De toekomst van werk hangt af van onze 'digitale' lichaamstaal

Erica Dhawan, de auteur en bedrijfsadviseur, is omringd door kartonnen verhuisdozen.

Een van de items die ze als eerste uitpakte: een boekenplank, een kamerplant, een ringlamp, een statief en een 4K-videocamera - standaarduitrusting voor videoconferenties. Voor mevrouw Dhawan begon het uitpakken na een verhuizing van de Upper East Side van Manhattan naar Florida met het uitpakken van deze moderne benodigdheden voor de werkplaats. (Haar gesprek met Asana vond plaats tussen virtuele keynotes voor een investeringsfirma en een technologiebedrijf.)

"Ik heb bijna 15 jaar in New York gewoond, met mijn man en mijn twee kinderen", vertelt ze me aan de telefoon op een recente doordeweekse middag. "Als gevolg van de transformatie van werken op afstand zijn we verhuisd naar St. Petersburg, Florida. Dit was een direct gevolg van de enorme golf van mensen die voor het eerst ooit altijd en overal konden werken en nog steeds een succesvolle carrière in het bedrijfsleven hadden. Ik had nooit gedacht dat ik dit jaren geleden zou kunnen doen."

Erica Dhawan, auteur van Digital Body Language.

Mevrouw Dhawan is de auteur van Digital Body Language: How to Build Trust and Connection, No Matter the Distance, het boek uit 2021 met praktische tips om beter te worden in een gebied waar velen van ons pijnlijk tekortschieten: Digitale communicatie.

Na het lezen van haar Wall Street Journal -bestseller in de dagen voor ons interview, voelde ik me ongelooflijk gezien voor mijn gedrag - op goede en slechte manieren. Mevrouw Dhawan put uit haar carrière als consultant en kruidt haar verhaal met anekdotes die soms vernietigend zijn, maar soms ook hartverwarmend.

In de afgelopen twee jaar schreef ze ook het virale Medium-artikel, 'Why the Hybrid Workforce of the Future Depends on the 'Geriatric Millennial', en een opiniestuk in de New York Times, ' Ignoring a Text Message or Email Isn't Always Rude. Soms is het nodig." Beide gebruiken humor en kwetsbaarheid om clichés over digitale communicatie terug te dringen.

Het advies dat ze in het boek en in die artikelen geeft, voelt erg actueel (Publishers Weekly merkt op dat het 'energieke advies van mevrouw Dhawan precies op tijd komt'). Maar de kern van haar praktische lessen over hoeveel uitroeptekens je moet gebruiken of wanneer een emoji gepast is, zijn axioma's uit de kindertijd zoals: 'Geef anderen het voordeel van de twijfel' en 'nonchalant is niet hetzelfde als onzorgvuldig'.

Dus waarom geven mensen elkaar niet het voordeel van de twijfel, of lezen ze woede in e-mails die er niet is? Naarmate ons werk steeds digitaler werd, bleven onze communicatiestijlen achter.

We vertrouwden zo lang op informele lichaamstaal als een manier om gedeeld begrip op te bouwen. ”

"We hebben zo lang vertrouwd op informele lichaamstaal als een manier om gedeeld begrip op te bouwen", zegt mevrouw Dhawan, wanneer ik vraag waarom die oude lessen worden vergeten als het gaat om digitaal gedrag.

"We zijn opgegroeid met de basisregels van lichaamstaal, maar niet met digitale lichaamstaal. Er was geen regelboek, dus we maakten veel fouten. We hebben het informele in het onzorgvuldige veranderd."

“Ik begon aan mijn boek te werken omdat ik zag dat de behoefte steeds groter werd. Met de opkomst van tools zoals Asana, is digitale communicatie echt hoe werk nu gedaan wordt." Hieronder vind je een interview met mevrouw Dhawan dat is bewerkt voor beknoptheid en Helderheid.

Asana: Vind je dat constructieve feedback altijd telefonisch moet worden gegeven om verkeerde interpretatie te voorkomen?

Mevr. Dhawan: Onderzoek toont aan dat tot 50% van de tijd de toon verkeerd kan worden geïnterpreteerd in geschreven digitale communicatie. Als ik iemand persoonlijk zie of de toon van hun stem hoor, kan ik voelen of ze op het randje van tranen staan of opgewonden zijn. We verliezen veel van die traditionele signalen wanneer we die e-mail afschieten.

Ik raad aan om de telefoon op te nemen of een snelle video- of persoonlijke vergadering te houden. En geef feedback op basis van het werk, niet de persoon.

Begin met wat werkt: zeg dan wat er niet werkt in het werk en waarom. In plaats van het feedback te noemen, noem ik het 'feed forward', wat twee dingen omvat die we de volgende keer moeten doen.

Je boek noemt drie wetten van digitale lichaamstaal: Waardeer zichtbaar, Communiceer zorgvuldig en Werk zelfverzekerd samen. Als de huidige economische neergang een recessie wordt, welke van deze drie is dan het belangrijkst voor managers om zich aan te houden?

Zonder twijfel, zorgvuldig communiceren. Effectieve digitale communicatievaardigheden zijn de belangrijkste indicator van wie zal worden erkend als een high-performer, wie zal worden aangemoedigd en wie zal worden gepromoveerd in deze tijd van recessie.

Mensen willen iemand die maniakaal duidelijk is.”

Mensen willen iemand die maniakaal duidelijk is, zodat mensen weten wat ze moeten doen, hoe ze het moeten doen, en dan kunnen ze het laten gebeuren.

Denk je dat genoeg leiders het goed doen om een cultuur van psychologische veiligheid te creëren in een echt eng economisch tijdperk?

