Stroomlijn de aanmaak van inhoud op schaal met AI Studio

Inhoudmarketing lijkt veel op het lopen van een estafette, waarbij succes afhangt van perfecte overdrachten. Schrijvers en bewerkers dragen over aan de creatieve afdeling, de creatieve afdeling aan de ontwerpafdeling, de ontwerpafdeling weer aan de redactionele afdeling, en ten slotte de redactionele afdeling aan kanaaleigenaren, zoals socialmediamanagers of het webteam. 

Elke overgang is van cruciaal belang om de aandacht van het publiek te trekken, de ultieme prijs in het huidige, zeer competitieve digitale landschap. Maar wat als u deze handoffs zou kunnen stroomlijnen, de wrijving zou kunnen verminderen en uw Team sneller naar de eindstreep zou kunnen leiden? 

Bij Asana wilden we dat AI ons zou helpen de redactionele productie om te toveren van een ingewikkelde estafette naar een gesynchroniseerde sprint, waarbij overdrachten met ongekende snelheid en precisie plaatsvinden. 

Zo gebruiken we AI Studio, onze no-code Workflow Builder, om precies dat te doen, terwijl we ervoor zorgen dat er altijd een mens op de hoogte blijft.

De perfecte redactionele assistent ontwerpen

Toen we op zoek gingen naar manieren om AI Studio te gebruiken, wilden we ons richten op de echte pijnpunten. We hadden eigenlijk geen probleem met het creatieve proces van het schrijven. Het risico op vertragingen en productiestress lag meer bij het ‘werk rondom het werk’, ofwel de talloze overdrachten die plaatsvinden bij grotere lanceringen, zoals een jaarverslag of de bekendmaking van belangrijke onderzoeksresultaten. 

Laten we eens kijken naar het onderzoek van onze collega’s bij The Work Innovation Lab, de onderzoekstak van Asana voor de toekomst van werk. Het zijn uitstekende schrijvers en onderzoekers, en ook productieve publiceerders. Dit betekent dat de afdeling Inhoudsmarketing bij Asana meerdere keren per jaar de taak krijgt om een belangrijk onderdeel van hun onderzoek te promoten, soms op basis van een kernstuk dat meer dan 20 pagina’s lang is. 

In de meeste van deze lanceringsscenario’s kunnen drie of meer verschillende schrijvers de Taak krijgen om dezelfde lange tekst op te stellen, waarbij ieder afgeleide Inhoud maakt, zoals blogartikelen, berichten op sociale media en meer. Zonder veel tijdrovende coördinatie kunnen de belangrijkste punten en de stem en toon gemakkelijk per asset gaan verschillen, waardoor de samenhangende uitstraling van een goed gecoördineerde lancering verloren gaat. 

AI Studio werd ons geheime wapen door een aangepaste Workflow mogelijk te maken die kernonderzoek omzet in consistente, kanaalspecifieke boodschappen. Dit uniforme draaiboek zorgt voor merkconsistentie op alle contactpunten, van e-mailnieuwsbrieven tot Instagram-berichten.

In de praktijk begint onze Workflow met het toevoegen van broninhoud aan een aangepast project. Binnen enkele minuten genereert AI tegelijkertijd aangepaste overzichten voor alle gevraagde assets, volgens onze gedetailleerde richtlijnen – inclusief gespecialiseerde formaten zoals social media-carrousels. Het resultaat: menselijke schrijvers kunnen direct voortbouwen op gestructureerde schetsen, zonder te hoeven gissen naar prioriteiten of indelingen.

Aanpassen, testen en verfijnen

Het leuke, maar mogelijk ook frustrerende, aan AI is om het precies te laten werken zoals je wilt. Vaak is het een kwestie van vallen en opstaan. Om nog even terug te komen op de sportmetaphoren: een goed atletiekestafetteteam moet oefenen, oefenen en nog eens oefenen. Het hielp dat we niet meteen perfectie verwachtten.

Onze eerste AI-gegenereerde Inhoudsoverzichten hadden serieuze coaching nodig. We ontdekten dat het geven van specifiekere instructies in onze prompts – bijna alsof we onze AI-teamgenoot betere aanwijzingen gaven – de resultaten aanzienlijk verbeterde. Bijvoorbeeld: in plaats van te vragen om ‘sociale media-tekst’, leerden we te specificeren: ‘LinkedIn-bericht waarin de productiviteitsvoordelen voor Teamleiders worden benadrukt’, om precies te krijgen wat we nodig hadden. We ontdekten ook dat onze merkrichtlijnen, die waren opgesteld voor een tijdperk zonder AI, niet altijd door de huidige modellen werden begrepen en moesten worden aangepast op het gebied van lengte en helderheid. 

