Dit is geen kleinigheid, zoals Tania Boros, het hoofd operaties van Morning Coworking, al weet. Tania werkt samen met haar team van vier om alle 20 locaties te coördineren, evenals de werknemers die daar werken. Ze hebben hard gewerkt om het perfecte proces te bouwen om nieuwe locaties te openen en ervoor te zorgen dat ze floreren.

Ze moeten snel handelen en tegelijkertijd rekening houden met mensen, processen en het doel. Daarom vertrouwen ze op Asana om ervoor te zorgen dat alle drie in harmonie werken, zodat iedereen uit de hele stad (of de wereld) kan rekenen op de collaboratieve, productieve ruimte die Morning Coworking creëert.

De sleutels tot succesvolle ruimtes

Het bevorderen van ruimtes waar geweldige mensen (en hun ideeën) met elkaar omgaan en werken, vereist veel coördinatie en vertrouwen. Het team van Morning Coworking moet op dezelfde golflengte blijven bij het veiligstellen, bemannen en succesvol exploiteren van hun ruimtes - en dat allemaal terwijl ze zo snel mogelijk handelen. Tania heeft haar handen vol, maar gelukkig helpt Asana haar om haar hoofd rustig te houden.

Beweeg snel met sjablonen

De meeste bedrijven moeten snel handelen om de concurrentie voor te blijven en hun ambitieuze doelen te bereiken, maar voor Morning Coworking is snelheid bijzonder belangrijk en heeft het invloed op hun bedrijfsresultaten. “Sommige ruimtes worden slechts twee tot drie jaar aan ons verhuurd, dus we moeten ze zo snel mogelijk operationeel maken om inkomsten te genereren”, zegt Tania.

Om een ruimte te openen, moeten Tania en haar Team vergunningen verkrijgen, huurcontracten ondertekenen, de bouw coördineren, meubels selecteren, technische configuraties installeren en nog veel meer. “Met Asana hebben we het hele proces van het openen van een nieuwe ruimte teruggebracht tot één tot drie maanden. Nu kunnen we verschillende ruimtes tegelijk openen, dankzij Asana en onze bouwpartners en leveranciers (die zelfs hun levertijden hebben verkort!). In plaats van één ruimte per keer te openen, kunnen we nu vier ruimtes tegelijk openen."

Hoe slaagt Morning Coworking erin om het in slechts enkele weken te doen, met zoveel verschillende en belangrijke onderdelen om bij te houden? Het draait allemaal om sjablonen.

Het team van Tania gebruikt hetzelfde sjabloon voor elke nieuwe locatie om ervoor te zorgen dat er niets wordt vergeten, en zodat ze snel aan een nieuw project kunnen beginnen door gewoon het sjabloon te kopiëren. Elke projectsectie groepeert gerelateerde taken voor admin, IT, architectuur, logistiek en meer. Dit maakt het gemakkelijker om informatie te vinden zodra het project eenmaal aan de gang is - in plaats van te proberen door e-mail en documenten te spitten.

Het Morning Coworking-team gebruikt ook aangepaste velden om weer te geven in welke fase een taak zich bevindt, zodat Tania snel het project kan bekijken zonder om statusupdates te vragen voor tientallen taken. In combinatie met taakafhankelijkheden is het voor iedereen gemakkelijk om te weten waar ze aan moeten werken en wanneer. “Asana helpt ons echt om erop te vertrouwen dat iedereen op het juiste moment aan het juiste deel van het plan werkt.”

Gebouwen waarmee het team van Tania werkt, staan meestal maanden of jaren leeg voordat Morning Coworking ze overneemt. Soms verkeren panden in slechte staat voordat ze een opfrisbeurt krijgen. Hier volgt een overzicht van het voor en na van een paar van hun ruimtes:

Onboard en empower werknemers in elk kantoor

Maar zodra een ruimte is geopend, vertraagt het tempo niet. Met slechts één werknemer in elke ruimte zijn er talloze taken om ervoor te zorgen dat alles, van IT-behoeften tot betrokkenheid van de gemeenschap, goed wordt afgehandeld. Morning Coworking wil er ook voor zorgen dat elke Werknemer zich voorbereid voelt om elke situatie aan te kunnen en in staat gesteld wordt om zijn of haar rol te vervullen om de ruimtes te verbeteren - beide dingen die Asana hen helpt te bereiken.

