Amel Rechid is een Legal Manager bij Leroy Merlin France. Ze is verantwoordelijk voor contracten met betrekking tot inkoop en de toeleveringsketen, die de 144 winkels bevoorraadt en levert aan 600 miljoen online klanten. “Onze groei betekende dat onze projecten intern complexer zijn geworden. Dus begonnen we na te denken over het aanschaffen van een projectbeheertool die structuur aan ons werk zou kunnen toevoegen ", legde ze uit. “We wisten dat andere afdelingen in Leroy Merlin Asana gebruikten en besloten het zelf te proberen. Met een test- en leerbenadering dachten we: 'Laten we gewoon al onze projecten erin zetten en kijken hoe het werkt'. Het was geweldig om te ervaren hoe eenvoudig Asana te gebruiken is en welk inzicht het biedt in ons dagelijkse werk."

Overzicht en cross-functional samenwerking verzekeren 

Vóór de implementatie van Asana was de juridische afdeling afhankelijk van basistools, zoals e-mails en spreadsheets, wat de prestaties van het team negatief beïnvloedde. “Elke advocaat werkte 3-4 spreadsheets bij voor zijn projecten, evenals spreadsheets van onze interne klanten op het gebied van marketing, supply chain, IT en diensten. Het maakte projectbeheer zo'n tijdrovend proces ", zei Amel. “Daarna kwamen de vergadernotulen, contracten en ondersteunende documentatie - het kon tot 3 uur duren om de informatie te vinden die we nodig hadden.

“Omdat rapportage een handmatig proces is, was het ook heel moeilijk om een volledig overzicht van ons werk te krijgen. We hadden geen automatisering en geen visualisatie van gegevens, waardoor het moeilijk was om onze activiteiten bij te houden en te meten. En we hadden geen manier om te profiteren van de kennis van werknemers zodra ze het bedrijf verlieten."

Slimme samenwerking via Asana

Als centrale functie werkt het juridische team samen met andere bedrijfsafdelingen binnen Leroy Merlin. Volgens de Anatomie van werk-index is 'slimme samenwerking' het belangrijkste onderscheidende kenmerk tussen succes en mislukking wanneer een bedrijf deze toepast. Teams zijn uitgerust om hun werk effectiever te doen, waardoor een bedrijf zijn doelen sneller kan bereiken door de omzet te laten groeien, stormen te doorstaan en aan de behoeften van de klant te voldoen.  

"We wisten dat als we een manier vonden om informatie over onze projecten effectief te delen, we daaruit voordeel konden halen om productiever te worden", zei Amel. “Asana hielp ons om onze werkprocessen te formaliseren en onze interne klanten te helpen de waarde van het werken met het juridische team te realiseren.”

Laserfocus creëert meer tijd voor strategisch werk

Leroy Merlin was slim in de implementatie. Het koos ervoor om zijn werkprocessen te optimaliseren door gebruik te maken van de integraties van Asana om verbinding te maken met bestaande tools, waaronder Google Suite voor productiviteit en documentbeheer. Het heeft de noodzaak van onnodige handmatige inzet geëlimineerd - de Anatomie van werk-index laat zien dat werknemers 58% van hun werkdag verspillen aan 'werk over werk' en slechts 9% van hun werkdag besteden aan strategische taken.

"We verspillen geen tijd meer met het invullen van de lege plekken in spreadsheets," zegt Amel. "We hoeven niet eens na te denken over rapporten. Asana is magisch. Nu kunnen we ons gewoon concentreren op onze projecten, omdat we weten dat we elk rapport kunnen uitvoeren wanneer we maar willen, en de tastbare waarde kunnen aantonen die het juridische team aan het proces toevoegt."

Efficiëntie vereenvoudigt en versnelt het proces

De Anatomie van werk-index suggereert dat werknemers in leidinggevende functies 5,6 uur per week kunnen besparen door simpelweg bestaande werkprocessen te verbeteren. De juridische afdeling van Leroy Merlin heeft altijd meerdere strategische projecten tegelijk in behandeling. Amel is van mening dat haar team de efficiëntie bereikt die het nodig heeft om projecten op te leveren dankzij de regels die binnen Asana zijn ingesteld en die bepalen wanneer automatisering het proces kan vereenvoudigen, ondersteunen en versnellen. 

“Twee jaar geleden lanceerden we onze marktplaats in Frankrijk. Via Asana deelden we de verschillende fasen van het project met de advocaten, werkten we samen aan het werk en beheerden we activiteiten in Frankrijk, Spanje en Italië zonder dat de verschillende tijdzones de voortgang beïnvloedden."

Consistentie zorgt voor helderheid over werk in behandeling

Hoewel cross-functional teams hun eigen manier van werken hebben, verbetert Asana de zichtbaarheid van taken en identificeert het prioriteiten. "We gebruiken de portfolioweergave om de werkbelasting binnen de juridische afdeling te beheren, omdat we voor elk project op een overzichtelijke en duidelijke manier kunnen zien wat er op het spel staat, wat de potentiële risico's zijn en wat de belangrijkste details ervan zijn", legt Amel uit. “Hoewel elk project anders is, zorgt Asana voor uniformiteit in de manier waarop het team werkt, wat ons allemaal met elkaar verbindt.”

De Anatomie van werk-index suggereert dat duidelijke, gekoppelde doelen het gemakkelijker maken om samen te werken met belanghebbenden in andere functies, omdat werknemers eerder geneigd zijn om informatie te delen, ervoor te zorgen dat deze bij de juiste mensen terechtkomt en de belangrijkste belanghebbenden op de hoogte te houden. 

Terugkijkend op haar ervaring met Asana zei Amel: "Asana geeft ons een overzicht van alle activiteiten op een visuele en gemakkelijk te begrijpen manier. Het is echt handig wanneer het tijd is om budgetten met directeuren te bespreken en om aan ons hoofdkantoor te laten zien hoe we het dagelijkse werk van advocaten optimaliseren. We kunnen ook zien wanneer onze collega's het druk hebben en als het erop lijkt dat het te veel is, kunnen we een manier vinden om de werkbelasting binnen het team opnieuw in evenwicht te brengen."

Een slimme tool voor de juridische afdeling

Het regelgevingslandschap verandert voortdurend en Leroy Merlin wil graag de kennis en vaardigheden van al zijn juridische talenten benutten om zich voor te bereiden op wat er daarna gebeurt. Zoals de Anatomie van werk-index laat zien, zijn organisaties die goed samenwerken beter voorbereid om zich aan te passen, wat een duurzaam concurrentievoordeel oplevert en hun omzet op lange termijn doet groeien. 

"We hebben nieuwe consultants bij Leroy Merlin die al 1-2 jaar advocaat zijn," zei Amel. “In Asana hebben we een project gemaakt om onze collectieve juridische kennis vast te leggen en te delen. Als iemand besluit het bedrijf te verlaten, behouden we zijn of haar ervaring, zodat we er nog steeds van kunnen leren."

“Asana is zo'n krachtige tool, en terwijl het parlement nieuwe wetten blijft introduceren, weten we dat we in de beste positie blijven om gelijke tred te houden met de veranderingen.”