Productiedirecteur Whitney Gantt houdt toezicht op het proces om producten van ambachtsman naar klant te brengen. De productontwikkelings-, ontwerp- en productieteams van The Citizenry organiseren tot wel 10 marketinglanceringen tegelijk, en elke lancering is zeer complex en tijdgevoelig. Een lancering in het voorjaar kan bijvoorbeeld tot 50 items omvatten, zoals kussens uit Mexico, tapijten uit India en wanddecoraties uit Malawi, en ongeveer 100 taken om elk product op de markt te brengen.

Het team beheerde voorheen de projectstatus en vervaldatums in spreadsheets, die begonnen te falen naarmate het bedrijf groeide:

• Ze besteedden te veel tijd aan handmatige gegevensinvoer voor de tijdlijnen van de lancering.

• Ze konden informatie voor rapporten aan belanghebbenden niet uitsplitsen, dus moesten ze dezelfde gegevens op meerdere plaatsen bijwerken, zoals in diapresentaties.

• Belangrijke stappen in een lancering werden vaak vergeten tot het einde, omdat er geen standaardproces was om te volgen.

Naarmate The Citizenry meer werknemers in dienst nam om samen te werken aan lanceringen, hadden ze een werkbeheerplatform nodig om de zichtbaarheid van projecten te vergroten.

Gegevensinvoer was enorm tijdrovend, maar we dachten: 'Als we dit verplaatsen naar Asana, is het flexibel genoeg om te exporteren zoals we het nodig hebben.

Whitney Gantt, Directeur Productie

Een centrale startpagina voor honderden deadlines

The Citizenry zocht een tool die soepele overdrachten tussen afdelingen zou vergemakkelijken, aangezien bijna iedereen in het bedrijf van 25 mensen betrokken is bij een lancering, van Marketing tot e-Commerce tot Fulfillment tot Productontwikkeling.

Asana had de functionaliteit die ze nodig hadden: het centraliseerde alle taken en deadlines en stelde hen in staat om te schakelen tussen verschillende weergaven, zoals agenda's en lijsten. Asana was ook gebruiksvriendelijk en visueel aantrekkelijk, wat belangrijk was voor een op design gericht bedrijf.

Processen uitwerken als een Team

Whitney en haar team maakten workflows in Asana om de spreadsheetweergave na te bootsen die ze gewend waren. Een teamlid leidde elke werknemer op en hielp hen hun eigen persoonlijke takenlijst op te stellen - een eenvoudig project om Asana onder de knie te krijgen. Toen mensen de waarde van Asana begonnen te ervaren, voegden ze meer workflows toe en verzamelden ze feedback om ervoor te zorgen dat de architectuur aan hun behoeften voldeed. Door deze processen samen te creëren, raakten teamgenoten geïnteresseerd in het platform.

Teamgenoten werken nu taken bij in Asana vóór wekelijkse productontwikkelingsvergaderingen, waardoor de adoptie wordt versterkt en tijd wordt bespaard op informatieoverdracht.

We hebben veel tijd bespaard op gegevensinvoer en Asana geeft ons een snelle feedbacklus die de noodzaak minimaliseert om naar iemands bureau te lopen of een vergadering te plannen.

Whitney Gantt, Directeur Productie

Lanceringen op tijd, productlevering op tijd

Nu The Citizenry Asana gebruikt, is het gemakkelijker om de fakkel tussen teams door te geven. Afhankelijkheden en tijdlijnen zijn duidelijk en mensen weten precies wat er wanneer gebeurt. Ze hebben twee tot drie uur per persoon per week bespaard op gegevensinvoer - omdat Asana de single source of truth is, hoeven ze dezelfde informatie niet op drie of vier plaatsen bij te werken.

Met een duidelijk proces en een zichtbare projectstatus kunnen Whitney en haar Team proactief vragen wat er ontbreekt aan een lancering, in plaats van te reageren op verrassingen en vergeten stappen. Nieuwe lanceringen gebruiken een Asana-projectsjabloon als uitgangspunt, dat in de loop van de tijd wordt verbeterd.

Het recente debuut van The Citizenry met goederen uit Japan laat zien hoeveel soepeler lanceringen zijn geworden, dankzij de eenvoudige overdracht van informatie. Er zijn minder vertragingen bij de lancering en een strakkere controle over de voorraad - ze houden nu voorraadproblemen bij in een Asana-project en hebben de feedbacksnelheid over voorraadproblemen met ten minste 60% verbeterd dankzij duidelijke verantwoordelijkheid en informatieconsolidatie.

Het stroomlijnen van voorraadbeheer betekent minder gemiste verzenddatums en oververkochte items, en ze kunnen meer items vooraf verkopen die anders als 'niet op voorraad' zouden worden beschouwd. Een betere informatiestroom leidt immers tot betere bedrijfsresultaten - de Anatomie van werk-index geeft aan dat 64% van de organisaties die Werkbeheersoftware gebruiken, zegt dat hun bedrijf is opgezet voor efficiëntie, vergeleken met 27% van de bedrijven die niet over een dergelijk systeem beschikken.

We zijn erin geslaagd het aantal teveel verkochte producten te verminderen en het aantal keren dat we contact op moeten nemen met een klant om de verzenddatum op te schuiven

Andrea Georgi, directeur E-commerce

Fair Trade en een fysieke locatie

Wat staat The Citizenry te wachten? Een echte winkel, zo blijkt, in de wijk SoHo in NYC. Ze lanceren in 2020 ook producten uit drie nieuwe landen en werken eraan om hun Fair Trade-certificering te ontvangen. Ze gebruiken al jaren fair-trade-praktijken, maar het is tijd om de erkenning te formaliseren en hun processen te documenteren. Terwijl ze blijven schalen, willen ze perfect in overeenstemming blijven met hun waarden. Want er staat veel groei voor de deur.

Asana heeft geholpen bij het identificeren van blokkades voor lanceringen - dingen waar we vaak pas aan het einde van een lanceringscyclus aan denken.

Anita Akella, Directeur Productontwikkeling