Een geweldige onboarding-checklist maken voor nieuwe werknemers
Als nieuwe werknemer kunnen de eerste paar dagen (of weken) in een nieuwe baan ongemakkelijk of verwarrend zijn, maar een goed georganiseerde onboarding-ervaring kan dat helpen minimaliseren.
Voor de HR-manager die verantwoordelijk is voor het verwelkomen van elke nieuwe werknemer, vergt die goed georganiseerde onboarding-ervaring veel werk en planning vooraf om alles samen te brengen. Van het regelen van lunches tot juridisch papierwerk, het creëren van een geweldig onboardingproces kan soms het gevoel geven dat je een organisatorisch meesterbrein moet zijn.
Gelukkig voor jou hebben wij het zware werk al voor je gedaan. We hebben een basis onboardingchecklist samengesteld die je kunt gebruiken als basis (en hergebruiken bij elke nieuwe werknemer), evenals enkele leuke ideeën om nieuwe werknemers te verwelkomen. We laten je ook zien hoe je een herbruikbaar onboarding-sjabloon maakt in Asana.
Dus ga je gang, laat je innerlijke luie kind een beetje ontspannen.
De basis: wat elke onboarding-checklist moet ontbreken
Een eenvoudige onboarding-checklist kan je helpen tijd te besparen bij het bedenken van alle dingen die je moet doen met elke nieuwe werknemer, en voorkomt dat de belangrijkste taken over het hoofd worden gezien. Hoewel je misschien niet alles kunt repliceren voor elke nieuwe werknemer, blijven sommige dingen - zoals het bestellen van apparatuur of het toevoegen van iemand aan de loonlijst - consistent.
Wat te doen | Wanneer te doen | Waarom? |
Apparatuur bestellen voor nieuwe werknemers | De week vóór de startdatum van je nieuwe werknemer | Zo hebben je nieuwe werknemers vanaf de eerste dag alles wat ze nodig hebben (laptop, kantoorsleutel, enz.). |
Een welkomstmail sturen | De week voor de startdatum van je nieuwe werknemer | Laat je werknemers weten wat ze kunnen verwachten op hun eerste werkdag. |
Help ze alle formulieren voor HR, secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisadministratie te voltooien | Week 1 (voorbereiden) | Maak een lijst van al het papierwerk dat nieuwe werknemers moeten voltooien en help ze om het binnen hun eerste week voor elkaar te krijgen. |
Kantoor- en gebouwtour | Dag 1 | Want weten waar de toiletten zijn, is cruciaal (oké, ook de nooduitgangen). |
Plan 1:1-vergaderingen met mensen met wie ze nauw zullen samenwerken | Plan ze in voordat ze beginnen voor week 1 of 2 | Geef nieuwe medewerkers de kans om hun nieuwe collega's en hun rollen te ontmoeten en moedig hen aan om het team vroegtijdig te ontmoeten. |
Bespreek het bedrijfsbeleid en deel waar mogelijk referentiedocumenten | Week 1 | Schets duidelijk het algemene, bedrijfsbrede beleid over PTO, HR-richtlijnen, waarden, hoe we werken, evenementen, communicatie, enz. |
Geef training over veelgebruikte tools | Week 1 – 2 | Hoewel sommige tools functiespecifiek zijn, moet je ervoor zorgen dat werknemers het standaardprotocol voor bedrijfsbrede tools kennen (bijv. Asana of Slack). |
Managers: blokkeer tijd voor functionele training | Week 1 – 2 | Zorg ervoor dat nieuwe medewerkers niet in de steek worden gelaten. Creëer voldoende ruimte in de agenda van hun manager/mentor voor training die direct verband houdt met hun rol. |
Volg op en zorg ervoor dat ze zich op hun gemak voelen / niet in de war zijn | Week 4 | Neem na ongeveer een maand contact met ze op en zorg ervoor dat er geen vragen of zorgen zijn. |
Een warm welkom: leuke ideeën voor het onboarden van nieuwe werknemers
Elk onboardingproces zal er anders uitzien, afhankelijk van de grootte, cultuur en andere factoren van je bedrijf. Dus waarom zou je niet van de gelegenheid gebruik maken om een beetje van de persoonlijkheid van je bedrijf te injecteren en echt 'welkom' te zeggen tegen je nieuwe werknemers? Vaak hebben deze leuke kleine invoegtoepassingen de kracht om iemands eerste werkdag van goed naar geweldig te brengen.
