Tea heeft op elk moment tientallen grote projecten tegelijk lopen met veel belanghebbenden. De IT-afdeling van het bedrijf, onder leiding van Chief Information Officer Andrea Cobelli, is verantwoordelijk voor het bouwen en onderhouden van de systemen die nodig zijn om die projecten te ondersteunen. Zijn afdeling van 17 mensen is verantwoordelijk voor applicatie- en systeemontwikkeling, onderhoud, integratie tussen applicaties en IT-projectbeheer.

De afdeling stond voor verschillende uitdagingen. Door een gebrek aan gecentraliseerde informatiesystemen en een overmatig vertrouwen op e-mails en spreadsheets hadden ze moeite met het beheer van personele en financiële middelen.

We vertrouwden op e-mails, handmatige bestandsoverdrachten en veel te veel spreadsheets. Het was moeilijk om te vinden wat we nodig hadden. Mensen vonden het moeilijk om bij het onderwerp te blijven in e-mailketens, wat betekende dat we nog minder zichtbaarheid hadden en dat dingen vaak over het hoofd werden gezien of vergeten werden.

Alessandro Lupi, stafchef, IT-applicatiebureau, Tea s.p.a.

De afdeling had een oplossing nodig voor haar probleem met middelenbeheer. Teamleden werkten regelmatig lange dagen, maar behaalden nooit helemaal de vereiste resultaten. Bovendien identificeerde Alessandro verschillende andere uitdagingen:

• Gebrek aan verantwoordelijkheid leidde tot vertragingen en gemiste kansen.

• Gebrek aan zichtbaarheid maakte het moeilijk om weloverwogen beslissingen te nemen.

• Essentiële informatie ging soms verloren.

• De communicatie met interne en externe belanghebbenden was ongecoördineerd.

De afdeling had een oplossing voor projectbeheer nodig om de activiteiten te stroomlijnen, de efficiëntie te verbeteren en effectief te communiceren met belanghebbenden - en tijd was een cruciale factor.

De juiste Werkbeheeroplossing vinden

Een van de grootste uitdagingen voor het moderne personeel is de toenemende hoeveelheid 'werk over werk'. Dit omvat taken zoals communicatie en opvolging, zoeken naar informatie, schakelen tussen tools, prioriteiten beheren en de werkstatus bijhouden. Uit de Anatomie van werk-index bleek dat deze coördinatietaken ongeveer 60% van de tijd van een gemiddelde kenniswerker in beslag nemen, terwijl slechts 26% van hun tijd wordt besteed aan de taken waarvoor ze zijn aangenomen.

Voor Tea hadden inefficiënties zoals deze invloed op het vermogen van teams om hun doelstellingen te bereiken. Dit was een van de belangrijkste drijfveren achter de selectie van Asana als de nieuwe Werkbeheertool van het bedrijf. Om inefficiënties te minimaliseren, had de IT-afdeling van Tea een oplossing nodig die aan vijf essentiële criteria voldeed:

1. Vervang uiteenlopende verouderde systemen en processen.

2. De afdeling in staat stellen om dynamische processen en mogelijkheden te ontwikkelen en te onderhouden.

3. Hulpmiddelen voor tijdvisualisatie bieden (met name Gantt-grafieken) om projectbeheer te ondersteunen.

4. Het beheer van tijd en middelen verbeteren in de hele afdeling en in de projectportfolio.

5. De samenwerking tussen teamleden en interne en externe belanghebbenden verbeteren.

Naast deze behoeften had Alessandro twee belangrijke drijfveren voor het evalueren van mogelijke oplossingen: kosten en implementatietijd. De ideale oplossing zou aan elk van de vijf essentiële criteria van de afdeling voldoen, binnen het budget blijven en een snel leveringsschema ondersteunen.

Het projectteam hanteerde een greenfield-aanpak bij hun evaluatie en zocht ver en wijd naar de ideale oplossing. Nadat ze enkele van de beste tools op de markt hadden bekeken, waren ze onder de indruk van de snelle reacties van Asana op hun vragen en begonnen ze de tool diepgaander te beoordelen. 

