Sederhanakan pembuatan konten dalam skala besar dengan AI Studio

Pemasaran konten mirip dengan lomba estafet, kesuksesannya bergantung pada serah terima yang sempurna. Penulis dan editor menyerahkannya kepada bagian kreatif, kreatif kepada desain, desain kembali ke editorial, dan akhirnya editorial kepada pemilik saluran seperti manajer media sosial atau tim web. 

Setiap transisi sangat penting untuk memenangkan perhatian audiens, hadiah utama dalam lanskap digital yang sangat kompetitif saat ini. Namun, bagaimana jika Anda dapat menyederhanakan serah terima ini, mengurangi hambatan, dan mempercepat tim Anda menuju garis finish? 

Di Asana, kami ingin AI membantu kami mengubah produksi editorial dari estafet yang kompleks menjadi sprint yang disinkronkan, di mana serah terima terjadi dengan kecepatan dan presisi yang belum pernah ada sebelumnya. 

Berikut cara kami menggunakan AI Studio, pembuat alur kerja non-kode kami, untuk melakukan hal itu, sambil selalu melibatkan manusia dalam prosesnya.

Merancang asisten editorial yang sempurna

Saat kami mulai mencari cara untuk menggunakan AI Studio, kami ingin berfokus pada titik masalah yang sebenarnya. Kami sebenarnya tidak memiliki masalah dengan tindakan menulis yang kreatif. Risiko penundaan dan tekanan produksi lebih berpusat pada "pekerjaan seputar pekerjaan" atau serangkaian serah terima yang akan terjadi dengan peluncuran yang lebih besar, seperti laporan tahunan atau pengungkapan hasil penelitian utama. 

Mari kita ambil kasus riset dari kolega kami di The Work Innovation Lab, divisi riset masa depan kerja Asana. Mereka adalah penulis dan peneliti yang luar biasa dan juga penerbit yang produktif. Ini berarti pemasaran konten di Asana ditugaskan beberapa kali per tahun untuk mempromosikan bagian utama dari penelitian mereka, terkadang berdasarkan aset inti yang panjangnya 20+ halaman. 

Dalam sebagian besar skenario peluncuran ini, tiga atau lebih penulis yang berbeda dapat ditugaskan untuk menyusun salinan bentuk panjang yang sama, masing-masing membuat konten turunan seperti artikel blog, postingan media sosial, dan banyak lagi. Tanpa koordinasi yang memakan banyak waktu, poin utama serta gaya bahasa dan nada bicara dapat dengan mudah mulai bervariasi dari satu aset ke aset lainnya, sehingga kehilangan kesan yang selaras dari peluncuran yang terkoordinasi dengan baik. 

AI Studio menjadi senjata rahasia kami dengan memungkinkan alur kerja kustom yang mengubah penelitian dasar menjadi pesan khusus saluran yang konsisten. Buku pedoman terpadu ini memastikan konsistensi merek di semua titik kontak, mulai dari buletin email hingga postingan Instagram.

Dalam praktiknya, Alur Kerja kami dimulai dengan menambahkan konten sumber ke proyek yang disesuaikan. Dalam beberapa menit, AI membuat garis besar yang disesuaikan untuk semua aset yang diminta secara bersamaan, mengikuti panduan terperinci kami—termasuk format khusus seperti carousel media sosial. Hasilnya: penulis manusia dapat segera membangun garis besar terstruktur tanpa menebak-nebak tentang prioritas atau format.

Mengubah, menguji, dan menyempurnakan

Bagian AI yang menyenangkan namun berpotensi membuat frustrasi adalah membuatnya bekerja persis seperti yang Anda inginkan. Ini sering kali merupakan kasus coba-coba. Kembali ke metafora olahraga, tim estafet trek dan lapangan yang hebat perlu berlatih, berlatih, dan berlatih lagi. Ini membantu kami untuk tidak mengharapkan kesempurnaan sejak awal.

Kerangka konten pertama yang dihasilkan AI membutuhkan pembinaan yang serius. Kami menemukan bahwa memberikan instruksi yang lebih spesifik dalam prompt kami—hampir seperti memberikan arahan yang lebih baik kepada rekan tim AI kami—secara dramatis meningkatkan hasil. Misalnya, alih-alih meminta "teks sosial media", kami belajar menentukan "postingan LinkedIn yang menekankan manfaat produktivitas bagi pemimpin tim" untuk mendapatkan teks yang kami butuhkan. Kami juga menemukan bahwa pedoman Merek kami, yang dibuat untuk era non-AI, tidak selalu dipahami oleh model saat ini dan perlu diedit untuk memperbaiki panjang dan kejelasan. 

