종속성과 함께 사용하면 모든 사람이 언제 어떤 작업을 해야 하는지 쉽게 알 수 있습니다. “Asana 덕분에 모든 사람이 적절한 시기에 계획의 적절한 부분을 수행하고 있다는 확신을 가질 수 있습니다.”

Tania 팀이 작업하는 건물은 보통 Morning Coworking이 인수하기 전에 몇 개월 또는 몇 년 동안 비어 있습니다. 때로는 리모델링하기 전에 건물 상태가 좋지 않은 경우도 있습니다. 다음은 몇 곳의 공간의 이전과 이후 모습을 보여줍니다.

모든 오피스에서 직원 온보딩 및 지원

하지만 일단 공간이 개방되면 속도는 느려지지 않습니다. 각 공간에 직원 한 명만 배치되어 있기 때문에 IT 요구 사항에서부터 커뮤니티 참여에 이르기까지 모든 것이 적절하게 처리되도록 하기 위해 수많은 작업이 있습니다. Morning Coworking은 또한 모든 직원이 어떤 상황도 처리할 준비가 되어 있다고 느끼고, 공간을 개선하기 위해 자신의 역할을 수행할 수 있는 권한을 부여받기를 원합니다. Asana는 이 두 가지를 모두 달성하는 데 도움이 됩니다.

공간이 개장된 후 Morning Coworking의 성공을 이끄는 핵심 요소 중 하나는 'Morning 매니저'를 위한 온보딩 프로세스입니다. Morning 매니저는 특정 작업 공간에서 발생하는 모든 요구 사항과 문제를 처리할 책임이 있습니다. Tania는 “Morning 매니저는 공간을 하나로 묶어주고 커뮤니티를 성장시키는 데 도움을 주는 접착제입니다.”라고 말합니다. 다시 한 번 템플릿이 도움이 됩니다.

“Asana는 온보딩에 정말 도움이 됩니다. 모든 사항에 대해 교육했는지 확인할 수 있는 템플릿을 생성할 수 있고, 매니저는 질문이 있으면 프로젝트를 다시 참조할 수 있기 때문입니다.”

템플릿을 사용하면 프로세스와 모범 사례를 명확하게 파악할 수 있으며, 모두 Asana에서 관리되기 때문에 쉽게 찾을 수 있습니다. 또한 템플릿은 Morning 코워킹이 빠르게 움직일 수 있도록 도와주므로 새로운 매니저가 올 때마다 처음부터 다시 시작할 필요가 없으며 무언가를 잊어버릴 위험도 없습니다. 매니저는 어떤 상황에든 더 잘 대응할 수 있으며, 자신이 제대로 하고 있다는 것을 알 수 있어 스트레스를 덜 받으면서 더 많은 책임을 맡을 수 있습니다.

문제와 질문이 발생하면 매니저는 Asana에 솔루션을 요청할 수 있습니다. 예를 들어, 관리자는 장비를 구매하는 프로세스가 무엇인지 또는 누구에게서 예산 정보를 받아야 하는지 궁금해할 수 있습니다. Morning Coworking 팀은 각 고유한 코워킹 공간에 대한 프로젝트를 통해 실행 과제, 신규 고객 체크인 프로세스, 예정된 이벤트를 추적합니다.

또한 Asana로 예산과 청구서를 추적하고 관리하여 매월 더 원활하게 마감할 수 있습니다. 이를 통해 Tania는 이메일과 채팅으로는 불가능했던 질문에 신속하게 답하고 해결책을 찾는 데 집중할 수 있습니다.

“Asana 덕분에 일을 복잡하게 만들지 않고 모든 세부 정보를 쉽게 추적할 수 있습니다. 청구서를 관리하고 불일치가 없는지 확인하기 위해 이를 사용합니다. 매월 실수 없이 보고서와 경비를 제때 제출할 수 있습니다.”

최우선 목표 추적

특정 작업 공간에서 해결해야 할 새로운 문제가 생기면 일상적인 세부 정보에 사로잡혀 더 큰 목표를 놓치기 쉽습니다. 이는 Morning Coworking이 잘 알려진 편안함과 일관성을 잃을 위험을 초래하거나, 결국 Morning 관리자들이 자신의 업무가 더 큰 그림에 어떻게 기여하는지 파악하지 못하면 참여 의식을 잃게 될 수 있음을 의미합니다.

Morning Coworking은 멋진 커뮤니티를 만들고 사람들이 코워킹 공간에서 훌륭한 경험을 할 수 있도록 하기 위해 존재합니다. 이는 고객뿐만 아니라 우리 직원들에게도 마찬가지입니다. Asana는 양쪽 모두에게 서비스를 제공하는 데 도움이 됩니다.

다행히 Tania와 그녀의 팀은 Asana에서 OKR(목표 및 핵심 지표 결과) 목표 추적 프로젝트를 통해 한 걸음 앞서 나가고 있습니다. 이 프로젝트는 (에너지 사용, 재활용 등을 통해) 공간을 100% 친환경으로 인증하고 2019년에 한 달에 하나의 코워킹 공간을 개설하는 것과 같은 회사의 더 큰 목표뿐만 아니라 개인의 큰 목표도 추적합니다.

매월 정도 팀은 OKR을 검토하여 진행 상황을 확인하고, 계획에서 벗어난 항목이 있거나 업데이트가 필요한 경우 해결책을 제시합니다. 또한 직원들의 목표를 검토하고 직원들의 성장과 관련이 있을 수 있는 예정된 프로젝트를 파악합니다.

빠르고 의미 있는 성공

단 몇 년 만에 Morning Coworking은 세심한 직원과 커뮤니티를 신뢰하는 고객을 바탕으로 편안한 공간을 제공함으로써 작업 공간의 새로운 기준을 세웠습니다. 더 많은 지점을 개설하면서 Tania의 팀은 원대한 목표를 염두에 두고 프로세스의 각 단계를 신중하게 고려하면서 신속하게 진행할 준비가 되어 있습니다.

Asana 덕분에 Morning Coworking은 전반적인 상황을 염두에 두고 정확한 세부 정보에 집중하여 파리에서 가장 빠르게 성장하고 가장 사랑받는 코워킹 공간이 될 수 있습니다.