Hoe Ideal Security AI-teamgenoten gebruikt om zijn logistieke team te bevrijden van handmatig werk

Drie keer per week belandt er een spreadsheet in de inbox van Svitlana Zapolska, de inkoop- en logistiekmanager bij Ideal Security. Het bevat de nieuwste status van elke zeevrachtzending die de leverancier van speciale deurbeslag onderweg heeft van leveranciers.

Het is van cruciaal belang om op de hoogte te blijven van deze updates, omdat nauwkeurige informatie Ideal Security helpt om de voorraad in beweging te houden en de logistiek soepel te laten verlopen. Maar tot voor kort betekende het bijwerken van die zendingen veel vervelend werk voor Svitlana. Ze moest handmatig elk vrachtbestand openen, verzendings-ID's vergelijken en een lange lijst met velden in Asana regel voor regel bijwerken.

Nu doet een Asana AI-teamgenoot het voor haar.

Wanneer de meeste mensen momenteel aan AI denken, denken ze aan het automatiseren van werk. Er is ook een andere stroming van werk versterken die ik spannender vind.”

De organisatiekosten van het handmatig bijhouden van 20 verzendingen 

Ideal Security heeft op elk moment 15 tot 20 openstaande zendingen die tussen leveranciers in Azië en twee Noord-Amerikaanse magazijnen worden verplaatst. Drie keer per week stuurt de expediteur van het bedrijf een bijgewerkte trackingspreadsheet met meer dan 30 kolommen informatie voor elke actieve zending. Dat loopt snel op, met maximaal 1200 kolommen met gegevens die elke week binnenkomen.

Svitlana was verantwoordelijk voor het doorlezen van elk bestand, het matchen van records op HBL-nummer (vrachtbriefnummer) en het bijwerken van de corresponderende Asana-taken met huidige statusinformatie. Het was repetitief werk, maar het was belangrijk: het correct en actueel houden van de verzendinformatie was essentieel om ervoor te zorgen dat de activiteiten soepel verliepen en de juiste mensen op de hoogte bleven.

Omdat elk extra veld meer handmatige inzet betekende, hield het team alleen de informatie bij die nodig was om de downstream-workflows draaiende te houden. Al het andere werd weggelaten, omdat niemand tijd had om het bij te houden.

"Het was tijdrovend werk dat [Svitlana] ervan weerhield om andere dingen te doen," zegt Liohn Sherer, Voorzitter van Ideal Security. "Het was veel tijd die niet echt waardevol was, maar het moest gebeuren."

Hoe de AI-teamgenoot zeezendingen volgt 

Om het handmatige werk te elimineren, bouwde Sherer een Asana AI-teamgenoot en zette deze aan het werk naast Svitlana. Wanneer het vrachtbestand nu binnenkomt, springt de AI-teamgenoot erin en gebruikt hij de instructies die in zijn geheugen zijn opgeslagen om elke zending automatisch te verwerken.

Stap 1: Het vrachtbestand komt aan in Asana

Het vrachtbestand komt per e-mail binnen en wordt doorgestuurd naar een speciaal Asana-project dat voor deze workflow is gemaakt.

Stap 2: Een regel wijst automatisch werk toe aan de AI-teamgenoot 

Zodra de taak is gemaakt, wijst een Asana-regel deze toe aan de AI-teamgenoot, voegt Svitlana toe als medewerker en verwijdert Sherer, die eigenaar is van de doorstuurautomatisering, maar niet elke update van de zending hoeft te volgen.

Stap 3: De AI-teamgenoot koppelt elke zending

De AI-teamgenoot leest de spreadsheet door, identificeert elke zending en koppelt deze aan de juiste Asana-taak. Hij zoekt eerst naar exacte overeenkomsten met behulp van HBL-nummers, maar als die niet beschikbaar zijn, kan hij zendingen met vertrouwen matchen met behulp van PO-nummers, zendingsnummers en andere contextuele informatie. Omdat de AI-teamgenoot instructies in zijn geheugen heeft opgeslagen, weet hij welke informatie moet worden bijgewerkt, zelfs wanneer zendingen worden samengevoegd, gesplitst of overgedragen.

Stap 4: De AI-teamgenoot werkt aangepaste velden bij voor elke zending

Zodra een zending is gematcht, werkt de AI-teamgenoot de belangrijkste trackingvelden in Asana bij, waaronder de status van de zending, de vrachtbrief, het containernummer en de geschatte vertrek- en aankomstdatums. Door die velden actueel te houden, worden automatisch de downstream-workflows geactiveerd die de juiste mensen op het juiste moment op de hoogte brengen.

Stap 5: De AI-teamgenoot markeert uitschieters en stelt vragen in reacties 

De meeste zendingen worden automatisch verwerkt. Als de AI-teamgenoot een zending niet met voldoende zekerheid kan identificeren, schakelt hij een menselijke expert in. De teamgenoot maakt een subtaak aan, tagt het juiste teamlid en deelt de informatie die hij niet kon oplossen. Zodra iemand reageert in de taakopmerkingen, gaat de AI-teamgenoot verder waar hij was gebleven.

Van minimale haalbare registratie tot volledige controle over de zichtbaarheid

Toen het werk handmatig werd gedaan, hield Ideal Security alleen de informatie bij die nodig was om het werk gaande te houden. Nu houdt het team bij wat Sherer de 'nice-to-haves' noemt: aanvullende verzendgegevens die het team meer inzicht geven, zonder meer werk te creëren.

De AI-teamgenoot zorgt ook voor consistentie die moeilijk te bereiken is met handmatig werk.

"In veel opzichten is het betrouwbaarder en effectiever dan een mens", zegt Sherer, "omdat het niet moe wordt en een perfect geheugen heeft."

Er is ook een flexibiliteitsvoordeel. Terwijl traditionele benaderingen voor het automatiseren van repetitieve taken  vaak stukgaan wanneer spreadsheets veranderen, kan de AI-teamgenoot zich aanpassen zonder dat het proces opnieuw hoeft te worden opgebouwd.

Logistiek die draait zonder handmatig werk

Het vrachtbestand komt nog steeds drie keer per week binnen, maar nu hoeft Svitlana alleen nog maar het eerste verzendingsrecord in Asana te maken. Vanaf dat moment neemt de AI-teamgenoot het over, waarbij hij automatisch zendingen matcht en de informatie up-to-date houdt. In plaats van elk aangepast veld handmatig bij te werken, kan Svitlana zich concentreren op het werk dat haar ervaring en oordeel vereist, terwijl de AI-teamgenoot het repetitieve administratieve werk op de achtergrond afhandelt.

Zodra je mensen laat zien wat er mogelijk is met een AI-teamgenoot, lichten hun ogen op. En dan kunnen ze zelf beginnen met de uitrol ervan. En dus kunnen al deze operationele wrijvingspunten nu worden aangepakt en opgelost.”