Jangan biarkan alat digital Anda merusak pengalaman pegawai

Artikel ini awalnya diterbitkan di Reworked.

Perusahaan hebat tidak hanya menghargai pengalaman pegawai (EX) — mereka sangat antusias akan hal itu. Dulu, obsesi ini diterjemahkan ke dalam ruang kantor yang menyerupai taman bermain dewasa, menawarkan fitur seperti dinding panjat tebing dan bean bag, barista yang menyajikan latte artisan, dan ruang meditasi yang tenang untuk relaksasi.

Namun, di era kerja terdistribusi saat ini, saat pegawai di kantor dan jarak jauh sangat bergantung pada alat digital, EX menjadi makin digital. Ini situasi yang ironis. Perusahaan mengalokasikan uang untuk alat digital—dengan pengeluaran untuk lisensi SaaS bahkan melebihi biaya perawatan kesehatan per karyawan. Namun mereka melewatkan bagian penting dari teka-teki: bagaimana alat-alat ini berdampak, baik atau buruk, pada pengalaman pegawai digital (DEX).

Alat digital Anda mungkin menjadi penyabot pengalaman pegawai Anda. Berikut hal yang dapat Anda lakukan.

Kenali masalahnya

Langkah pertama untuk mengatasi masalah ini secara langsung adalah mengakui masalahnya. Menurut beberapa perkiraan, perusahaan rata-rata menggunakan lebih dari 300 alat SaaS, banyak di antaranya adalah alat kolaborasi. Kekacauan digital ini lebih dari sekadar ketidaknyamanan; ini menguras waktu dan fokus pegawai secara signifikan.

Penelitian kami di The Work Innovation Lab, lembaga think tank Asana, bekerja sama dengan Profesor Stanford Bob Sutton dan Profesor UC Santa Barbara Paul Leonardi, mengungkap dampak mengejutkan dari kekacauan ini. Kami menemukan bahwa pekerja kehilangan 57 menit per hari hanya untuk beralih antar-alat kolaborasi. Mereka kehilangan 30 menit tambahan untuk memutuskan teknologi kolaborasi mana yang harus mereka gunakan untuk tugas tertentu. Itu hampir satu setengah jam setiap hari yang tidak dihabiskan untuk pekerjaan produktif, tetapi hilang dalam peregangan mental karena berpindah antar-alat.

Selain itu, setiap kali pekerja beralih alat, mereka menghadapi "pajak orientasi ulang"—mereka dapat kehilangan lebih dari 20 menit setiap kali berjuang untuk mendapatkan kembali fokus dan momentum mereka. Dampak dari peralihan konteks ini dan hilangnya fokus yang diakibatkannya berdampak pada setiap aspek pekerjaan dan memiliki implikasi yang lebih luas. Menurut penelitian kami, hampir dua pertiga pekerja intelektual melaporkan keletihan digital, yang secara langsung memengaruhi kesejahteraan pribadi dan efektivitas organisasi.

Luncurkan audit teknologi

Langkah selanjutnya untuk mengatasi masalah dan meningkatkan DEX adalah meluncurkan audit teknologi. Anggap saja sebagai pemeriksaan kesehatan rutin untuk perangkat digital perusahaan Anda. Penelitian kami menunjukkan bahwa hampir setengah dari pekerja intelektual (43%) tidak yakin apakah perusahaan mereka secara rutin menilai keefektifan alat kolaborasi mereka. Ketika perusahaan tidak melakukan audit rutin, mereka tanpa sadar berpegang pada alat yang berlebihan atau kurang optimal yang mengacaukan tempat kerja digital mereka.

Audit teknologi lebih dari sekadar menghitung alat; audit ini memerlukan pemahaman tentang siapa yang menggunakan alat ini, seberapa sering alat ini digunakan, untuk tujuan spesifik apa, dan seberapa besar nilai yang dihasilkan. Audit teknologi yang dilakukan dengan baik tidak hanya menyingkirkan hal-hal yang tidak perlu; audit ini juga menyempurnakan ekosistem digital, menyiapkan integrasi dan alur kerja baru yang mendorong efisiensi. Sebagai hasil dari audit teknologi yang dilakukan dengan baik, Anda memastikan bahwa setiap alat dalam tech stack Anda bukan sekadar utilitas atau item anggaran, tetapi kontributor penting untuk DEX dan kinerja organisasi secara keseluruhan.

Berkomitmen pada strategi top-down dengan dukungan pegawai

Manajemen alat digital yang efektif membutuhkan strategi top-down. Dalam penelitian terbaru kami, kami menemukan bahwa 74% pegawai ingin semua orang di organisasi mereka menggunakan serangkaian teknologi kolaborasi inti yang standar. Meskipun daya tarik alat yang sangat kustom tampak menarik, pegawai lebih suka alat standar yang mengurangi peralihan konteks dan mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka.

Intervensi "pembersihan kolaborasi" kami baru-baru ini semakin memperjelas perlunya standardisasi dan panduan top-down. Dalam percobaan tersebut, pegawai diminta untuk menghentikan sementara penggunaan alat kolaborasi tertentu selama dua minggu. Pada akhir dua minggu, lebih dari separuh responden melaporkan bahwa detoksifikasi digital ini membantu mereka mengidentifikasi alat yang berlebihan dalam tech stack mereka.

Namun, mereka juga menyatakan perlunya dukungan dan arahan yang lebih besar dari pemimpin mereka. Sebagai pemimpin, Anda perlu menetapkan panduan dan aturan yang jelas tentang penggunaan digital untuk pegawai. Kapan Slack harus digunakan? Bagaimana dengan Google Drive? Asana? PowerPoint? Mengapa? Pendekatan ini bukan tentang perintah dari atas ke bawah, melainkan tentang kejelasan, konsistensi, dan strategi. Penting juga untuk secara aktif mencari dan memasukkan umpan balik dari pegawai. Apakah alat dan kebijakan yang ada selaras dengan pegawai dan meningkatkan produktivitas mereka? Atau apakah mereka hanya rintangan digital yang harus dilewati?

Kenali peran strategis CIO

Chief Information Officer (CIO) dan pemimpin TI lainnya seperti CTO memegang peran penting dalam memimpin strategi teknologi top-down Anda dan mengekang perluasan alat digital. Peran mereka lebih sedikit tentang penjagaan dan lebih banyak tentang kewaspadaan strategis: memantau bagaimana alat, yang seringkali tidak berbahaya, menyusup ke perusahaan. CIO Anda akan sangat penting dalam mengarahkan organisasi Anda menuju DEX yang lebih efisien. Pertimbangkan contoh nyata dari organisasi ini, di mana CTO memperkenalkan "gesekan yang baik" untuk mengekang kekacauan digital.

Dia menginstruksikan tim akuntansi untuk meneliti dan melaporkan setiap biaya terkait perangkat lunak pada kartu perusahaan. Setiap alat yang tidak mendapat lampu hijau dari TI segera ditangguhkan dan manajer diwajibkan untuk secara resmi membenarkan pilihan alat mereka. Tinjauan tersebut menentukan bahwa organisasi menggunakan beberapa alat yang berlebihan, seperti Slack, Teams, dan Webex, untuk fungsi serupa. Pada akhirnya, organisasi tersebut dapat mengurangi jumlah alat SaaS dari 55 menjadi 20 alat penting saja.

Masa depan DEX

Dalam dunia yang pengalaman pegawai makin digital, perusahaan menghadapi tantangan penting: beradaptasi atau tertinggal. Jalan ke depan bukan sekadar serangkaian langkah; ini adalah perombakan strategis.