Aanmaak van inhoud op schaal stroomlijnen met AI Studio

Inhoudmarketing lijkt veel op het lopen van een estafettewedstrijd waarbij succes afhangt van perfecte overdrachten. Schrijvers en bewerkers geven door aan creatievelingen, creatievelingen aan ontwerpers, ontwerpers terug aan de redactie en uiteindelijk de redactie aan kanaaleigenaren zoals social media-managers of het webteam. 

Elke overgang is van cruciaal belang om de aandacht van het publiek te winnen, de ultieme prijs in het zeer competitieve digitale landschap van vandaag. Maar wat als je deze overdrachten kunt stroomlijnen, wrijving kunt verminderen en je team kunt versnellen naar de finish? 

Bij Asana wilden we dat AI ons zou helpen om de redactionele productie van een complexe estafette te veranderen in een gesynchroniseerde sprint, waarbij overdrachten met ongekende snelheid en precisie plaatsvinden. 

Zo gebruiken we AI Studio, onze codevrije Workflow Builder, om precies dat te doen, terwijl we altijd een mens in de lus houden.

Het ontwerpen van de perfecte redactionele assistent

Toen we op zoek gingen naar manieren om AI Studio te gebruiken, wilden we ons richten op echte pijnpunten. We hadden eigenlijk geen probleem met de creatieve daad van het schrijven. Het risico van vertragingen en productiestress was meer gericht op het 'werk van het werk' of de talloze overdrachten die zouden plaatsvinden bij grotere lanceringen, zoals een jaarlijks rapport of het onthullen van belangrijke onderzoeksresultaten. 

Laten we het voorbeeld nemen van onderzoek van onze collega's bij The Work Innovation Lab, de onderzoeksafdeling van Asana voor de toekomst van werk. Het zijn ongelooflijke schrijvers en onderzoekers en ook productieve uitgevers. Dit betekent dat contentmarketing bij Asana meerdere keren per jaar wordt belast met het promoten van een belangrijk deel van hun onderzoek, soms op basis van een kernactivum dat meer dan 20 pagina's lang is. 

In de meeste van deze lanceringsscenario's kunnen drie of meer verschillende schrijvers de taak krijgen om dezelfde lange tekst op te stellen, waarbij ze elk afgeleide inhoud maken, zoals blogartikelen, sociale berichten en meer. Zonder veel tijdrovende coördinatie kunnen de belangrijkste punten en de stem en toon gemakkelijk van asset tot asset beginnen te variëren, waardoor het samenhangende gevoel van een goed gecoördineerde lancering verloren gaat. 

AI Studio werd ons geheime wapen door een aangepaste workflow mogelijk te maken die hoeksteenonderzoek omzet in consistente, kanaalspecifieke berichten. Dit uniforme draaiboek zorgt voor merkconsistentie op alle contactpunten, van e-mailnieuwsbrieven tot Instagram-berichten.

In de praktijk begint onze workflow met het toevoegen van broninhoud aan een aangepast project. Binnen enkele minuten genereert AI op maat gemaakte overzichten voor alle gevraagde middelen tegelijk, volgens onze gedetailleerde richtlijnen, inclusief gespecialiseerde formaten zoals social media-carousels. Het resultaat: menselijke schrijvers kunnen onmiddellijk voortbouwen op gestructureerde schetsen zonder te gissen over prioriteiten of formaten.

Aanpassen, testen en verfijnen

Het leuke, maar potentieel frustrerende deel van AI is om het precies te laten werken zoals je wilt. Het is vaak een kwestie van vallen en opstaan. Om terug te komen op de sportmetafoor, een geweldig atletiekestafetteteam moet oefenen, oefenen en nog eens oefenen. Het hielp dat we niet meteen perfectie verwachtten.

Onze eerste AI-gegenereerde inhoudsoverzichten hadden serieuze coaching nodig. We ontdekten dat het geven van meer specifieke instructies in onze prompts - bijna alsof we betere aanwijzingen gaven aan onze AI-teamgenoot - de resultaten drastisch verbeterde. In plaats van bijvoorbeeld te vragen om 'sociale tekst', leerden we 'LinkedIn-bericht met nadruk op productiviteitsvoordelen voor teamleiders' te specificeren om precies te krijgen wat we nodig hadden. We ontdekten ook dat onze merkrichtlijnen, gebouwd voor een niet-AI-tijdperk, niet altijd werden begrepen door huidige modellen en moesten worden bewerkt voor lengte en helderheid. 

