Hoe Panacea Skincare zijn bedrijf opschaalt met Asana

“Veel bedrijven die het in de beginfase goed doen, met name bedrijven die product-marktmatch hebben bereikt, hebben geen solide basis,” zegt Terry Lee, oprichter van Panacea Skincare, een nieuw, op Koreaanse schoonheidsproducten geïnspireerd merk. “Dus begint het allemaal in te storten, of het nu gaat om de Communicatie of om de afstemming binnen het Team.”

Terry is in hart en nieren ondernemer en kent dit feit maar al te goed.

Voordat hij Panacea oprichtte, was Terry de COO van MeUndies, waar hij Werknemer nummer zeven was (er zijn er nu meer dan 100) en hielp het bedrijf laten groeien van 5 miljoen dollar naar 50 miljoen dollar aan jaarlijkse inkomsten. Een belangrijke drijfveer achter deze snelle groei? Structuur, Team-afstemming en effectieve Communicatie.

Terry is nu aan een nieuwe avontuur begonnen bij Panacea en weet uit zijn eerdere ervaring met het opbouwen van bedrijven dat er meer nodig is dan een innovatief idee en een product dat past bij de markt om succesvol te zijn. De eerste tool die hij gebruikt voor hulp? Asana.

“Wanneer je een bedrijf opricht, is er zoveel gaande en zijn de middelen beperkt – tijd, geld, mensen”, aldus Terry. “Je draagt veel verschillende petten, dus je hebt een effectieve manier nodig om alles bij te houden.”

Asana helpt Panacea al hun werk te organiseren, elk proces voor het Bedrijf te beheren en op één lijn te blijven, zodat ze snel kunnen handelen, kunnen groeien en succesvol kunnen opschalen. En met een ambitieuze visie voor Panacea implementeert Terry veel van de praktijken waarvan hij weet dat ze structuur binnen het bedrijf zullen creëren, zodat ze vanaf het begin klaar zijn voor succes.

Hier zijn de drie belangrijkste praktijken die Terry en zijn Team hebben geïmplementeerd sinds de oprichting van Panacea (hint: ze omvatten een beetje hulp van Asana 😉.)

Blijf op de hoogte van elk Detail

Op basis van zijn ervaring bij MeUndies wist Terry dat zijn Team alles op één plek moest gaan bijhouden terwijl ze het idee en het Businessplan voor Panacea ontwikkelden. Hiervoor wendde hij zich tot Asana. De eenvoud en flexibiliteit van Asana zijn perfect voor hun behoeften, en het stelt hen in staat hun werk (projecten, taken, bestanden, enz.) te structureren en te organiseren op de manier die voor hun Bedrijf het meest zinvol is.

We hebben Asana daadwerkelijk gebruikt om Panacea te lanceren. Het was erg belangrijk dat we tijdens de ontwikkeling van het Bedrijf alles op één plaats bijhielden.”

Ze begonnen met het maken van een project en hielden vervolgens alles bij in Taken terwijl ze hun Businessplan en hun Bedrijf ontwikkelden – van juridische documenten tot productontwikkeling en marketingactiviteiten. Hoewel het Team in eerste instantie niet zeker wist of ze alles In Asana moesten bijhouden, zagen ze al snel de waarde ervan – Asana hield alles gecentraliseerd en georganiseerd – en besloten ze Asana te gaan gebruiken.

Met een centrale plaats om alle informatie op te slaan en bij te houden, gaf Asana het Panacea-team de structuur die ze nodig hadden om op één lijn te blijven toen ze in november 2017 hun soft launch succesvol uitvoerden.

Discussies omzetten in uitvoerbaar werk

Nadat ze de eerste structuur binnen het Bedrijf hadden gecreëerd door al hun werk en informatie In Asana bij te houden en te ordenen, wist Terry uit zijn tijd bij MeUndies dat ze Communicatie-afspraken moesten vaststellen. Deze richtlijnen en werkwijzen zijn essentieel om de structuur die ze hebben opgebouwd intact te houden, zodat ze met een klein Team snel kunnen opschalen.

“Als je net begint met drie mensen, zoals wij deden, verloopt de communicatie over het werk naadloos, omdat je naast elkaar zit. Je hebt niet enorm veel ingebouwde structuur of architectuur nodig,” zegt Terry. “Maar zodra je meer dan 6 tot 8 mensen hebt, wordt Communicatie complexer en moet je er bewust mee omgaan.”