Nee, ik denk niet dat ze het goed genoeg doen. Er is een enorme kans voor ons allemaal om te verbeteren hoe we psychologische veiligheid opbouwen. Traditioneel vertrouwen werd opgebouwd door middel van lichaamstaal - een wandeling door de gang, het moment aan de waterkoeler. In een hybride wereld moeten leiders regelmatig watercooler-momenten creëren, ongeacht de afstand. Noem ze hybride watercooler-momenten.

Het creëren van hybride watercooler-momenten verdiept eigenlijk onze omgeving van vertrouwen en psychologische veiligheid.”

Het creëren van hybride watercooler-momenten verdiept onze omgeving van vertrouwen en psychologische veiligheid, als we de tijd nemen om deze kans goed te benutten.

Welke traditionele lichaamstaal moeten Millennials en Gen Z overnemen van oudere generaties?

Oudere professionals kunnen jongere professionals leren hoe ze hun traditionele lichaamstaal kunnen beheersen, omdat ze zich een wereld herinneren waarin je de aarzeling van de klant tijdens een fysieke vergadering op hun gezicht moest lezen. Ze herinneren zich dat je een bericht via de telefoon moest opnemen. Ze herinneren zich dat oogcontact een signaal was dat je een andere weg moest inslaan in je interacties.

Oudere professionals hebben deze mogelijkheid om jongere professionals te leren hoe ze effectief de telefoon kunnen opnemen.”

Zie ook:

• Hoe stop je het tweekoppige monster van het oplichterssyndroom en Burnout

• De unieke reden waarom Gen Z-werknemers gemaakt zijn voor dit urgente moment

• Wil je meer doen met minder? Probeer wat nederigheid.

Welke digitale lichaamstaal moeten oudere generaties aannemen?

Weet wanneer je een Slack, sms of e-mail moet sturen in plaats van de telefoon op te pakken - en begrijp het verschil.

Zelfs als je ieders gezicht in de video wilt zien, kunnen introverte mensen beter schriftelijk denken voordat ze spreken, dus je hoort meer van hen via Slack en e-mail dan tijdens de vergadering.

Ga er niet vanuit dat ze niet betrokken zijn. Begrijp dat ze hun stem anders vinden.

Mensen vinden hun stem op verschillende manieren.”

Of het kunnen personen met een accent zijn die vanwege hun diepe accent liever een schriftelijke vorm van communicatie gebruiken dan dat ze tijdens een vergadering iets zeggen. Ga er niet vanuit dat ze niet geïnteresseerd zijn.

Voel je op je gemak als je je ongemakkelijk voelt.”

Voel je op je gemak als je je ongemakkelijk voelt. Dit is je kans om inclusiever te zijn door al deze kanalen te gebruiken, in plaats van alleen te vertrouwen op persoonlijke lichaamstaal. Zelfs persoonlijke lichaamstaal had een intens vooroordeel over nabijheid. We luisterden eerder aandachtiger naar degenen die een diepere stem hadden, die langer waren, of degenen die de meerderheid in de kamer vormden, of die het accent van de meerderheid hadden. En veel van die vooroordelen worden weggenomen met digitale communicatie - als we het goed gebruiken.

Denk je dat bedrijfsleiders nieuwe werknemers tijdens de onboarding beter kunnen trainen in het uitschakelen van meldingen voor de verschillende werk-apps die we gebruiken?

Leiders zijn verantwoordelijk voor het stellen van verwachtingen rond responstijd in elk van de verschillende werkkanalen. Ze moeten hun teams zelfs aanmoedigen om vaste tijden in te stellen waarop ze niet hoeven te reageren.

Hoe ziet de toekomst van werk eruit?

Ik denk dat de toekomst van werk eruitziet als leiders die hebben geoptimaliseerd hoe hun Team altijd en overal het meeste kan bereiken op de meest efficiënte manier.

De toekomst van werk ziet eruit als leiders die hebben geoptimaliseerd hoe hun team het meeste gedaan kan krijgen.”

Ik denk dat de toekomst van werk eruitziet als het meeste uit mensen op kantoor halen en helderheid creëren over welke taken virtueel of op afstand moeten worden uitgevoerd. Het verschil kennen is essentieel, zodat je niet op kantoor bent en je deur dicht is, en niemand in je Team je een vraag kan stellen omdat je de hele dag videogesprekken voert. Gebruik kantoortijd voor brainstormen, feedback, het onboarden van nieuwe medewerkers en het radicaal herkennen en creëren van watercooler-momenten.

Je gebruikt virtuele tijd voor dingen die productiever zijn: communiceer schriftelijk met je introverte teamleden die meestal niet tussenbeide komen tijdens vergaderingen. Of individueel denkwerk doen om groepsdenken te voorkomen.

In vergaderingen moeten we net zo inclusief zijn voor degenen in de kamer als voor degenen die virtueel aanwezig zijn. Ik raad teams aan om live en externe hosts te hebben en de externe host de eerste helft van de vergadering te laten leiden om vooringenomenheid door nabijheid te verwijderen.

Hoe voorbereid zijn managers op het uitvoeren van die genuanceerde strategie die je net hebt uiteengezet? Ik denk dat veel bedrijven er erg dichtbij in de buurt komen, omdat hun werknemers anders een andere baan zullen zoeken.

Ik denk dat we nog steeds in het Wilde Westen zijn. We zijn nog maar twee jaar bezig met deze enorme transformatie. Het voelt een beetje als de eerste twee jaar dat Facebook uitkwam, toen we elkaar allemaal een beetje aan het porren waren.

We moeten ons afvragen wat het risico is als we geen cultuur van effectieve digitale communicatie beheersen. Leiders moeten digitale lichaamstaal serieus nemen.

Lees meer over Erica Dhawan via haar website, LinkedIn, Instagram en Twitter. Ze heeft ook een.