Luisa, een lid van de IT-afdeling, had Asana bij een vorige organisatie gebruikt. Nadat ze het in actie had gezien, merkte ze op hoe gemakkelijk teams Asana hadden kunnen adopteren. Het ondersteunde hen om te werken op de manier die hun voorkeur had, terwijl ze profiteerden van een aanzienlijke efficiëntieverbetering. Kortom, het stimuleerde projecten in plaats van ze tegen te houden, zoals verouderde statische systemen hadden gedaan. Luisa legt uit:

Ik had Asana al eerder gebruikt bij een vorig bedrijf en ik had gezien hoe soepel projecten ermee kunnen verlopen. Mensen zijn veel meer betrokken bij projecten omdat ze worden getriggerd en eraan herinnerd wat ze moeten doen. Het is zo eenvoudig in gebruik en mensen hoeven niet elk detail te onthouden. Zodra je Asana begint te gebruiken, wil je het meer gebruiken.

Luisa Fiorini,  SAP-projectmanager, Tea s.p.a.

Asana implementeren en de adoptie ervan stimuleren

Het projectteam startte de uitrol van Asana op kleine schaal. De IT-afdeling begon als eerste, te beginnen met het applicatie-ontwikkelingsteam. Ze implementeerden Asana om te zien hoe het kon worden gevormd om bestaande workflows en processen, die afhankelijk waren van een combinatie van e-mail en statische spreadsheets, aan te vullen en te verbeteren.

Na een succesvolle implementatie heeft het projectteam Asana naar de hele IT-afdeling uitgerold. Van daaruit ontwikkelde het projectteam een gefaseerd plan om Asana uit te rollen naar de rest van het bedrijf, te beginnen met alle interne afdelingen en teams, gevolgd door leveranciers en ten slotte alle externe zakelijke partners.

Het was voor ons makkelijk om onze trainingssessies te ontwerpen omdat Asana zo intuïtief is. Iedereen begreep het gemakkelijk en de adoptie bij andere teams verliep heel soepel.

Alessandro Lupi, stafchef, IT-applicatiebureau, Tea s.p.a.

Alessandro benadrukt flexibiliteit als een groot voordeel en merkt op dat het creëren van projecten om meerdere werkstijlen te ondersteunen ervoor heeft gezorgd dat teams Asana gemakkelijk kunnen adopteren en snel kunnen gebruiken. De hiërarchische structuur van de oplossing maakt het eenvoudig om teams, projecten en taken te organiseren en maakt tegelijkertijd eenvoudige cross-samenwerking tussen interne en externe belanghebbenden mogelijk.

Zo gebruikt Tea Asana om de projectsnelheid en -efficiëntie te verhogen

Tea heeft een extreem hoog acceptatieniveau gezien bij vroege Asana-gebruikers. Iedereen die is onboarding - intern en extern - werkt graag met Asana en waardeert hoe het projecten vlotter laat verlopen. Het projectteam gebruikt Asana om projecten te definiëren, te plannen en te structureren, wat leidt tot aanzienlijke verbeteringen in de projectefficiëntie, waaronder:

• De tijd om projectaanvragen te beantwoorden met 1 uur verminderen.

• Projectimplementatie versnellen met 30%.

Asana helpt Tea ook om cross-functional samenwerking te verbeteren door een snel, eenvoudig communicatiekanaal te bieden tussen interne en externe belanghebbenden. Door het verzamelen, verspreiden en de zichtbaarheid van informatie te verbeteren, helpt Asana Tea om te zorgen voor een consistente uitvoering in alle projecten en stelt het individuele gebruikers in staat om hun werkbelasting effectiever te beheren.