Berikut adalah salah satu contoh output salinan dasar, yang diambil dari laporan AI baru, tetapi tanpa panduan terperinci yang dapat kami masukkan ke dalam AI Studio:

Sekarang, berikut tampilannya setelah Alur Kerja:

• Sesuai dengan format yang kita butuhkan

• Menyediakan lebih banyak konten untuk dikembangkan, termasuk judul dan salinan gambar

• Menyediakan salinan keterangan yang mengikuti panduan AI

Kasus untuk pendidikan dan sertifikasi

Kami tidak memulai proses dengan mengetahui banyak tentang alur kerja AI, jadi mendapatkan landasan yang baik sangat membantu. Steph Bui, pimpinan strategi konten, dan Katie Ryan O'Connor, kepala pemasaran konten, mendapatkan sertifikasi di AI Studio saat mengerjakan proyek ini. Sertifikasi mungkin juga cocok untuk Anda, dan Anda dapat menelusuri semua penawaran sertifikasi Asana di sini.

Sertifikasi tidak hanya tentang mempelajari aspek teknis AI Studio. Ini termasuk konten yang membantu memahami dasar-dasar desain prompt, arsitektur alur kerja, dan cara mengintegrasikan AI secara cermat ke dalam proses konten yang ada. Basis pengetahuan ini terbukti sangat berharga saat kami menghadapi hambatan yang tak terhindarkan atau perlu memecahkan masalah output yang tidak terduga.

Mengatasi serangkaian kasus penggunaan baru

Apa lagi yang dapat dilakukan AI Studio untuk tim pemasaran konten yang sibuk? Nah, kami dengan cepat ketagihan pada kemampuan baru kami dan mulai memikirkan kasus penggunaan baru. 

Kasus penggunaan asisten editorial kami berikutnya adalah meminta alur kerja membantu kami membuat garis besar untuk sketsa pelanggan menggunakan pengajuan dari program Work Innovation Awards kami. Dengan memanfaatkan wawasan pelanggan kami sendiri, kami dapat membuat konten yang terasa autentik tentang mereka, dan melakukannya dalam skala besar. 

Saat ini, alur kerja ini dapat mengambil satu pengiriman dari formulir Asana dan dalam 1-2 menit memiliki sketsa pelanggan yang sepenuhnya diuraikan dan siap untuk diserahkan kepada penulis untuk penemuan, penulisan, dan penyempurnaan lebih lanjut. Sekali lagi, ini bukan tentang penggantian secara keseluruhan, melainkan tentang hubungan AI + manusia.

Kami juga melihat bagaimana pengganda nilai sebenarnya dari pendekatan ini terletak pada integrasi dengan platform manajemen kerja Asana. Tidak seperti alat AI mandiri, AI Studio dapat mengakses tugas, proyek, dan gol tim Anda, memberikan konteks yang membuat outputnya sangat relevan. Alat ini dapat menarik informasi langsung dari alur kerja Anda, yang berarti Anda tidak perlu terus-menerus menjelaskan kembali suara merek atau tujuan strategis Anda.

Baru-baru ini, kami menemukan kebutuhan untuk menulis salinan email berurutan yang cukup formulaik untuk serangkaian email yang dikirim dari Asana kepada pengguna setelah pemicu tertentu. Ini sangat cocok untuk alur kerja AI Studio, di mana kami dapat memberikan panduan untuk tujuan dan konten untuk setiap email dalam batch, dan meminta AI Studio menghasilkan salinan yang kemudian dapat disempurnakan oleh penulis dan pakar saluran.

Pelajaran yang diambil

Pembuat konten dapat sangat sensitif terhadap perubahan yang muncul seiring dengan meningkatnya penggunaan AI di Tempat Kerja. Hal ini masuk akal, terutama mengingat kecepatan dan presisi model AI generatif yang kini dapat melakukan riset dan menulis sesuai spesifikasi.

Di Asana, kami percaya ini tentang kolaborasi manusia + AI. 

Penulis kami sekarang menghabiskan lebih sedikit waktu untuk pemformatan berulang dan lebih banyak waktu untuk pemikiran kreatif dan keputusan strategis—bagian dari pembuatan konten yang unggul dan benar-benar dinikmati manusia. Serah terima antaranggota tim lebih lancar karena semua orang memulai dengan fondasi yang konsisten yang dapat disempurnakan daripada dibuat dari awal.

Ingat metafora lomba estafet itu? Dengan AI Studio, rasanya seperti kami telah menambahkan pelatih trek yang memastikan semua orang tahu persis kapan dan bagaimana menyerahkan tongkat estafet. Lomba masih dijalankan oleh tim berbakat kami, tetapi sekarang mereka dapat berfokus pada kecepatan dan keunggulan daripada khawatir tentang kesalahan serah terima.