Op zijn plaats trappend zonder standaard voor het beheren van werk

Voordat Venture for America (VFA) in 2014 Asana ging gebruiken, vertrouwde het op een combinatie van spreadsheets en een CRM-systeem voor het beheren van projecten en taken. Dit leverde verschillende uitdagingen op, waaronder:

• Gebrek aan standaardisatie: elke afdeling gebruikte verschillende tools en werkte op verschillende manieren aan projecten, wat de samenwerking bemoeilijkte.

• Geen bron van waarheid: Belangrijke taken werden over het hoofd gezien omdat informatie snel verouderd raakte en niet bruikbaar was.

• Gebrek aan flexibiliteit: teams konden de tools niet aanpassen aan hun specifieke behoeften. Teams die gespecialiseerd waren in projectbeheer hadden bijvoorbeeld een ander platform nodig dan teams die gespecialiseerd waren in het beheren van klantrelaties.

Al met al had het team het gevoel dat het op zijn plaats bleef trappem en niet op een schaalbare manier kon werken.

De zoektocht naar een cross-functional oplossing

Als een cross-functional team dat streeft naar radicale transparantie, wilde VFA een tool die het inzicht in het werk dat in de hele organisatie wordt gedaan zou vergroten. Het team wilde ook een flexibele tool die elk team kon aanpassen aan zijn workflows.

VFA keek naar Asana omdat het informatie transparant en toegankelijk maakte voor hun cross-functional team. Bovendien voelde het team zich verbonden met de bedrijfswaarden van Asana. Van samenwerken en het vermijden van het nemen van kortere wegen tot het brengen van passie in het werk, VFA streeft ernaar om deze waarden elke dag te belichamen. Ten slotte was het VFA-team, als een pittig team, op zoek naar een tool waarmee de teamleden werk efficiënt gedaan konden krijgen zonder veel middelen.

Nadat VFA had besloten om Asana te omarmen, begon het met een klein team van Asana-voorstanders die essentieel waren voor het promoten van het platform in de hele organisatie. Om ervoor te zorgen dat iedereen in staat was om Asana effectief te gebruiken, organiseerden Amy en haar team individuele Asana-sessies, evenals tweejaarlijkse "Lunch en leergesprekken", waardoor het team dieper in kon gaan op specifieke functies. Deze Lunch en Leergesprekken vinden vandaag de dag nog steeds plaats. Amy geeft ook het goede voorbeeld door haar eigen werk in Asana bij te houden. Op deze manier weet haar team dat Asana een cruciale tool is en het de-facto platform voor het beheren van hun werk.

Asana als spil voor subsidiebeheer

Tegenwoordig gebruikt VFA Asana in de hele organisatie om al hun programma's en werk te beheren. Amy en haar team schatten dat elke persoon elke dag ongeveer 45 minuten bespaart door het werk in Asana te stroomlijnen en onnodige opvolging te vermijden.

Een van de belangrijkste functies die het team in Asana uitvoert, is het beheren van meer dan 45 subsidieaanvragen per jaar. Als non-profitorganisatie is naleving voor VFA van het grootste belang. Asana stelt meerdere teams in staat om het volledige subsidiebeheerproces te coördineren, van de eerste intentieverklaring tot de uiteindelijke indiening. Omdat alles in Asana wordt beheerd, weet het financiële team wanneer ze budgetten en rapporten moeten opstellen, en weet Amy wanneer ze subsidiedocumenten moet beoordelen. Het hebben van één project voor subsidies dat zichtbaar is voor iedereen in de organisatie en alle relevante documenten bevat, helpt ervoor te zorgen dat ze in staat zijn om meer subsidies aan te vragen en meer financiering te verkrijgen.

Omdat we in Asana gemakkelijk prioriteit kunnen geven aan subsidies, lopen we geen geld mis, en dat is wat me 's nachts wakker houdt.

Naast subsidiebeheer vertrouwt VFA op Asana om de fellow-ervaring te beheren. VFA voert hun selectieproces voor fellows uit in Asana, evenals een trainingskampprogramma voor fellows van een maand, dat dient als de eerste kennismaking van fellows met VFA. Omdat er elk jaar fellow-programma's worden gelanceerd, kunnen belanghebbenden eenvoudig eerdere Asana-projecten dupliceren om de planning voor het huidige jaar te starten. Amy en haar team schatten dat ze ten minste drie werkdagen per grootschalig evenement besparen als gevolg van het stroomlijnen van het planningsproces met Asana.

Door minder op het menselijk brein en geheugen te vertrouwen, wordt het leven voor jou gemakkelijker in de toekomst. Asana helpt ons de cognitieve belasting van mensen te verminderen en Helderheid te verschaffen.

Een nieuw decennium ingaan met Asana

Nu VFA met Asana een sterke basis voor toekomstige groei heeft gelegd, zijn ze van plan om hun capaciteiten te ontwikkelen in de vorm van nieuwe initiatieven, waaronder een accelerator gericht op diversiteit en een impactstudie, nu ze aan hun 10-jarig jubileum beginnen. Deze inspanningen zijn gericht op het bepalen hoe het VFA-team zijn impact in het komende decennium kan vergroten en zullen uitmonden in een reeks aanbevelingen voor de toekomst van VFA. En elk van deze nieuwe initiatieven wordt beheerd in Asana.