Een opleiding van wereldklasse opschalen

"De grote uitdaging van elke dienstverlenende sector is eigenlijk het garanderen van geweldige service", zegt Hack Reactor CEO Tony Phillips. Dit geldt vooral wanneer het team gefragmenteerd is. HackReactor geeft lessen op 6 verschillende campussen in de VS.

Voor Hack Reactor is het hun focus om elk detail op elke locatie goed te doen. "Een van onze visitekaartjes is om mensen het gevoel te geven dat er zorgvuldig is omgegaan met hun opleiding; zelfs kleine dingen zoals ervoor zorgen dat alle informatie en spelling correct zijn op naamlabels op de oriëntatiedag. Dit is wat een geweldige service onderscheidt. Al deze kleine dingen die echt sterke servicebedrijven oppikken en uitvoeren. Het zit in de details.”

Informatie uit hersenen halen

Toen Hack Reactor net begon, was het voor Tony gemakkelijk om alle bewegende delen in de gaten te houden - groot en klein. Maar naarmate Hack Reactor meer locaties opende en er meer personeel en studenten bijkwamen, was het een uitdaging om dit niveau van nauwgezette zorg te schalen. Het was moeilijk voor Tony om erop te vertrouwen dat alle details geregeld waren.

"We moesten veel verschillende dingen standaardiseren en ze tegelijkertijd op verschillende locaties lanceren. We hebben locaties in New York, Austin, LA, San Francisco en online. Het is niet eenvoudig om in New York hetzelfde te laten gebeuren als in San Francisco: dezelfde soorten gebeurtenissen, dezelfde soorten gevoelens, dezelfde soorten emoties.”

Terwijl het team hun proces uitbouwde, hadden ze een centrale plaats nodig om informatie op te slaan om hen te helpen dat proces op nieuwe locaties te herhalen, terwijl ze tegelijkertijd de zichtbaarheid boden waar Tony naar op zoek was.

Tony was klaar om "informatie uit zijn hoofd te halen" en op een plek te zetten waar zijn groeiende aantal werknemers ernaar kon handelen. “We nemen veel informatie in ons op. Onze hersenen zijn vreselijk in opslag, maar erg goed in denken; je begint echt te willen dat een derde partij je informatie opslaat, zodat je er iets mee kunt doen."

Bij het kiezen van een tool voor het werk, dacht Tony als volgt over de selectie:

• Hoe kan ik er als CEO zeker van zijn dat elk noodzakelijk detail is geregeld?

• Hoe kunnen we er zeker van zijn dat gedetailleerde processen probleemloos op meerdere locaties kunnen worden gestandaardiseerd?

• Hoe kunnen we tijd besparen bij het uitvoeren van herhaalbare processen?

Van mind-meld naar modus operandi

Tony heeft Asana naar het hele Hack Reactor-team uitgerold, nadat hij het persoonlijk had gebruikt. “De trigger die ertoe leidde dat we Asana bedrijfsbreed introduceerden, was toen de 'mind meld' niet meer werkte. Zodra die telepathie die je in een kleine groep mensen hebt, wegvalt, heb je ineens een sterk gevoel van onzekerheid."

Eerst namen ze hun gedetailleerde documentatie over belangrijke processen - zoals cursusontwikkeling of faciliteiten - en maakten ze deze beschikbaar voor iedereen in het bedrijf. Door informatie in Asana te zetten, werd Tony ervan overtuigd dat zijn team de informatie had die ze nodig hadden om hun werk goed te doen.

Het was ook belangrijk dat de tool hen in staat zou stellen efficiënter te worden naarmate ze scholen toevoegden, dus ze waren enthousiast om gebruik te maken van de API van Asana.

"Er is een enorm onderscheidend kenmerk tussen Asana en andere tools, en dat is de zeer eenvoudige API-toegang. Zelfs als Asana niet perfect past bij een workflow, kan iemand zoals ik - een relatief middelmatige softwareontwikkelaar - functionaliteit toevoegen via de API om een aangepaste oplossing te bouwen die een team helpt meer gedaan te krijgen."

Na het gebruik van de sjabloonfunctie van Asana om projecten en processen te kopiëren, voegde het HackReactor-team nog meer aangepaste functionaliteit toe via de API en creëerde het een programma dat ze Show Runner noemden. “We hebben een gigantisch klassensjabloon; we hebben een systeem geschreven met de Asana API dat automatisch alle taken kopieert die nodig zijn voor een nieuwe klas en die taken vervolgens automatisch toewijst. Wat we op de API hebben gebouwd, heeft ons in staat gesteld om herhaalbare taken toe te wijzen aan de juiste mensen, alle juiste dingen op het juiste moment. Elk detail is geregeld."

Alles gaat via Asana

Nu gebruikt het personeel van Hack Reactor van meer dan 200 mensen Asana voor een groot aantal verschillende workflows. “Onze beheerprocessen verlopen via Asana. Onze functioneringsgesprekken verlopen via Asana. Onze standaardwerkprocedures verlopen via Asana. Ons HR-beleid staat in Asana. Onze evenementen die we organiseren voor het moreel van het personeel, dat gaat allemaal via Asana. Alles gaat via Asana.”

• Documentatie en sjablonen: “Asana helpt ons omdat je kunt dupliceren. We maken VEEL sjablonen in Asana. Je hebt een heel project of je hebt een heel proces en je kunt gewoon een kopie maken en het gewoon hierheen sturen en zeggen: 'Doe het precies zo.'"

• Prestatiebeoordelingen: “Met Asana kan ik zien waar we staan en hoe we vooruitgang boeken. Asana helpt me om in te schatten over wie ik me zorgen moet maken en hoe vaak ik contact met hen moet opnemen."

• 1:1-vergaderingen: "Privéprojecten zijn geweldig voor 1:1-vergaderingen met elk teamlid of voor gespreksonderwerpen met het directieteam."

• Facilitair management: "We hebben checklists voor onze activiteiten en facilitaire taken, die we 'Space Ops' noemen. Er is een Asana-taak om ervoor te zorgen dat de planten water krijgen."

• Admissie: “Alle aspirant-studenten zijn een taak. We gebruiken Asana om studenten tijdens hun aanvraagproces voor een programma bij te houden."

We kunnen echt niet zonder Asana. Iedereen gebruikt Asana, in het hele bedrijf.

Tony Phillips, CEO bij HackReactor

Het gebruik van Asana op alle plaatsen is van cruciaal belang geweest om Hack Reactor te helpen schalen. Zoals Tony het zegt: "We hebben onze operationele kosten gehalveerd omdat we efficiënter kunnen werken met de processen die we in Asana hebben opgezet." En terwijl de kosten omlaag gaan, gaat de kwaliteit van de klaservaring en de ervaring na het afstuderen omhoog. Afgestudeerden van Hack Reactor worden voor 98% aangenomen.