Een tien jaar oud productieproces vernieuwen

Heidi Garthwaite is de Studio Manager bij Engage Interactive, waar ze toezicht houdt op het productieproces van het bureau en de werkbelasting beheert van meer dan 30 digitale marketeers, ontwerpers en ontwikkelaars. In deze rol staat ze centraal in al het werk voor klanten en in de communicatie en is ze verantwoordelijk voor het op schema houden van de af te leveren producten en voor het welzijn van het team.

Kort nadat het Bedrijf zijn 10-jarig jubileum had gevierd, werd het voor Heidi duidelijk dat het Team een nieuw proces nodig had voor het plannen, organiseren en uitvoeren van het werk. Engage Interactive en haar klantenbestand waren beide onlangs uitgebreid en Heidi begon de druk te voelen van het handmatig bijhouden van de taken van elke teamgenoot in een geïsoleerde takenlijst.

Een nieuwe manier van werken

Na drie maanden onderzoek, gevolgd door drie maanden proef met meerdere opties, koos Heidi Asana als de nieuwe werkbeheertool van het bureau. Het was niet alleen de meest intuïtieve oplossing die ze was tegengekomen (sommigen van het team gebruikten de gratis versie al persoonlijk!), maar het was ook de meest flexibele. Met Asana kon Heidi eenvoudig werk toewijzen en beheren op basis van taakkenmerken (bijv. ontwerp, web, inhoud), de capaciteitsplanning optimaliseren en aangepaste rapporten uitvoeren om realtime statusupdates te krijgen over taken en deadlines van klanten.

Deadlines halen en nieuwe mijlpalen bereiken

Tegenwoordig gebruikt Engage Interactive Asana om alles te beheren, van de meest complexe, full-service digitale merktransformaties tot het bevoorraden van de keuken. Elke klant heeft een eigen project in Asana en het team gebruikt taken om het werk op te splitsen in uitvoerbare categorieën, zoals het schrijven van inhoud en webupdates. Deze taken worden vervolgens toegevoegd aan een capaciteitsplanningsproject dat Heidi gebruikt om ervoor te zorgen dat iedereen op maximale productiviteit werkt. Ze zijn zelfs begonnen met het onderzoeken van de integratie van Asana met Gmail, zodat ze al hun bedrijfskritieke communicatie verbonden kunnen houden.

Asana voldoet aan alle eisen. En meer. Het is gemakkelijk te gebruiken, heeft veel functies en evolueert voortdurend, waardoor het voor ons gemakkelijker dan ooit is om ons werk te doen en onze klanten bekroond digitaal werk te leveren.

Met een volledig vernieuwd Werkbeheerproces, een spannende lijst met nieuwe klantprojecten en een gloednieuw kantoor in Leeds, is er geen twijfel mogelijk dat Engage Interactive goed voorbereid is om de komende 10 jaar als bureau en daarna aan te gaan.