Tim Humas APAC HubSpot memusatkan manajemen program untuk mencapai efisiensi dengan Asana

HubSpot adalah platform terkemuka untuk pertumbuhan bisnis yang terdiri dari perangkat lunak pemasaran, penjualan, dan layanan pelanggan, serta CRM gratis yang andal. Lebih dari 60.500 pelanggan di lebih dari 100 negara menggunakan perangkat lunak yang memenangi penghargaan, layanan, dan dukungan HubSpot untuk mengubah cara mereka memikat, melibatkan, dan menyenangkan pelanggan.

Ketika Elissa Hudson menjadi kepala Humas HubSpot untuk wilayah APAC pada tahun 2018, dia memegang tugas yang berat. Berbasis di Sydney, Australia dan bekerja sebagai bagian dari tim pemasaran regional, dia bertanggung jawab untuk membangun kesadaran merek untuk HubSpot dengan secara aktif mengupayakan liputan media di negara-negara utama di seluruh APAC.

Pelacakan tugas secara manual menciptakan mimpi buruk administratif

Bekerja dengan tiga perusahaan Humas, serta kolega yang berbasis di berbagai benua, dan melapor langsung kepada direktur regional di Singapura, Elissa menghadapi sejumlah besar tugas dari berbagai zona waktu. Pada satu waktu, dia bisa saja mengerjakan lebih dari 30 stori media berbeda, ditambah banyak tugas yang melekat pada masing-masing stori itu, seperti mencari pernyataan dari juru bicara, menulis konten, menyediakan ilustrasi visual, berkoordinasi dengan berbagai pemangku kepentingan, dan banyak lagi.

Elissa menggunakan kombinasi pena dan kertas untuk tugas sehari-hari dan spreadsheet untuk pengelolaan proyek, tetapi sistem pelacakan manual ini jauh dari ideal dan menyebabkan masalah krusial:

• Sejumlah item tindakan penting dan hal yang harus dikerjakan untuk penempatan media menjadi terabaikan sehingga mengakibatkan banyak peluang terlewatkan.

• Ini memperlambat agensi mereka karena tugas-tugas tidak diselesaikan dengan cukup cepat.

• Karena tidak ada tampilan tentang sejauh mana kemajuan setiap penempatan media, memperkirakan apakah target cakupan terpenuhi setiap bulan menjadi sulit.

Dari kekacauan menjadi manajemen terpusat

Tim membutuhkan alat yang dapat dengan lancar mengelola alur cerita, tugas pribadi, dan kolaborasi dengan manajer. Setiap tugas harus diidentifikasi agar tidak terabaikan, tetapi tugas juga membutuhkan sistem yang akan menawarkan pemahaman umum tentang kemajuan proyek.

Asana menawarkan antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan, aplikasi seluler untuk perencanaan saat bepergian, dan integrasi dengan dua alat penting untuk pekerjaan tim: Gmail dan Slack. Yang terpenting, Asana memungkinkan standardisasi proses dan menyatukan tugas ke dalam proyek dan papan tertentu. Hal ini memungkinkan kemudahan penyelesaian tugas dan merupakan cara yang efektif untuk melacak perkembangan di setiap wilayah.

Efisiensi yang meningkat dan wawasan yang lebih baik

Berkat Asana, aktivitas sehari-hari tim menjadi jauh berbeda. Bagi Elissa, perbedaan ini dimulai dengan perjalanan paginya, yaitu saat dia dapat dengan mudah merencanakan dan membuat prioritas kegiatan hari itu dengan aplikasi seluler Asana. Dengan Integrasi Gmail dan Slack, dia dapat mengubah permintaan kolega luar negeri menjadi tugas terlacak, dan item yang membutuhkan masukan manajer dapat dengan mudah diberikan dan ditambahkan ke agenda tatap muka mereka.

Dalam hal menangani peluang media, tim memanfaatkan sepenuhnya proyek Asana dalam tampilan papan. Semua peluang diberi kode warna menurut wilayah dan dikategorikan berdasarkan tahap perkembangannya. Tim dapat dengan mudah membuat visualisasi tentang cerita yang sedang dikerjakan dan menambah subtugas ke proyek guna memastikan langkah yang lebih kecil tidak luput dan menghambat proyek.

Visualisasi ini juga membantu Elissa dan tim mendapatkan wawasan tentang cara melacak gol. Sedangkan sebelumnya, tim harus mengandalkan spreadsheet. Sekarang, mereka dapat dengan cepat melihat pada tahap apa setiap peluang berada. Hal ini memungkinkan prediksi yang mudah tentang seberapa berkembang stori tertentu, atau kapan penempatan harus ditayangkan sehingga memungkinkan perencanaan dan prakiraan cakupan yang lebih akurat. Jika ada celah teridentifikasi di dalam pipeline, tim dapat mengambil alih dan secara proaktif mempromosikan stori untuk memastikannya memenuhi target.

Penskalaan menjadi sederhana

Elissa mengembangkan tim in-house untuk mendorong lebih banyak liputan media di wilayah utama mereka dan dia akan menggunakan Asana sebagai dasar onboarding dan kolaborasi. Karyawan pertamanya adalah seorang profesional Humas yang akan memimpin kawasan Asia. Karyawan ini akan melapor langsung ke Elissa dan Asana akan berfungsi sebagai tautan yang menghubungkan pekerjaannya agar dia dapat dengan mudah berkolaborasi di seluruh kantor dan zona waktu.

Visibilitas penuh tentang proyek dan proses juga akan mengarah pada proses onboarding yang mulus, yang memungkinkan Elissa dan timnya yang sedang berkembang untuk terus menskalakan HubSpot di seluruh wilayah APAC.