Als het aantal personen groter wordt dan 6 tot 8, wordt communicatie complexer en moet u er bewust mee omgaan.”

Om hun Communicatie structuur te geven, wendden Terry en het Team zich opnieuw tot Asana. Wanneer besprekingen (persoonlijk, via Slack of via e-mail) over nieuwe productideeën of mogelijke marketinginitiatieven nu resulteren in actiepunten, worden deze in Asana vastgelegd als taken met verantwoordelijken en vervaldatums, zodat ze kunnen worden bijgehouden.

Op deze manier is het voor iedereen duidelijk wie verantwoordelijk is voor welk deel van het werk, wat er moet worden gedaan en wanneer het klaar moet zijn. Als het Team vervolgens vragen, feedback of ideeën wil delen, reageren ze op de betreffende Taak om alles met elkaar verbonden te houden, in plaats van door de ruimte te roepen: ‘Hé, heb je dat?’ of ‘Hé, ga je dat afmaken?’ Dit helpt Teamgenoten verantwoordelijk te houden, zorgt ervoor dat het werk gedaan wordt, en creëert een archief dat in de toekomst als referentie kan dienen.

Het Team vertrouwt ook sterk op de mobiele App van Asana om taken vast te leggen en te controleren hoe het werk ervoor staat wanneer ze niet achter hun bureau zitten. Omdat al het werk voor Panacea wordt bijgehouden en beheerd in Asana, kunnen ze bestanden openen, op Taken reageren en op de hoogte blijven van de voortgang, waar ze ook zijn.

Maak een standaardproces voor het onboarden van nieuwe Teamleden

Hoewel het Team van Panacea momenteel klein is, hebben ze ambitieuze wervingsplannen en zijn ze bezig met het opstellen van een gedetailleerde en uitgebreide wervingsroutekaart.

Voordat ze echter een groot aantal nieuwe Teamleden aan boord halen, maken Terry en het Team een standaard onboardingproces dat zowel wervingsmanagers als nieuwe Werknemers moeten volgen. Dit geeft het onboardingproces niet alleen structuur, maar stelt wervingsmanagers ook in staat om verantwoordelijkheid te nemen voor het proces (in plaats van HR), en hun nieuwe Werknemers hebben vanaf dag één de informatie die ze nodig hebben om succesvol te zijn in hun functie. Bij MeUndies was dit een proces dat Terry en het Team hielp om snel en effectief op te schalen, en ze hopen op dezelfde resultaten bij Panacea.

Om het proces te standaardiseren, maken Terry en het Team een projectsjabloon voor de onboarding van nieuwe werknemers In Asana dat managers kunnen gebruiken en dat alle documenten en informatie bevat – HR-formulieren, bedrijfsrichtlijnen, links naar belangrijke webpagina’s en tools, enquêtes, enz. – die nieuwe werknemers nodig hebben om in hun nieuwe functie bij Panacea een vliegende start te maken. Op deze manier ontvangt elke nieuwe Werknemer dezelfde informatie en kan hij of zij er op elk moment naar verwijzen in Asana.

"Het mooie is dat je met een tool als Asana de flexibiliteit hebt om een proces als dit te maken dat zowel efficiënt is (omdat je niet telkens het wiel opnieuw uitvindt) als de wervingsmanager Verantwoordelijkheid geeft voor de onboarding van het nieuwe Teamlid", zegt Terry.

Vergeet niet om altijd het goede voorbeeld te geven

Tegenwoordig vertrouwen Terry en Panacea op de structuur die ze In Asana hebben gebouwd om hun hele bedrijf te runnen—die structuur is ingebed in alles wat ze doen. “Ik ben er een groot voorstander van dat je vanaf de top moet leiden en dat je zelf moet doen wat je zegt,” zegt Terry. “We zijn echt overtuigd van Asana en zijn de power users binnen het Team. We willen het juiste voorbeeld geven en de juiste precedent scheppen.”

Hoewel ze nog maar een klein Team zijn en net beginnen, weten ze dat ze hun ambitieuze groeiplannen alleen kunnen realiseren als ze georganiseerd en op één lijn blijven en effectief communiceren. Om dat te doen, vertrouwen ze op de structuur en de processen die ze met Asana hebben opgezet.

Naast het runnen van Panacea adviseert Terry ook andere startende bedrijven in Los Angeles en helpt hij hen hun bedrijf klaar te stomen voor succes op de lange termijn. Een van zijn eerste aanbevelingen? Houd alles voor je Bedrijf bij en beheer het In Asana.