Een van de belangrijkste componenten van het succes van Morning Coworking zodra een ruimte is gelanceerd, is het onboardingproces voor "Morning-managers". Morning-managers zijn verantwoordelijk voor het verzorgen van alle behoeften en problemen die zich voordoen in een bepaalde werkruimte. "Onze Morning-managers zijn de lijm die de ruimtes bij elkaar houdt en helpen de community te laten groeien", zegt Tania. Opnieuw komen sjablonen te hulp.

“Asana is echt nuttig bij onboarding, omdat we een sjabloon kunnen maken om ervoor te zorgen dat we ze in alles hebben getraind, en de managers kunnen het project opnieuw raadplegen als ze vragen hebben.”

Het sjabloon maakt processen en beste praktijken duidelijk - en ze zijn gemakkelijk terug te vinden omdat ze allemaal in Asana staan. Het sjabloon helpt Morning Coworking ook om snel te handelen, zodat ze niet voor elke nieuwe manager het wiel opnieuw hoeven uit te vinden of het risico lopen iets te vergeten. Managers zijn beter uitgerust om op elke situatie te reageren en weten dat ze het goed doen, wat hen helpt om meer verantwoordelijkheden op zich te nemen met minder stress.

Wanneer er zich problemen en vragen voordoen, kunnen managers zich tot Asana wenden voor oplossingen. Managers kunnen zich bijvoorbeeld afvragen wat het proces is om apparatuur aan te schaffen of bij wie ze budgetinformatie kunnen krijgen. Het Morning Coworking-team heeft projecten voor elke unieke coworkingruimte om actiepunten, het proces voor het inchecken van nieuwe klanten en aankomende evenementen bij te houden.

Ze houden ook budgetten en facturen bij en beheren deze met Asana voor een soepelere afsluiting elke maand. Dit helpt Tania om zich te concentreren op de belangrijkste prioriteiten om snel vragen te beantwoorden en oplossingen te vinden, wat gewoon niet mogelijk was via e-mail en chat.

“Asana maakt het gemakkelijk om elk detail bij te houden zonder dat het complexer wordt. We gebruiken het om facturen te beheren en ervoor te zorgen dat er geen inconsistenties zijn. We kunnen elke maand op tijd rapporten en onkosten indienen, wetende dat er geen fouten zijn."

Houd de belangrijkste doelen bij

Met nieuwe problemen die in een bepaalde werkruimte moeten worden aangepakt, kan het gemakkelijk zijn om verstrikt te raken in de dagelijkse details en grotere doelen uit het oog te verliezen. Dat kan betekenen dat je het risico loopt het comfort en de consistentie te verliezen waar Morning Coworking om bekend staat, of dat het er uiteindelijk toe leidt dat Morning-managers zich niet betrokken voelen als ze niet zien hoe hun werk bijdraagt aan het grotere geheel.

Morning Coworking is er om een sensationele community te creëren en ervoor te zorgen dat mensen geweldige ervaringen hebben in de coworkingruimte. Dat geldt zowel voor onze klanten als voor onze eigen Werknemers. Asana helpt ons ervoor te zorgen dat we beide van dienst zijn.

Gelukkig zijn Tania en haar Team een stap voor met hun project voor het bijhouden van doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKR) in Asana. Het project houdt de grotere doelen van het bedrijf bij, zoals het certificeren van ruimtes als honderd procent groen (vanwege energieverbruik, recycling en meer) en het openen van één coworkingruimte per maand in 2019, evenals de grote doelen van individuen.

Ongeveer elke maand beoordeelt het team de OKR's om te zien hoe ze ervoor staan en om oplossingen te bedenken als er iets niet op schema is of moet worden bijgewerkt. Ze beoordelen ook de doelen van werknemers en brengen aankomende projecten naar voren die relevant kunnen zijn voor hun groei.

Snel en zinvol succes

In slechts een paar korte jaren heeft Morning Coworking een nieuwe standaard voor werkruimtes gezet door comfortabele ruimtes te bieden met zorgzame werknemers en een klantenkring die in hun community gelooft. Nu er nog meer locaties worden geopend, is het team van Tania klaar om snel te handelen, terwijl ze nog steeds goed nadenken over elke stap van het proces, met het oog op grote doelen.

Dankzij Asana kan Morning Coworking zich concentreren op de juiste details, met aandacht voor het totaalplaatje, om ervoor te zorgen dat ze de snelstgroeiende en meest geliefde coworkingruimte in Parijs zijn.