Hieronder staan enkele extra dingen die we hier bij Asana doen en die je kunt overnemen voor je onboardingproces:
Verwelkom elke nieuwe werknemer met een cadeau: elke nieuwe werknemer bij Asana ontvangt op de eerste dag een klein cadeau. Een cadeau hoeft niet veel te zijn; iets kleins zoals een plant voor op het bureau, een T-shirt of een cadeaubon voor de koffiebar om de hoek kan er al voor zorgen dat ze zich thuis voelen.
Vier en introduceer nieuwe werknemers: op startdagen wordt het bedrijf uitgenodigd voor een snelle All-hands, waar elke nieuwe werknemer zichzelf voorstelt. Het is een geweldige manier voor mensen op kantoor om namen aan nieuwe gezichten te koppelen en een paar snelle feiten over nieuwe werknemers te leren.
Breng oud en nieuw samen: eenmaal per maand nodigen we nieuwe werknemers uit om werknemers te interviewen die hun 'Asanaversaries' vieren om verhalen uit te wisselen en elkaar te ontmoeten.
Help nieuwe werknemers om het leiderschap te leren kennen: we organiseren een driemaandelijkse Q&A met onze oprichters voor alle nieuwe werknemers. Ze genieten van een diner bij onze oprichter thuis en leren hen in een informele setting kennen.
Alles samenbrengen: van onboarding-checklist tot sjabloon
Zodra je een onboardingchecklist hebt, sla je deze op zodat je je proces met elke nieuwe werknemer kunt repliceren. Het zal je helpen minder tijd te besteden aan het opnieuw uitvinden van het wiel, en meer tijd te besteden aan wat echt belangrijk is: het laten wennen van die nieuwe werknemers!
Als nieuwe werknemer kunnen de eerste paar dagen (of weken) in een nieuwe baan ongemakkelijk of verwarrend zijn, maar een bewuste en goed georganiseerde onboardingervaring kan helpen om dat te minimaliseren.”
Bij Asana gebruiken we (natuurlijk) Asana om onze nieuwste teamgenoten te helpen onboarden. Hoewel een document goed werkt voor referentie en beleid, is een Asana-project beter geschikt voor uitvoerbare taken. Nieuwe werknemers kunnen precies zien wat ze moeten voltooien en wanneer, en vervolgens dingen afvinken terwijl ze bezig zijn. Managers en mentoren kunnen duidelijke vervaldatums instellen, de voortgang van nieuwe werknemers volgen of vragen rechtstreeks binnen de taak beantwoorden.
Meestal hebben we één project voor de nieuwe werknemer en één project voor het werk achter de schermen voor HR en managers.
Asana Premium-gebruikers kunnen zelfs een project maken en opslaan als een aangepast sjabloon voor hun team om snel toe te passen op projecten.
Een onboardingproject of aangepaste sjablonen opzetten:
Maak een project aan om te gebruiken als je onboardingsjabloon. Geef het project de naam '[Naam] HR Onboardingsjabloon'. Maak voor elke nieuwe werknemer een kopie van dit project en werk de projectnaam bij met hun naam.
Verdeel taken in secties: groepeer ze op chronologische volgorde, type taak of op welke manier dan ook die het meest zinvol is voor je team.
Voeg taken toe aan elke sectie, zoals 'Registreren voor voordelen', 'Schrijf u in voor ons pensioenplan', 'Sluit bedrijfsprinters aan op uw computer'. Geef duidelijke instructies in de taakbeschrijving, voeg eventueel noodzakelijke bestanden of links bij, en gebruik @vermeldingen om te verwijzen naar andere taken of projecten. Wijs taken als “Computer bestellen” toe aan iemand van de juiste afdeling.
Pas het sjabloon toe wanneer een nieuwe medewerker begint en bewerk de naam om de naam van de nieuwe medewerker op te nemen. Voeg vervolgens vervaldatums toe voor tijdgevoelige taken, zoals aanmelden voor secundaire arbeidsvoorwaarden of loonlijst.
Overweeg om twee projecten te maken: maak er een voor de nieuwe werknemer en een voor het team achter de schermen dat helpt bij het opzetten ervan. Voeg de manager/mentor van de nieuwe werknemer toe als projectvolger voor beide.
Laat je werknemers goed beginnen
Het onboardingproces is meer dan alleen een training. Het is ook een kans om een geweldige eerste indruk te maken en, nog belangrijker, het is bewezen dat het bedrijven helpt werknemers te behouden (over verantwoordelijkheid gesproken!). Het is belangrijk voor iedereen in het bedrijf, niet alleen voor de nieuwe werknemer, dus het is cruciaal om het goed te doen. Maar maak je geen zorgen, je kunt dit!
Ontvang ons onboarding-sjabloon voor nieuwe werknemers of ontdek meer HR- en onboardingsjablonen.
