Sebagai merek independen - yang hanya terhubung dengan Volvo di beberapa bidang - Polestar menetapkan lintasan pertumbuhan yang pesat. Sejak 2019, perusahaan telah hadir di Jerman dan saat ini memiliki sekitar 50 pegawai. Unit bisnis Jerman terutama bertanggung jawab atas penjualan digital, pemasaran, dan pengiriman kendaraan. Lincah dan gesit, tim ini membuka jalan baru, membedakan mereknya dari induknya, Volvo, dan menghadirkan sesuatu yang baru di pasar. Fokusnya adalah pada desain, teknologi, kinerja, dan yang terpenting, keberlanjutan. Polestar dapat membuat dan mengimplementasikan proyek lebih cepat dan dengan lebih sedikit upaya administratif atau proses persetujuan, salah satu keunggulan startup.

Polestar dan Asana - Kurangi kompleksitas, tingkatkan kejelasan

Bastian Ruther, Kepala Bidang Ritel di Polestar sejak Juli 2021, adalah salah satu pegawai pertama di Polestar di Jerman. Awalnya, dia harus menangani sejumlah besar isu rumit yang pada mulanya memerlukan penataan dan penentuan prioritas. Pada saat itu, setiap pegawai mengerjakan hampir semua topik secara bersamaan; banyak proses kerja lintas divisi yang perlu diimplementasikan dan dimulai. Saat ini, Bastian menangani pengorganisasian dan implementasi manajemen prospek serta pengembangan bisnis dengan bantuan Asana. Dia dan koleganya, Carl Christian Werner, mulai mencari Alat manajemen kerja yang sesuai untuk memfasilitasi proses kerja. Manajemen kerja adalah pendekatan sistematis untuk mengoordinasikan Alur Kerja perusahaan, memberikan kejelasan kepada tim untuk mencapai gol mereka lebih cepat, dan memastikan setiap orang memiliki informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas yang paling efektif.

Sebagai Manajer Polestar 1, Carl Christian Werner memiliki tanggung jawab lintas fungsi untuk penjualan, penempatan, dan pengiriman. Sejak pertengahan 2021, ia juga telah mendukung Polestar dalam berekspansi ke dua pasar baru – Austria dan Swiss. Carl Christian Werner sudah memiliki pengalaman dengan Asana sebelum bergabung dengan Polestar. Dia mempromosikan penggunaan Asana di Polestar sebagai Alat manajemen kerja, berfokus pada penetapan pendekatan terstruktur untuk proses berulang dan penentuan tujuan serta progres secara jelas melalui Tujuan dan Hasil Utama (OKR) dan angka yang tepat.

Kebutuhan Polestar untuk meningkatkan struktur organisasinya menjadi jelas pada akhir 2020 ketika tim tumbuh melebihi sepuluh pegawai pertama. Tugas kerja mulai lebih sering diduplikat dan manajer mengalokasikan tugas melalui email. Inilah titik awal bagi Asana. Yang menjadi pengubah permainan adalah pelacakan kinerja dengan OKR, dikombinasikan dengan alokasi tugas dalam satu alat. Ini langsung efektif, memberikan solusi sempurna untuk kebutuhan Polestar. 

Bagian Anna Wesolowski juga menggunakan Asana. Dia telah bekerja di Polestar sejak awal dan, bersama seorang kolega, menangani komunikasi perusahaan dan PR. Namun, rekonsiliasi departemen harian sebagian besar terjadi dalam percakapan langsung. Keduanya menggunakan Asana untuk proyek yang lebih besar atau topik pekerjaan yang lebih kompleks yang melibatkan beberapa Bagian. Asana juga membantu dalam serah terima saat liburan atau ketika seseorang mengambil alih proyek, memastikan tidak ada informasi yang hilang dalam email.

Asana: Penggerak pengiriman di Polestar

Asana sudah digunakan di banyak bidang dan mempercepat proses kerja yang membutuhkan kolaborasi lintas departemen di Polestar Jerman. Misalnya, Asana membantu saat pegawai mengakses templat yang telah ditentukan sebelumnya via Asana. Selain itu, pegawai baru menjalani proses onboarding standar sepenuhnya di Asana. Proses pengiriman Polestar 1 juga dikelola melalui Asana. Pemetaan proses standar adalah contoh peningkatan efisiensi lebih lanjut. Pengalaman yang ada dapat dimanfaatkan, yang secara signifikan mempercepat proses dan mengurangi kemungkinan terulangnya kesalahan yang sudah diketahui. Sebelum memperkenalkan alat manajemen kerja, perusahaan yang berkembang pesat ini harus mengatasi beberapa masalah. Setelah dipetakan ke Asana, pegawai kini sepenuhnya mengandalkan proses Asana dan, misalnya, mengambil lokasi layanan baru dengan langkah-langkah proses, waktu, dan penugasan yang jelas. Selama rapat yang sedang berlangsung, peserta dapat memasukkan topik prioritas ke papan Asana atau menuliskan komentar agar semua orang dapat melihatnya.

Karena kebiasaan memang sulit diubah, beberapa pegawai cenderung kembali ke cara kerja lama mereka. Namun demikian, penggunaan Asana bersifat sukarela sehingga pegawai merasa nyaman dengan cara kerja mereka - tanpa tekanan apa pun. Menurut Bastian Ruther, tim harus menggunakan alat ini ketika alat tersebut menawarkan nilai nyata dan mengurangi beban kerja. Di Polestar Jerman, Asana telah membuktikan nilainya, mengingat tingkat adopsi hingga saat ini.

