Quora is een online platform voor het delen van kennis dat mensen in staat stelt om zich te verzamelen rond een vraag waar ze om geven en antwoorden te krijgen. Op Quora kunnen gebruikers feiten of hun mening delen, afhankelijk van de vraag. Van nuttige dingen die je in tien minuten kunt leren tot geweldige toepassingen voor Asana: als iemand het heeft gevraagd, staat het antwoord waarschijnlijk op Quora.

Maar het samenbrengen van mensen rond de kennis van de wereld brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee. Voor Elynn Lee, de productmanager van het Internationalization-team, was een van die uitdagingen om Quora in 23 nieuwe talen te brengen om hun wereldwijde community beter van dienst te zijn. Om dat te doen, hebben de productontwikkelingsteams van Quora een proces van continue implementatie gebouwd om vaak nieuwe functies en functionaliteiten te leveren, maar hun systeem voor het bijhouden van bugs kon het niet bijhouden.

Historisch gezien was het proces voor het bijhouden van bugs het eigendom van het productontwikkelingsteam en werd het door het team beheerd via een tool waartoe het team toegang had. Maar hun tool veroorzaakte gesiloëerde werkstromen en verminderde de zichtbaarheid van het project, omdat:

• Alle Quora-teamleden werden aangemoedigd om bugs door te geven, maar alleen bepaalde leden van het productontwikkelingsteam hadden toegang tot hun tool voor het bijhouden van bugs.

• Alleen teams die code pushten, kregen toegang tot de bugtrackingtool. Andere teams moesten toegang tot de tool aanvragen, wat veel handmatig werk veroorzaakte.

• Eventuele aanvullende vragen moesten via e-mail of Slack worden beheerd, wat leidde tot vertragingen in cruciale informatie.

• Om hun systeem te beheren, moesten de Quora-ingenieurs aangepaste functies maken om het systeem voor het bijhouden van bugs voor hun team te maken.

• Quora-productontwikkelaars moesten 1 uniek bugtrackingformulier per team bijhouden.

Elynn wist dat er een betere manier moest zijn, dus nam ze een uitdagend nieuw project op zich: het hele bedrijf verbinden en een systeem vinden waartoe iedereen toegang had.

V: Is er een betere manier om bugs in te dienen en bij te houden?

Elynn nam de leiding bij het vinden van de juiste tool voor het bedrijf om hun proces voor het rapporteren van bugs bij te houden en te beheren. Ze begon met het interviewen van andere productontwikkelingsteams om er zeker van te zijn dat de nieuwe tool de functies kon ondersteunen die ze leuk vonden in hun huidige systeem, terwijl ze nog steeds kritieke pijnpunten oploste, zoals het vinden van een tool die niet constant beheerd, aangepast en geprioriteerd hoefde te worden door het Product Platform-team van Quora. Vervolgens interviewde ze teamgenoten uit verschillende teams die niet met productontwikkeling bezig waren, waaronder juridische zaken, financiën en product, om erachter te komen wat zij van het bugtrackingsysteem wilden.

Wij hadden een platform nodig waarmee we bugs kunnen bijhouden en projecten kunnen beheren. Een grote opgave, en veel mensen dachten zelfs dat het niet bestond - tot we Asana vonden.

Elynn Lee, productmanager, Quora

Het Quora-team had specifiek een tool nodig die het volgende bood:

• Een centrale plaats om projecten te beheren, zodat verantwoordelijkheden en voortgang duidelijk waren voor cross-functional belanghebbenden en er geen werk over het hoofd werd gezien.

• Een enkel, standaardkanaal om bugs in te dienen bij de productontwikkelingsteams, die ze vervolgens op één plek konden triëren en beheren.

• Een manier om taakmetagegevens vast te leggen om het routeren en triëren van bugs gemakkelijker te maken.

• Een systeem dat ze zelfstandig konden uitbouwen en aanpassen zonder technische ondersteuning.

Het Internationalization-team van Elynn gebruikte Asana, dus hoewel de verlanglijst van Quora ambitieus was, wist ze dat deze haalbaar was. Asana was ook gemakkelijk voor technische en niet-technische teams om te adopteren, waardoor het zich onderscheidde van concurrenten die minder gebruiksvriendelijk waren. Dit voldeed aan Elynn's persoonlijke wens: dat de tool die ze koos door iedereen in het bedrijf kon worden gebruikt, niet alleen door de product- en engineeringteams.

V: Wat kan Quora nog meer doen in Asana?

Voor Elynn was het verkrijgen van inzicht in het bijhouden van bugs van Quora nog maar het begin. Ze wist ook dat teams baat zouden hebben bij het gebruik van een gecentraliseerd Werkbeheerplatform om al hun werk op één plek bij te houden.

Omdat Asana voor zowel technische als niet-technische teams werkte, bereidde Elynn zich voor om Asana uit te rollen voor extra toepassingen: om alle kwartaalprojecten van Quora in Asana bij te houden. Voorheen gebruikte elk team zijn eigen werkbeheertool - het team van Elynn gebruikte zelfs Asana - om werk bij te houden en te beheren.

Het was bijna onmogelijk om een echt project op te sporen of een statusupdate te krijgen over de voortgang van het werk, omdat elk team zijn werk op een andere plek bijhield.

