Cara perusahaan pemasaran ini mengubah Alur Kerja dengan AI

Di dunia yang setiap menitnya berharga, memperoleh kembali waktu yang hilang tidak hanya membantu, tetapi juga transformatif.

Eye Care Pro (ECP), perusahaan web dan pemasaran khusus yang melayani praktik optometri, menemukan hal ini dengan pembuat alur kerja AI Asana, AI Studio. 

Manajer senior Theresa Welty dan manajer tim manajemen proyek Amy Wagenaar mengatakan dampaknya langsung terasa. Tugas berulang yang sebelumnya menghabiskan waktu seharian kini digantikan oleh alur kerja otomatis, sehingga tim yang beranggotakan 243 orang dapat berfokus pada hal yang paling bisa dilakukan manusia: pemikiran strategis dan pemecahan masalah kreatif.

Aplikasi AI yang inovatif

ECP menemukan beberapa aplikasi bernilai tinggi untuk AI Studio dan kemampuan AI yang terintegrasi di seluruh platform Asana:

1. Membuat automasi AI tanpa keahlian teknis

Sebelum AI Studio, menyiapkan alur kerja yang didukung AI akan menjadi tantangan bagi anggota tim yang tidak memiliki keahlian teknis. "Saya tidak mahir menyiapkan Alur Kerja. Tetapi begitu AI Studio dirilis, saya bisa mengetikkan apa yang saya ingin AI lakukan," kata Theresa.

2. Wawasan proyek instan

ECP kini mengoptimalkan prioritas tugas dan manajemen beban kerja dengan wawasan yang dihasilkan AI tentang status proyek, yang memungkinkan keputusan alokasi sumber daya yang lebih cerdas. "Ringkasan portofolio yang dihasilkan AI di Asana sangat berharga," kata Theresa. "Jika saya harus menelusuri setiap proyek, menghubungi manajer proyek untuk mendapatkan pembaruan, atau membuat laporan status sendiri—itu akan memakan waktu berjam-jam."

3. Ringkasan percakapan cerdas

Bagi manajer proyek seperti Amy, fitur ringkasan percakapan telah menjadi inovasi baru.

"Menjadi manajer proyek berarti terus-menerus berganti-ganti proyek. Ketika ada 80+ komentar pada suatu Tugas, fungsi ringkasan mungkin merupakan penghemat waktu terbesar saya," kata Amy. "Saya dapat langsung memahami hal yang sedang terjadi tanpa membaca semuanya."

4. Penugasan tugas otomatis

ECP menerapkan Alur Kerja bertenaga AI yang secara otomatis memberikan tugas berdasarkan bidang data kustom, menghilangkan proses penugasan manual.

"Segera setelah tugas diimpor ke proyek, tugas tersebut secara otomatis memberi tahu orang tertentu sesuai dengan bidang data kustom," kata Amy. "Ini memastikan tugas mencapai anggota tim yang tepat pada waktu yang tepat, bukan dibiarkan menganggur menunggu seseorang untuk mengambil tindakan."

5. Mengurangi pekerjaan berulang

Tim memanfaatkan AI untuk mengotomatiskan tugas manual sebelumnya, mengurangi kemacetan, dan meluangkan lebih banyak waktu untuk pekerjaan strategis.

Salah satu contoh yang efektif adalah sistem checkout harian mereka: "Tugas diimpor, otomatis diberikan kepada individu tertentu dengan deskripsi tugas kustom dan tautan ke Microsoft Formulir, lalu otomatis selesai saat tenggat tiba," kata Amy.

6. Bantuan bidang data cerdas

ECP sangat terkesan dengan kemampuan pengisian otomatis bidang data Asana. Dalam satu contoh, setelah anggota tim secara tidak sengaja menghapus bidang, AI menyarankan dan memulihkan data yang hilang.

"Itu kemenangan besar karena kami sering mengimpor data klien dari alat lain," kata Amy. "Ketika terjadi kesalahan, jaring pengaman AI itu menghemat banyak waktu dalam validasi data."

7. Mengidentifikasi upaya duplikat

Area eksplorasi lain untuk tim adalah alur kerja bertenaga AI yang dibangun di AI Studio untuk mengidentifikasi pekerjaan yang tumpang tindih.

"Dalam organisasi besar, Anda tidak selalu tahu siapa yang mengerjakan apa. Tim tidak selalu selaras dan sering melakukan upaya yang sama," kata Theresa.

Menggunakan AI untuk mengidentifikasi pekerjaan duplikat akan "membantu orang menyelesaikan tugas lebih cepat dengan melihat bagaimana pekerjaan serupa dilakukan sebelumnya, meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan kualitas sekaligus memberikan peluang pelatihan."

Dampak dunia nyata

Bagi ECP, kemampuan AI Asana telah mengubah operasi sehari-hari. Anggota tim non-teknis kini dapat membuat alur kerja mereka sendiri, tugas secara otomatis diberikan kepada orang yang tepat, dan manajer proyek dapat dengan cepat mencerna percakapan tanpa perlu membaca lusinan komentar.

Peningkatan praktis ini menghemat waktu tim setiap minggu sekaligus mengurangi frustrasi kerja.

Keberhasilan ECP adalah tentang automasi yang diterapkan dengan cermat, di mana hasilnya berasal dari identifikasi titik masalah spesifik di mana AI dapat membantu orang bekerja lebih efisien, versus mengadopsi teknologi demi teknologi.