Hoe Panacea Skincare hun bedrijf opschaalt met Asana

"Veel bedrijven die het goed doen in de vroege stadia, vooral degenen die productmarktgeschiktheid hebben bereikt, hebben geen solide basis", zegt Terry Lee, oprichter van Panacea Skincare, een nieuw op schoonheid geïnspireerd merk uit Korea. "Dus dingen beginnen uit elkaar te vallen, of het nu gaat om communicatie of afstemming binnen het team."

Terry is een ondernemer in hart en nieren en kent dit feit goed.

Voordat hij Panacea oprichtte, was Terry de COO van MeUndies, waar hij werknemer nummer zeven was (er zijn er nu meer dan 100) en hij hielp het bedrijf te laten groeien van $ 5 miljoen tot $ 50 miljoen aan jaarlijkse inkomsten. Een belangrijke drijfveer voor deze snelle groei? Structuur, teamafstemming en effectieve communicatie.

Terry is nu op een nieuwe reis bij Panacea en weet uit zijn ervaring met het bouwen van bedrijven dat er meer nodig is dan een innovatief idee en een product-markt fit om succesvol te zijn. De eerste tool waar hij zich tot wendt voor hulp? Asana.

"Wanneer je een bedrijf start, is er zoveel gaande en zijn de middelen beperkt - tijd, geld, mensen", zei Terry. "Je draagt veel verschillende petten, dus je hebt een effectieve manier nodig om alles bij te houden."

Asana helpt Panacea al hun werk te organiseren, elk proces voor het bedrijf te beheren en op één lijn te blijven, zodat ze snel kunnen bewegen, groeien en succesvol kunnen schalen. En met een ambitieuze visie voor Panacea implementeert Terry veel van de praktijken waarvan hij weet dat ze structuur binnen het bedrijf zullen creëren, zodat ze vanaf het begin klaar zijn voor succes.

Hier zijn de top drie praktijken die Terry en zijn Team hebben geïmplementeerd sinds het starten van Panacea (hint: ze bevatten een beetje hulp van Asana😉.)

Blijf op de hoogte van elk detail

Op basis van zijn ervaring bij MeUndies wist Terry dat zijn team alles moest gaan bijhouden terwijl ze het idee en businessplan voor Panacea op één plek ontwikkelden. Hier wendde hij zich tot Asana. De eenvoud en flexibiliteit ervan is perfect voor hun behoeften, en het laat hen hun werk (projecten, taken, bestanden, enz.) structureren en organiseren op de manier die het meest zinvol is voor hun Bedrijf.

We hebben Asana gebruikt om Panacea te lanceren. Het was erg belangrijk dat we alles op één plaats bijhielden terwijl we het Bedrijf ontwikkelden.”

Ze begonnen met het maken van een project en begonnen vervolgens alles in taken bij te houden terwijl ze hun businessplan en bedrijf ontwikkelden - van juridisch papierwerk tot productontwikkeling tot marketingactiviteiten. Hoewel het team in eerste instantie niet zeker wist of ze alles in Asana moesten bijhouden, zagen ze al snel de waarde - het hield alles gecentraliseerd en georganiseerd - en ze waren vastbesloten om het te gebruiken.

Met een centrale plaats om alle informatie op te slaan en bij te houden, gaf Asana het Panacea-team de structuur die ze nodig hadden om op één lijn te blijven terwijl ze hun zachte lancering in november 2017 met succes uitvoerden.

Zet discussies om in uitvoerbaar werk

Na het creëren van de eerste structuur binnen het bedrijf door al hun werk en informatie in Asana bij te houden en te organiseren, wist Terry uit zijn tijd bij MeUndies dat ze communicatieconventies moesten definiëren. Deze richtlijnen en praktijken zijn essentieel om de structuur die ze hebben gebouwd intact te houden, zodat ze snel kunnen opschalen met een lean Team.

"Als je net begint met drie mensen zoals wij, is communiceren over werk naadloos omdat je naast elkaar zit. Je hebt niet veel ingebouwde structuur of architectuur nodig", zegt Terry. "Maar zodra je meer dan 6-8 mensen hebt, wordt communicatie complexer en moet je er bewust mee omgaan."