Elynn Lee, productmanager, Quora

Met portfolio's kunnen teams nu werk in meerdere projecten bijhouden en een overzicht in vogelperspectief krijgen van voortgangsrapporten voor verschillende initiatieven. Teamleiders kunnen ook met Statusrapportage in slechts een paar klikken wekelijkse statusrapporten maken. Dan zouden bedrijfsleden in staat zijn om alle voortgangsrapporten van een team te bekijken vanaf het portfolioniveau.

V: Hoe rol je Asana uit naar de hele organisatie?

Om Quora te helpen Asana te adopteren, koos Elynn voor een tweesporenaanpak:

• Bugs bijhouden: Elynn begon met het maken van een document om nieuwe Asana-conventies voor het bijhouden van bugs vast te stellen. Om dit document te maken, werkte Elynn samen met het bugteam, dat bestaat uit één engineer uit elk team. Hun document beantwoordt alle mogelijke vragen die Quora-teamleden kunnen hebben, zoals hoe je een bug kunt indienen, hoe je een bug kunt triëren en wat je moet doen als er een bug aan jou is toegewezen. Op die manier kon iedereen meteen vol vertrouwen aan de slag met het bijhouden van bugs in Asana.

• Project- en portfoliobeheer: Elynn wist dat ze ook portfoliobeheer bij Quora wilde integreren om de zichtbaarheid van de status van elk project te vergroten. Om portfolio's uit te rollen naar het Quora-team, zette Elynn haar Asana-ervaring in door voorbeeldworkflows te maken om te laten zien hoe teams Asana het beste konden gebruiken voor project- en portfoliomanagement. Elke teamleider maakte een portfolio voor zijn of haar team en projectleiders werden aangemoedigd om projecten toe te voegen aan de portfolio van hun team. Teams worden aangemoedigd om alles bij te houden wat ze willen in de projecten - de enige vereiste is dat elke projectleider wekelijkse updates deelt, zodat teamleiders een overzicht in vogelperspectief kunnen krijgen van de status van elk project op portfolioniveau.

Omdat ik veel ervaring had met Asana, heb ik er echt op aangedrongen, omdat ik ervan overtuigd was dat het niet alleen goed werkte voor het bijhouden van individueel werk, maar ook voor teamsamenwerking en werkbeheer.

Elynn Lee, productmanager, Quora

Als platform voor online kennis stopte het Quora-team hun Asana-onboardingproces daar niet. Elynn creëerde ook een intern Slack-kanaal om eventuele eenmalige vragen te beantwoorden en om teamleden een ruimte te bieden om samen te komen voor tips en trucs over Asana. Het Quora-team zou ook niet compleet zijn zonder hun kennis te delen met anderen op Quora. Quora-gebruikers - zowel Quora-werknemers als nieuwsgierige internetgebruikers - hebben toegang tot een Asana Space om Asana-tips, schermafbeeldingen en beste praktijken te delen.

V: Hoe gebruikt Quora Asana vandaag de dag?

Het Quora-team heeft een lange weg afgelegd van geïsoleerd werk en gefragmenteerde zichtbaarheid. Tegenwoordig staat al het uitvoerbare werk in Asana en delen teamleiders wekelijks voortgangsrapporten. Portfolio's van teamtaken en projecten worden op bedrijfsniveau gedeeld, zodat cross-functional medewerkers binnen Quora op de hoogte kunnen blijven van de projectvoortgang.

De verwachting is dat elk project waaraan een team werkt, een bijbehorend Asana-projectrapport heeft. Teamleiders maken wekelijkse voortgangsrapporten, die we via portfolio's met het hele bedrijf delen.

Elynn Lee, productmanager, Quora

Bovendien staat al het bijhouden van bugs in Asana. Als gevolg hiervan kan elk Quora-teamlid eenvoudig nieuwe bugs indienen via één centraal Formulier, dat naar een enkel project wordt doorgestuurd. Teamleden selecteren via een vervolgkeuzeoptie naar welk team de bug moet worden gerouteerd. Asana Regels sturen vervolgens een melding naar die teamleden over de nieuwe bug, zodat het werk sneller en efficiënter wordt gesorteerd.

Voor extra inzicht in hun bugtrackingproces hebben de Quora-engineers een aangepaste API met Asana gebouwd, die de indiener van het formulier als medewerker aan de taak toevoegt. Op die manier kan de persoon die het formulier heeft ingediend op de hoogte blijven, aanvullende vragen beantwoorden en een melding krijgen wanneer de bug is opgelost.

Vroeger was het bijna onmogelijk om inzicht te krijgen in het werk dat in alle teams en in het bedrijf gedaan werd, omdat mensen verschillende tools gebruikten. Nu al ons werk gecentraliseerd is in Asana. Deze zichtbaarheid was een game-changer voor ons.

Elynn Lee, productmanager, Quora

V: Wat nu voor Quora?

Na intern zichtbaarheid en verbinding te hebben opgebouwd, biedt Quora die mogelijkheid aan hun gebruikers. Onlangs lanceerden ze Quora Spaces, waar gebruikers samengestelde Quora-inhoud over een bepaald thema of onderwerp kunnen maken. Elynn en haar team werken eraan om Spaces in zoveel mogelijk talen te brengen, zodat elke Quora-gebruiker een Space kan maken. Populaire Spaces zijn Simplify Your Life, Machine Learning en Straight From the Source.