Kyna English begon aan het begin van de Covid-19-pandemie. Tram vond het gemakkelijk om gekwalificeerde docenten van over de hele wereld aan te nemen, maar het was een uitdaging om een wereldwijd team op één lijn te krijgen. Studentenprofielen en taken voor klantondersteuning werden bijgehouden in spreadsheets. Het probleem was dat spreadsheets niet altijd werden bijgewerkt. Teamleden moesten vaak door eerdere gespreks- en chatlogboeken spitten om actuele gegevens te vinden. De Anatomie van werk-index onthult dat werknemers 4,9 uur per week kunnen besparen met verbeterde processen. Tram had als doel om het klantbehoud te verhogen en te groeien van honderden naar duizenden studenten. Ze wist dat dit mogelijk was met betere werkprocessen. 

Een nieuwe manier van samenwerken vinden

Om Kyna English te laten groeien en processen efficiënter te maken, had Tram een tool nodig die:

• Zeer collaboratief, zodat het makkelijker was om informatie te vinden en werk in verschillende teams te beheren.

• Makkelijk te gebruiken, zodat nieuwe en bestaande medewerkers snel konden worden opgeleid.

• Beschikbaar voor integraties met chat- en e-mailsoftware om de communicatie met klanten op één plek bij te houden.

Tram gebruikte een proefversie van Asana en besloot dat het platform de juiste keuze was om het bedrijf te helpen schalen.

Asana was de juiste keuze voor Kyna English. Het platform is intuïtief, het integreert met onze e-mail- en chatsoftware en het bewaart informatie op één plek. Ik heb maar één platform nodig om op de hoogte te blijven van het werk in het hele bedrijf.

Tram Ho, oprichter en CEO van Kyna English

Asana implementeren met de hulp van Flexidata

Kyna English werkte samen met Flexidata, een Asana Solutions-partner, om workflows en rapportagefuncties op te zetten. Er werden rapportagedashboards opgezet om de werkdruk van werknemers en de voortgang van projecten bij te houden. De e-mail- en chatsoftware die Kyna English gebruikte, werd geïntegreerd met Asana, zodat berichten als taken in het platform worden doorgegeven.  Studentenprofielen werden ook vanuit spreadsheets naar Asana gemigreerd. Het resultaat? Het Kyna English-team is veel efficiënter geworden en heeft hun doel bereikt om duizenden studenten op te leiden.

Onderwijs duizenden studenten met behulp van Asana

Volgens de Anatomie van werk-index rapporteert 55% van de werknemers bij organisaties die goed samenwerken een omzetgroei in de afgelopen drie jaar. Kyna English geeft nu les aan meer dan 3000 studenten en heeft aanzienlijke verbeteringen in klantbehoud gezien.

Hier is een inzicht in de workflows en functies die het team van Kyna English het meest hebben geholpen.

Studentenprofielen bijhouden in Asana

Alle studentenprofielen worden als projecten opgeslagen in Asana. Informatie over persoonlijkheidstypen van studenten, leerpreferenties, voortgang in de klas, verwachtingen van ouders en bijbehorende ondersteuningsverzoeken worden op één plek bijgehouden. Deze rijke context maakt overdrachten van personeel veel gemakkelijker en helpt leiders sneller beslissingen te nemen over studentaccounts. 

Asana helpt ons samen te werken. Klantondersteuning is niet langer een tijdrovend proces. Het is eenvoudig om vervaldatums in te stellen voor klantverzoeken en de voortgang van taken bij te houden.

Tram Ho, oprichter en CEO van Kyna English

Werkbelastingen en taken van werknemers visualiseren

Dashboards zijn zo ingericht dat leiders bij Kyna English de werkbelastingen van werknemers kunnen bekijken en kunnen zien hoe het personeel met taken omgaat. Deze gegevens helpen Tram gemiste of te laat uitgevoerde taken te identificeren en betere beslissingen te nemen over doelen en middelen.

Plannen om de groei te verdubbelen

Toen Kyna English begon, waren de diensten gevestigd in Vietnam. Nu is het bedrijf actief in Indonesië en Thailand en heeft het plannen om verder uit te breiden. Het team van Kyna English heeft zich ten doel gesteld om het aantal studenten dat het bedrijf opleidt te verdubbelen. Met workflows die in Asana zijn georganiseerd en voortdurend worden verfijnd, twijfelt het team er niet aan dat ze hun nieuwe doel zullen bereiken.