Semua tanda mengarah pada pertumbuhan di Polestar

Meskipun sejauh ini Polestar hanya menggunakan Asana di Jerman, sudah ada banyak kasus penggunaan yang telah meningkatkan Alur Kerja dan kualitas pengalaman pelanggan. Proses pemesanan dan pengiriman adalah contoh yang dapat ditampilkan: keduanya sepenuhnya otomatis. Dengan Polestar 1, banyak pihak yang terlibat, dan semua orang harus mengikuti prosesnya - jika tidak, pengalaman pelanggan eksklusif berisiko. Awalnya, pegawai menangani hal ini melalui rapat dan pelacak Excel. Asana memungkinkan distribusi pekerjaan yang efisien, yang menghasilkan peningkatan kualitas pengiriman yang stabil.

Tim Polestar bekerja sama dengan pelanggan untuk sepenuhnya memenuhi persyaratan mereka selama pemesanan. Misalnya, pelanggan dapat meminta pengiriman ke alamat lain, bukan pengiriman ke rumah. Carl Christian Werner bekerja di area penjualan bersama seorang kolega yang menangani pengiriman dan area purna jual. Setiap permintaan dalam proses pengiriman harus dipenuhi pada waktu yang tepat. Kurangnya komunikasi atau tanggung jawab yang tidak jelas menimbulkan risiko penundaan. Apakah dokumen kendaraan telah dikirimkan ke penyedia layanan pendaftaran? Apakah penerimaan pembayaran telah dikonfirmasi? Dapatkah proses pendaftaran dipicu?

Dalam beberapa kasus, ada perbedaan signifikan dalam waktu yang dibutuhkan dari kedatangan kendaraan hingga tanggal pengiriman - juga karena kebutuhan pelanggan individu. Kerangka waktu ini sekarang relatif konstan, sekitar dua minggu setelah mobil tiba di Polestar. Asana telah memungkinkan Carl Christian Werner dan koleganya untuk memastikan pengalaman pelanggan sebaik mungkin dan mewujudkan nilai-nilai mereka sebagai produsen kendaraan listrik berkinerja inovatif.

Berkat Asana, proses inti dipetakan dengan jelas dan terstruktur. Itu sangat membantu. Semuanya berjalan lancar.

Asana juga penting dalam membantu memperluas jaringan layanan Polestar di Jerman, yang dikelola oleh bagian purna jual.

23 titik layanan awal hampir meningkat tiga kali lipat menjadi 61 titik layanan dalam ekspansi kedua. Hanya butuh dua hingga tiga jam untuk menunjukkan kepada kolega cara mengaturnya di Asana. Daftar periksa Asana yang ada diduplikasikan, dimodifikasi, dan digunakan kembali untuk jaringan layanan baru. Angka-angka ini dengan jelas menggambarkan peningkatan efisiensi. Akhirnya, jumlah titik layanan meningkat dari 61 menjadi 125 dan kemudian menjadi sekitar 200. Berkat Asana, proses dapat diskalakan dan diduplikasikan. Perluasan lebih lanjut menjadi jauh lebih mudah dikelola.

Berkat Asana, semuanya berjalan sebagaimana mestinya - ini menunjukkan manfaat pelacakan proyek yang baik.

Asana membuat proyek tetap tenang dalam situasi yang menantang

Asana menunjukkan kekuatan yang luar biasa, terutama dalam mengelola situasi rumit. Saat merencanakan untuk memamerkan produk di International Motor Show (IAA), Polestar berhasil memamerkan produknya. Biasanya untuk startup yang tumbuh pesat, kehadiran perusahaan di pameran diatur dengan sumber daya yang relatif sedikit - dan, oleh karena itu, jauh lebih efisien. Bagi Polestar, memamerkan produk di pameran dagang yang begitu penting adalah tantangan besar dan menarik. Kerja tim diperlukan, dan semua Bagian terlibat. Asana membantu melacak semuanya. Minggu demi minggu dan rapat demi rapat, tugas ditetapkan, diproses, dan dipenuhi, memberikan keyakinan bagi anggota tim. Tanggung jawab jelas dan transparan bagi semua orang, dan semuanya ada di satu tempat. Anggota tim dapat melihat tugas mana yang sudah selesai. Semua orang dapat berkontribusi dan menanggapi ide.

Asana memberikan struktur dan kejelasan pada perencanaan proyek - dan ketenangan pikiran yang luar biasa bagi tenaga kerja.

Jalan di depan – ke mana arahnya?

Fitur OKR masih dalam evaluasi di Polestar. Bersama dengan dukungan Asana, Bastian Ruther dan Carl Christian Werner berfokus untuk mengetahui fungsi baru apa yang ditawarkan fitur "Gol" dan cara Polestar dapat menggunakannya dengan paling efisien. Sejauh ini, Asana hanya digunakan untuk memetakan proses kerja di Polestar Jerman. Bastian Ruther ingin Asana menjadi alat pilihan untuk seluruh Polestar. Yakin akan manfaatnya, ia terus mempromosikan Asana di tingkat perusahaan. Dia melihat strategi umum untuk penerapan lintas batas sebagai langkah berikutnya. Sampai jalan untuk distribusi yang lebih luas terbuka, Bastian Ruther dan Carl Christian Werner akan terus menikmati Asana. Mereka berkomunikasi secara rutin dengan tim Asana dan merasa mendapat informasi yang memadai mengenai pengetahuan Asana dan peningkatan efisiensi lebih lanjut. Asana bermitra dengan Polestar untuk merevolusi pasar otomotif dan melanjutkan misi: Meningkatkan masyarakat menggunakan desain dan teknologi yang mempercepat peralihan ke mobilitas listrik yang berkelanjutan.