세계적 수준의 교육 확장

Hack Reactor의 CEO인 Tony Phillips 님은 “모든 서비스 산업의 큰 과제는 실제로 훌륭한 서비스를 보장하는 것입니다.”라고 말합니다. 특히 팀이 분산되어 있을 때는 더욱 그렇습니다. HackReactor는 미국 전역의 6개 캠퍼스에서 수업을 진행합니다.

Hack Reactor는 각 지점에서 모든 세부 정보를 정확하게 관리하는 데 중점을 둡니다. “우리의 특징 중 하나는 사람들이 교육에 세심한 주의를 기울였다고 느낄 수 있도록 하는 것입니다. 오리엔테이션 당일에 이름표에 모든 정보와 철자가 정확한지 확인하는 것과 같은 사소한 것까지도 중요합니다. 이것이 훌륭한 서비스를 차별화하는 요소입니다. 이러한 모든 작은 것들은 정말 강력한 서비스 기업이 포착하고 실행하는 것입니다. 세부 정보에 있습니다.”

두뇌에서 정보 얻기

Hack Reactor가 막 시작했을 때 Tony는 크고 작은 모든 진행 중인 작업을 쉽게 파악할 수 있었습니다. 그러나 Hack Reactor가 더 많은 지점을 열고 직원과 학생이 늘어남에 따라 이러한 수준의 세심한 관리를 확장하는 것이 어려워졌습니다. Tony는 모든 세부 정보가 처리되었다고 확신하기가 어려웠습니다.

“다양한 사항을 표준화하고 여러 지점에서 동시에 도입해야 했습니다. 뉴욕, 오스틴, 로스앤젤레스, 샌프란시스코에 지점이 있고 온라인에서도 운영하고 있습니다. 뉴욕에서 샌프란시스코와 동일한 일(동일한 유형의 이벤트, 동일한 유형의 감정, 동일한 유형의 감정)을 발생시키는 것은 쉽지 않습니다.”

팀이 프로세스를 구축하면서 새로운 지점에서 해당 프로세스를 반복할 수 있도록 정보를 저장할 일원화된 공간이 필요했습니다. 또한, Tony가 원하는 가시성을 제공해야 했습니다.

Tony는 “머릿속에 있는 정보를 꺼내” 늘어나는 직원들이 해당 정보에 따라 조치를 취할 수 있는 공간에 넣을 준비가 되어 있었습니다. “우리는 많은 정보를 취합합니다. 우리의 두뇌는 저장하는 데는 형편없지만 생각하는 데는 매우 뛰어납니다. 정보를 활용할 수 있도록 제3자가 정보를 저장해주기를 정말 원하게 됩니다.”

업무에 적합한 툴을 선택할 때 Tony는 다음과 같은 방식으로 선택을 고려했습니다.

• CEO인 제가 필요한 모든 세부 정보가 처리되었는지 어떻게 확신할 수 있을까요?

• 어떻게 하면 여러 장소에서 세부 프로세스를 문제없이 표준화할 수 있을까요?

• 반복 가능한 프로세스를 실행하는 시간을 어떻게 절약할 수 있을까요?

마인드 멜드에서 모두스 오페란디로

Tony는 개인적으로 Asana를 사용한 후 전체 Hack Reactor 팀에 Asana를 배포했습니다. “회사 전체에 Asana를 도입하게 된 계기는 '마인드 멜드'가 더 이상 효과가 없을 때였습니다. 소수의 사람들 사이에서 형성되는 텔레파시가 무너지는 순간, 갑자기 강한 불안감이 생깁니다.”

먼저 코스 개발이나 시설과 같은 주요 프로세스에 대한 상세한 문서를 회사 내의 모든 사람이 이용할 수 있도록 했습니다. Asana에 정보를 업로드함으로써 Tony는 팀이 업무를 잘 수행하는 데 필요한 정보를 확보했다고 확신하게 되었습니다.

학교를 추가할 때 툴을 통해 효율성을 높일 수 있는지도 중요했으므로 Asana의 API를 사용할 수 있게 되어 기뻤습니다.

“Asana와 다른 툴 사이에는 엄청난 차별화 요인이 있습니다. 바로 매우 쉬운 API 액세스입니다. Asana가 워크플로에 완벽하게 맞지 않더라도, 저처럼 비교적 평범한 소프트웨어 엔지니어도 API를 통해 기능을 추가하여 팀이 더 많은 일을 해낼 수 있도록 지원하는 사용자 지정 솔루션을 구축할 수 있습니다.”

Asana의 템플릿 기능을 사용하여 프로젝트와 프로세스를 복사한 후, HackReactor 팀은 API를 통해 더 많은 사용자 지정 기능을 추가하고 Show Runner라는 프로그램을 만들었습니다. “거대한 수업 템플릿이 있습니다. Asana API를 사용하여 새로운 수업에 필요한 모든 작업을 자동으로 복사한 다음 해당 작업을 자동으로 할당하는 시스템을 작성했습니다. API를 기반으로 구축한 시스템을 통해 반복 가능한 작업을 적절한 시기에 적절한 담당자에게 올바르게 배정할 수 있었습니다. 모든 세부 정보가 관리됩니다.”

모든 것이 Asana를 통해 진행됩니다

이제 200명이 넘는 Hack Reactor 직원이 다양한 워크플로에 Asana를 사용하고 있습니다. “당사의 관리 프로세스는 Asana를 통해 진행됩니다. 성과 검토는 Asana를 통해 진행됩니다. 당사의 표준 운영 절차는 Asana를 통해 진행됩니다. HR 정책은 Asana에서 관리합니다. 직원 사기를 높이기 위해 진행하는 이벤트도 모두 Asana를 통해 진행합니다. 모든 것이 Asana를 통해 진행됩니다.”

• 문서 및 템플릿: “Asana는 복제할 수 있기 때문에 도움이 됩니다. Asana에서 템플릿을 매우 많이 만듭니다. 전체 프로젝트나 전체 프로세스가 있다면, 복사본을 만들어서 여기로 보내고 '이대로 정확히 하세요'라고 할 수 있습니다.”

• 성과 검토: “Asana를 사용하여 현재 상황과 진행 상황을 확인할 수 있습니다. Asana는 누구를 신경 써야 하는지, 얼마나 자주 확인해야 하는지에 대한 제 이해를 조정하는 데 도움이 됩니다.”

• 1:1 미팅: “비공개 프로젝트는 각 팀원과의 1:1 미팅이나 경영진과의 논의 항목에 적합합니다.”

• 시설 관리: “운영 및 시설 작업에 대한 체크리스트가 있으며, 이를 'Space Ops'라고 부릅니다. 식물에 물을 주는 것을 확인하기 위한 Asana 작업이 있습니다.”

• 입학: “모든 예비 학생은 하나의 작업입니다. Asana를 사용하여 프로그램 지원 과정에서 학생들을 추적합니다.”

Asana 없이는 정말 살 수 없습니다. 회사 전체에서 모두가 Asana를 사용하고 있습니다.

Tony Phillips, HackReactor CEO

전사 업무에 Asana를 활용한 것은 Hack Reactor의 비즈니스 확장에 필수적인 역할을 했습니다. Tony 님은 이렇게 말합니다. “Asana에서 효율적인 프로세스를 수립한 덕분에 운영비가 절반으로 줄어들었습니다.” 비용이 절반으로 줄어들며 교육 과정의 질이 향상되고 졸업 후 더 많은 기회가 열렸습니다. 그 결과, Hack Reactor 졸업생은 98%의 취업률을 달성했습니다.