John Spedan Lewis는 연간 보너스를 통해 직원들에게 이익을 분배하고, 우수한 근무 환경을 제공하며, 모든 의사 결정에 대한 발언권을 부여하는 새로운 비즈니스 모델을 믿었습니다. 오늘날, 파트너라고 불리는 회사의 83,000명 이상의 직원들은 여전히 동일한 혜택을 누리고 있습니다.

The John Lewis Partnership의 인사(HR) 부서 솔루션 개발 팀은 판매 파트너를 교육하는 동영상 플랫폼, 코칭 및 피드백 툴, 직업 교육에 대한 환급 제도와 같은 직원 프로그램을 지원하기 위한 사내 솔루션을 만듭니다. 회사 전체의 구조조정 후, 이러한 솔루션을 설계하고 개발하는 데 도움을 주기 위해 인사팀 내에 UX 팀이 구성되었습니다. John Lewis Partnership의 UX 디자이너인 Philip Quarterman은 “모든 프로젝트는 설계에 앞서 솔루션이 근본적인 비즈니스 니즈에 부합하는지 확인하기 위해 먼저 저희 팀을 거칩니다.”라고 말합니다.

UX 팀은 요청 수신 프로세스를 간소화하고 교차 기능 협업을 명확히 하기 위해 Asana를 도입했습니다. 이는 모두 HR이 파트너에게 권한을 부여하는 데 있어 더욱 효율적이 되도록 하기 위한 것입니다. Philip은 "우리는 모두 비즈니스의 공동 소유자입니다"라고 말합니다. “본사의 어떤 부서에서든 비즈니스가 수익을 창출하도록 돕지 않는다면 우리는 순수 비용이라는 점을 기억해야 합니다. 우리가 하는 모든 일은 파트너의 업무 수행 능력을 향상시키거나 어떤 식으로든 비용을 절감하는 데 도움이 되어야 합니다. 저희는 이를 끊임없이 강조하고 있습니다.”

다양한 업무 스타일을 수용할 수 있는 툴을 찾고 있습니다

UX 팀이 너무 신생 팀이었기 때문에 Philip은 "사람들이 프로젝트에 언제 참여해야 하는지, 어디에서 인계가 이루어져야 하는지, 팀 간 가시성이 부족한지에 대한 명확성이 부족했습니다"라고 말합니다. 따라서 UX 팀이 이전에 사용하던 작업 관리 소프트웨어가 변경되었을 때, 더 넓은 범위의 인사팀과 협업하고 통합하기 수월한 대체 소프트웨어를 찾았습니다.

Asana를 선택한 이유 중 하나는 보드와 목록 프로젝트가 있기 때문입니다. 이를 통해 팀원들이 선호하는 프로젝트 구조에서 업무를 수행할 수 있습니다.

또한 다양한 업무 스타일에 맞출 수 있는 툴이 필요했습니다. Philip은 "Asana를 선택한 이유 중 하나는 보드와 목록 프로젝트가 있다는 점"이라며 작업을 목록이나 칸반 보드로 볼 수 있다는 사실을 언급합니다. “이를 통해 팀원들이 선호하는 프로젝트 구조에서 업무를 수행할 수 있습니다.”

Asana에서 팀을 하나로 통합

UX 팀이 Asana에서 요청과 프로젝트를 관리하기 시작했을 때, 다른 팀이 업무 요청을 쉽게 제출할 수 있도록 웹 양식을 Asana와 연동했습니다. Philip은 "우리는 들어오는 요청을 관리해야 하며, 이 툴을 통해 이를 수행할 수 있습니다."라고 설명합니다. Asana를 사용하면 작업 목록을 매우 쉽게 설정할 수 있습니다. 이것이 핵심입니다.”

결국 UX 팀과 협업하는 팀들도 이 업무 방식을 도입하게 되었습니다. 곧 Asana는 솔루션 개발 전반의 프로젝트를 관리하는 데 사용되었으며, 포트폴리오 기능을 통해 여러 부서 간의 연결 고리를 찾을 수 있었습니다. 각 팀은 자체 프로젝트의 포트폴리오를 보유하고 있습니다. 각 프로젝트는 한 팀이 이끌며, 작업을 배정하여 다른 팀으로부터 리소스를 확보할 수 있습니다. “내부적으로 프로젝트를 관리하는 방식이 완전히 바뀌었습니다. 저희는 이 방식을 더 넓은 범위의 인사 부서에 소개하며 '이것이 저희의 업무 방식입니다. 이렇게 하면 프로젝트가 순조롭게 진행됩니다.’”

워크플로를 처음부터 끝까지 확인하기

Philip은 Asana를 사용하기 전에는 "팀 간 가시성이 없었다"고 말합니다. 하지만 오늘날에는 모든 팀이 UX 팀이 수행 중인 모든 프로젝트를 확인할 수 있습니다. 각 프로젝트에는 작업과 하위 작업이 있으며, 이러한 작업과 하위 작업은 담당 팀에 따라 다른 프로젝트에도 포함됩니다. 그리고 Asana의 시각적 특성은 이전에 혼란스러웠던 협업 프로세스에 명확성을 더합니다. Philip 님은 "각 요청이 프로세스의 어느 단계에 있는지 훨씬 더 시각적으로 확인할 수 있고 핸드오프가 더 명확해지기 때문에 사람들은 Asana의 보드를 매우 만족스럽게 사용하고 있습니다. 작업의 소유권을 변경하고 누가 무엇을 하는지 확인할 수 있는 기능이 도움이 되었습니다.”

각 요청이 프로세스의 어느 단계에 있는지 훨씬 더 시각적으로 확인할 수 있고 핸드오프가 더 명확해지기 때문에 사람들은 Asana의 보드를 매우 만족스럽게 사용하고 있습니다.

Asana는 일상적인 워크플로를 간소화하는 데도 도움이 되었습니다. 모든 새로운 프로젝트 요청은 간단한 설명, 연락처 세부 정보, 마감일, 프로젝트 브리프를 위한 필드가 있는 단일 양식 연동을 통해 접수됩니다. 이 요청은 매주 열리는 중앙 주간 미팅에서 평가된 후 Asana에서 팀원에게 배정됩니다. Asana에서 진행 상태를 추적할 수 있는 기능과 댓글 기능을 통해 내부적으로나 외부 개발자와의 진행 상태 체크인 미팅 횟수를 줄일 수 있었습니다.

모두 파트너를 위한 것입니다

Philip의 UX 팀은 매출 증가, Google 애널리틱스의 교육 동영상 조회수, 만족도 점수와 같은 KPI를 통해 솔루션의 성공 여부를 추적합니다. 하지만 다른 인사팀과 협업하는 방식은 비즈니스를 효율적으로 강화한다는 더 큰 목표에 기여합니다. 원활하게 운영되는 부서로서, 팀은 파트너가 훌륭한 업무를 수행하고, 비용을 낮추며, 함께 비즈니스를 성장시킬 수 있도록 지원할 수 있습니다.