Naarmate je verder gaat dan 6-8 mensen, wordt communicatie complexer en moet je er bewust mee omgaan.”

Om hun communicatie structuur te geven, wendden Terry en het Team zich opnieuw tot Asana. Wanneer discussies (persoonlijk, via Slack of via e-mail) over nieuwe productideeën of potentiële marketinginitiatieven resulteren in actiepunten, worden ze nu in Asana vastgelegd als taken met verantwoordelijken en vervaldatums, zodat ze traceerbaar zijn.

Op deze manier is het voor iedereen duidelijk wie verantwoordelijk is voor elk stuk werk, wat er moet gebeuren en wanneer het moet gebeuren. Als het team vervolgens vragen, feedback of gedachten heeft om te delen, reageren ze op de bijbehorende taak om alles verbonden te houden in plaats van door de kamer te schreeuwen: "Hé, heb je dat, of hé, ga je dat doen?" Dit helpt teamgenoten verantwoordelijk te houden, zorgt ervoor dat het werk wordt gedaan en creëert een archief om naar te verwijzen voor toekomstige behoeften.

Het team vertrouwt ook sterk op de mobiele app van Asana om taken vast te leggen en het werk te controleren wanneer ze niet aan hun bureau zitten. Aangezien al het werk voor Panacea wordt bijgehouden en beheerd in Asana, kunnen ze bestanden openen, reageren op taken en op de hoogte blijven van de voortgang, waar ze ook zijn.

Maak een standaardproces voor het onboarden van nieuwe teamleden

Hoewel het Panacea-team momenteel klein is, hebben ze agressieve wervingsplannen en bouwen ze een grondige en uitgebreide wervingsroutekaart uit.

Voordat ze echter een heleboel nieuwe teamleden aan boord halen, creëren Terry en het team een standaard onboardingproces voor zowel wervingsmanagers als nieuwe werknemers. Dit geeft niet alleen structuur aan het onboardingproces, maar het stelt ook wervingsmanagers in staat om het proces te bezitten (in plaats van HR), en hun nieuwe werknemers hebben de informatie die ze nodig hebben om vanaf dag één succesvol te zijn in hun rol. Bij MeUndies was dit een proces dat Terry en het Team hielp snel en effectief te schalen - en ze hopen op dezelfde resultaten bij Panacea.

Om het proces te standaardiseren, maken Terry en het Team een nieuw onboarding-projectsjabloon in Asana voor managers om te gebruiken dat alle documenten en informatie bevat - HR-formulieren, bedrijfsrichtlijnen, links naar belangrijke webpagina's en tools, enquêtes, enz. - nieuwe werknemers moeten aan de slag in hun nieuwe rol bij Panacea. Op deze manier ontvangt elke nieuwe werknemer dezelfde informatie en kan deze op elk moment binnen Asana worden geraadpleegd.

"Het mooie is dat je met een tool als Asana de flexibiliteit hebt om een proces als dit te creëren dat zowel efficiënt is (omdat je niet elke keer het wiel opnieuw uitvindt) als de wervingsmanager verantwoordelijkheid geeft over het onboarden van hun nieuwe teamlid," zegt Terry.

Vergeet niet om altijd het goede voorbeeld te geven

Tegenwoordig vertrouwen Terry en de Panacea op de structuur die ze in Asana hebben gebouwd om hun hele bedrijf te runnen - het is ingebed in alles wat ze doen. "Ik ben er een groot voorstander van dat je vanaf de top moet leiden, en je moet oefenen wat je predikt," zegt Terry. “We zijn echt overtuigd van het gebruik van Asana en zijn de supergebruikers in het Team. We willen het juiste precedent en voorbeeld stellen."

Hoewel ze nog steeds een klein team zijn en net beginnen, weten ze dat ze hun ambitieuze groeiplannen alleen kunnen bereiken als ze georganiseerd blijven, op één lijn blijven en effectief communiceren. Om dat te doen, vertrouwen ze op de structuur en processen die ze met Asana hebben gebouwd.

Naast het runnen van Panacea, adviseert Terry ook andere bedrijven in een vroege fase in Los Angeles en helpt hij hen hun bedrijven klaar te stomen voor succes op lange termijn. Een van zijn eerste aanbevelingen? Volg en beheer alles voor je bedrijf in Asana.