Hier is een voorbeeld van een eenvoudige tekstuitvoer, afkomstig uit een nieuw AI-rapport, maar zonder de gedetailleerde instructies die we in AI Studio konden opnemen:

Zo ziet het eruit na de Workflow:

• Komt overeen met de opmaak die we nodig hebben

• Biedt meer Inhoud om op voort te bouwen, waaronder koppen en afbeeldingstekst

• Biedt bijschrifttekst die voldoet aan de AI-richtlijnen

De voordelen van opleiding en certificering

Toen we aan het proces begonnen, wisten we nog niet veel over AI-workflows, dus het was ontzettend nuttig om een goede basis te krijgen. Zowel Steph Bui, Content Strategy Lead, als Katie Ryan O’Connor, Head of Content Marketing, hebben tijdens hun werk aan dit project een certificering voor AI Studio behaald. Certificering is misschien ook voor jou geschikt, en je kunt hier alle certificeringsaanbiedingen van Asana bekijken.

Bij de certificering ging het niet alleen om het leren van de technische aspecten van AI Studio. De certificering omvatte ook Inhoud die hielp bij het begrijpen van de grondbeginselen van het ontwerpen van prompts, de opbouw van workflows en hoe AI op een doordachte manier in bestaande inhoudsprocessen kan worden geïntegreerd. Deze kennisbank bleek van onschatbare waarde toen we tegen onvermijdelijke obstakels aanliepen of onverwachte output moesten oplossen.

Een reeks nieuwe use cases aanpakken

Wat kan AI Studio nog meer doen voor drukke inhoudmarketingteams? Nou, we raakten al snel verslaafd aan onze nieuwe mogelijkheden en begonnen na te denken over nieuwe use cases. 

Onze volgende use case voor redactionele assistentie was om met behulp van workflows overzichten voor klantvignetten te maken op basis van inzendingen voor ons Work Innovation Awards-programma. Door gebruik te maken van de Inzichten van onze klanten, konden we Inhoud creëren die authentiek over hen voelde, en dat op schaal doen. 

Momenteel kan deze Workflow één inzending uit een Asana-formulier gebruiken en binnen binnen 1 à 2 minuten een volledig uitgewerkt klantprofiel maken dat klaar is om aan een schrijver te worden overgedragen voor verder onderzoek, schrijven en bijschaven. Nogmaals, het gaat minder om volledige vervanging en meer om de verbinding tussen AI en mens.

We zien ook hoe de echte waardevermeerdering van deze aanpak ligt in de Integratie met het Werkbeheerplatform van Asana. In tegenstelling tot losstaande AI-tools heeft AI Studio toegang tot de Taken, Projecten en Doelen van je Team, waardoor het de juiste context krijgt en de output opvallend relevant is. AI Studio kan informatie rechtstreeks uit je bestaande Workflows halen, zodat je je merkstem of strategische doelstellingen niet steeds opnieuw hoeft uit te leggen.

Onlangs ontdekten we dat we behoefte hadden aan het schrijven van vrij standaard, opeenvolgende e-mailteksten voor een reeks e-mails die na bepaalde triggers vanuit Asana naar gebruikers worden verzonden. Dit is de perfecte situatie voor een AI Studio-workflow, waarbij we richtlijnen kunnen geven voor het doel en de inhoud van elke e-mail in de reeks, en AI Studio tekst kunnen laten produceren die schrijvers en kanaalexperts vervolgens kunnen verfijnen.

Geleerde lessen

Makers van inhoud kunnen bijzonder gevoelig zijn voor de veranderingen die gepaard gaan met een grotere invoering van AI op de werkplaats. Dat is logisch, zeker gezien de snelheid en precisie waarmee generatieve AI-modellen nu onderzoek kunnen doen en volgens specificaties kunnen schrijven.

Bij Asana geloven we dat het gaat om samenwerking tussen mens en AI. 

Onze schrijvers besteden nu minder tijd aan repetitieve opmaak en meer tijd aan creatief denken en strategische beslissingen—de onderdelen van de aanmaak van inhoud waar mensen in uitblinken en waar ze echt leuk vinden. De overdrachten tussen Teamleden verlopen soepeler, omdat iedereen begint met een consistente basis die kan worden verfijnd in plaats van vanaf nul te moeten worden opgebouwd.

Herinner je je die estafettemetafoor nog? Met AI Studio is het alsof we een atletiekcoach hebben toegevoegd die ervoor zorgt dat iedereen precies weet wanneer en hoe de fakkel moet worden doorgegeven. De estafette wordt nog steeds gelopen door ons getalenteerde Team, maar nu kunnen ze zich concentreren op snelheid en uitmuntendheid in plaats van zich zorgen te maken over een mislukte overdracht.