Met zoveel bewegende onderdelen voor de rebranding en nieuwe teamgenoten om te beheren, realiseerde hij zich al snel dat e-mail niet de zichtbaarheid, structuur of planningsondersteuning bood die het team nodig had. Johannes had een tool nodig om het werk van het team te centraliseren, organiseren en beheren om een succesvolle rebrand te lanceren.

Nu we campagnesjablonen hebben en de projectvoortgang bijhouden in Asana, besparen we meer dan 20 uur per maand op vergaderingen. Dit heeft ons team veel efficiënter gemaakt en ons in staat gesteld om nieuwe strategieën uit te proberen, zoals prestatiemarketing.

Op zoek naar een oplossing om silo's te elimineren en werk te centraliseren

Toen Johannes op zoek ging naar een Werkbeheertool, had hij een paar belangrijke vereisten in gedachten. De tool moest:

• Flexibel genoeg zijn om verschillende marketingworkflows te beheren, zoals campagnes, creatieve productie, evenementen en partnerschappen.

• Plannen, individuele verantwoordelijkheden en deadlines duidelijk maken om iedereen op één lijn te houden.

• De samenwerking met cross-functional partners zoals IT, merchandise en media verbeteren.

• Gebruiksvriendelijk en intuïtief zijn om ervoor te zorgen dat het team deze nieuwe manier van werken snel zou overnemen.

Na het testen van een paar tools koos Johannes voor Asana omdat het alle functionaliteit had die zijn team nodig had en intuïtief te gebruiken was, net als hun favoriete apps voor consumenten.

Van het beheren van de rebranding van de club tot hun hele marketingplan

Johannes begon Asana te gebruiken om de complexe rebranding van de club te beheren. Toen het team meer van hun werk voor de rebranding in Asana begon bij te houden, zagen ze uit de eerste hand hoe gemakkelijk het is om informatie te vinden, individuele verantwoordelijkheden en deadlines te zien en de voortgang bij te houden. Dus begonnen ze meer van hun werk, zoals merchandise en reclamecampagnes, naar Asana te verplaatsen.

Door ons werk naar Asana te verplaatsen, kunnen we nu campagnes 50% sneller lanceren, omdat iedereen het plan kan zien en weet waar hij of zij verantwoordelijk voor is.

Tegenwoordig gebruikt het marketingteam van Borussia Mönchengladbach Asana om al hun marketingactiviteiten te beheren, waaronder:

• Marketingstrategie: Vanaf 2019 begon het team hun marketingstrategie en het algemene plan voor het jaar in Asana bij te houden. Dit heeft iedereen geholpen om op één lijn te komen over de belangrijkste programma's en initiatieven, zodat iedereen weet welk werk prioriteit moet krijgen.

• Marketingcampagnes: Het team beheert alles, van grote merkcampagnes tot kleine sociale campagnes voor de verkoop van lastminutetickets. Dit zorgt ervoor dat iedereen in het team weet welke projecten er lopen en waar ze verantwoordelijk voor zijn om op tijd te kunnen lanceren.

• Creatieve productie: alle aanvragen voor creatieve activa die op de website van de club, sociale media-accounts, advertenties en andere kanalen verschijnen, worden beheerd in Asana. Nu worden alle aanvragen op één plek bijgehouden, zodat er niets over het hoofd wordt gezien en het team kan zien waar elk onderdeel in het productieproces staat.

Omdat het team alle campagnes in behandeling kan zien, waar ze staan en waar iedereen aan werkt, bespaart elke teamgenoot gemiddeld 20 uur per maand die voorheen werden besteed aan het coördineren van werk en het bijwonen van statusvergaderingen. Met meer tijd om zich te concentreren op het werk dat er toe doet, zijn Johannes en zijn team in staat geweest om hun mentaliteit te veranderen van: "We moeten dit gewoon voor elkaar krijgen" naar: "Laten we onze marketingkanalen optimaliseren om meer inkomsten te genereren."

De volgende fase: het optimaliseren van hun kanalen om meer omzet te genereren

Voor de volgende fase in hun evolutie richt het marketingteam hun aandacht op prestatiemarketing. Dit omvat alles, van het optimaliseren van hun website en het verbeteren van de e-commerce-ervaring tot het testen van nieuwe kanalen om in contact te komen met hun trouwe fans en spelbezoekers. Hoewel dit werk niet gemakkelijk zal zijn, zijn Johannes, het marketingteam en hun cross-functional partners ervan overtuigd dat ze het met Asana kunnen.