Hier is een voorbeeld van een eenvoudige kopie, gebaseerd op een nieuw AI-rapport, maar zonder de gedetailleerde begeleiding die we in AI Studio konden zetten:

Zo ziet het er nu uit na de Workflow:

• Komt overeen met het formaat dat we nodig hebben

• Biedt meer inhoud om op voort te bouwen, inclusief koppen en afbeeldingstekst

• Biedt bijschrifttekst die de AI-richtlijnen volgt

Het belang van opleiding en certificering

We begonnen het proces niet met veel kennis over AI-workflows, dus het was ongelooflijk nuttig om een goede basis te krijgen. Zowel Steph Bui, hoofd inhoudstrategie, als Katie Ryan O'Connor, hoofd contentmarketing, werden gecertificeerd op AI Studio tijdens het werken aan dit project. Certificering is misschien ook iets voor jou, en je kunt hier alle certificeringsaanbiedingen van Asana bekijken.

De certificering ging niet alleen over het leren van de technische aspecten van AI Studio. Het bevatte inhoud die hielp bij het begrijpen van de grondbeginselen van prompt-ontwerp, workflow-architectuur en hoe AI zorgvuldig kan worden geïntegreerd in bestaande inhoudsprocessen. Deze kennisbank bleek van onschatbare waarde toen we onvermijdelijke obstakels tegenkwamen of onverwachte uitkomsten moesten oplossen.

Een reeks nieuwe use cases aanpakken

Wat kan AI Studio nog meer doen voor drukke inhoudmarketingteams? Nou, we waren al snel verslaafd aan onze nieuwe vaardigheden en begonnen na te denken over nieuwe use cases. 

Onze volgende use-case voor redactionele assistenten was om workflows te laten helpen bij het maken van overzichten voor klantvignetten met behulp van inzendingen van ons Work Innovation Awards-programma. Door gebruik te maken van de eigen inzichten van onze klanten, konden we inhoud maken die authentiek over hen aanvoelde, en dit op schaal doen. 

Momenteel kan deze workflow één inzending van een Asana-formulier nemen en in 1-2 minuten een klantvignette volledig schetsen en klaar om te worden overhandigd aan een schrijver voor verdere ontdekking, schrijven en polijsten. Nogmaals, het gaat minder om groothandelsvervanging en meer om de AI + menselijke verbinding.

We zien ook hoe de echte waardevermenigvuldiger van deze aanpak ligt in de integratie met het werkbeheerplatform van Asana. In tegenstelling tot zelfstandige AI-tools, heeft AI Studio toegang tot de taken, projecten en doelen van je team, waardoor de context van de output opmerkelijk relevant is. Het kan informatie rechtstreeks uit je bestaande workflows halen, wat betekent dat je je merkstem of strategische doelstellingen niet voortdurend opnieuw hoeft uit te leggen.

Onlangs ontdekten we de behoefte om redelijk formulematige, opeenvolgende e-mailteksten te schrijven voor een reeks e-mails die na bepaalde triggers vanuit Asana naar gebruikers worden verzonden. Dit is de perfecte plek voor een AI Studio-workflow, waar we begeleiding kunnen bieden voor het doel en de inhoud van elke e-mail in de batch, en AI Studio kopieën kunnen laten produceren die schrijvers en kanaalexperts vervolgens kunnen verfijnen.

Geleerde lessen

Inhoudmakers kunnen bijzonder gevoelig zijn voor de veranderingen die gepaard gaan met een grotere AI-adoptie op de werkplaats. Het is logisch, vooral gezien de snelheid en precisie waarmee generatieve AI-modellen nu onderzoek kunnen doen en naar specificaties kunnen schrijven.

Bij Asana geloven we dat het gaat om samenwerking tussen mens en AI. 

Onze schrijvers besteden nu minder tijd aan repetitieve opmaak en meer tijd aan creatief denken en strategische beslissingen - de onderdelen van het aanmaken van inhoud waar mensen in uitblinken en echt van genieten. De overdrachten tussen teamleden verlopen soepeler omdat iedereen begint met een consistente basis die kan worden verfijnd in plaats van helemaal opnieuw te worden gemaakt.

Herinner je je die estafettemetafoor nog? Met AI Studio is het alsof we een atletiekcoach hebben toegevoegd die ervoor zorgt dat iedereen precies weet wanneer en hoe ze de stok moeten doorgeven. De race wordt nog steeds gerund door ons getalenteerde team, maar nu kunnen ze zich concentreren op snelheid en uitmuntendheid in plaats van zich zorgen te maken over het verpesten van de overdracht.