Doordat Asana mensen op de hoogte brengt wanneer er iets moet gebeuren, hebben we een andere kijk gekregen op hoe we projecten kunnen uitvoeren. In plaats van dat wij belangrijke acties binnen een project moeten activeren, activeert Asana nu ons. We zijn in staat om veel proactiever te zijn in plaats van voortdurend op dingen te reageren.

Alessandro Lupi, stafchef, IT-applicatiebureau, Tea s.p.a.

Deze voordelen op het gebied van samenwerking en efficiëntie zijn het resultaat van Tea's sterke gebruikersacceptatie en gebruik van de individuele functies, integraties en tools van Asana. Asana heeft Tea in staat gesteld om:

• Tijd te besparen en onbedoeld gegevensverlies te voorkomen door informatie rechtstreeks vanuit e-mails naar Asana over te zetten met behulp van de Gmail-plug-in.

• Consistentie te waarborgen en tijdrovende heen-en-weer-communicatie te elimineren door Formulieren en aangepaste velden te gebruiken om de aanmaak van projecten en taken te standaardiseren.

• Taken en workflows stroomlijnen door de functie Regels van Asana te gebruiken om automatisch taken toe te wijzen aan teamleden, taken tussen projecten te verplaatsen en projecten in staat te stellen te communiceren.

• Aangepaste rapporten en dashboards maken om KPI's bij te houden en managers en leiders direct inzicht te geven in de brede reeks projecten en portfolio's van de organisatie.

• Visualisatie van statistieken voor de winstgevendheid van projecten en programma's, waarbij wordt geïdentificeerd welke afdelingen risico lopen en welke een tactische analyse nodig hebben

• Meet de KPI en SLA's van leveranciers om over de voortgang te rapporteren

'Harde' voordelen realiseren in de echte wereld

Onlangs startte het IT-team van Tea een groot ontwikkelingsproject om het bedrijf te helpen de Italiaanse wetgeving inzake waterkwaliteit na te leven. Ze moesten de structuur bouwen voor het verzamelen en monitoren van gegevens over de waterkwaliteit en de gegevens organiseren, zodat deze gemakkelijk konden worden geanalyseerd en geëxtraheerd om aan de nalevingsvereisten te voldoen.

Ongeveer 50 mensen zijn erbij betrokken, waarbij 15 belangrijke belanghebbenden van Tea en haar externe leverancier zijn ingeschreven in Asana. Het team werkt momenteel aan fase twee van het project in drie fasen en heeft al baat gehad bij de oplossing.

Het projectteam merkte de rol van Asana op bij het verbeteren van de communicatie tussen interne en externe belanghebbenden. In het bijzonder maakt de combinatie van Formulieren en Aangepaste velden het gemakkelijk om ervoor te zorgen dat alle benodigde informatie wordt verzameld en beschikbaar wordt gesteld aan de relevante belanghebbenden.

Door deze en andere belangrijke functies heeft Asana Tea in staat gesteld om de projectimplementatie met een ongelooflijke 30% te versnellen en een hogere kwaliteit van projectbeheer te leveren dan eerdere handmatige systemen.

Asana creëert zichtbaarheid voor ons en onze leveranciers, maar het verbetert ook de kwaliteit van de gegevensverzameling en het projectbeheer. De gebruiksvriendelijkheid is geweldig, maar dat is niet de enige factor die ons interesseert. Asana heeft ons geholpen om efficiëntere en effectievere projecten uit te voeren.

Andrea Manganaro, IT-projectmanager, Tea s.p.a.

Wat nu voor Tea?

Tot nu toe heeft het team Asana uitgerold naar individuen die betrokken zijn bij specifieke projecten. Nadat ze de waarde hebben gezien die Asana biedt voor cross-functional samenwerking, afstemming en zichtbaarheid, zullen ze zich nu richten op het uitrollen van de oplossing naar de hele organisatie.

Het team zal onmiddellijk beginnen met het inschrijven van gebruikers uit andere delen van het bedrijf, ongeacht of ze betrokken zijn bij IT-projecten. Alessandro en zijn team zijn er vast van overtuigd dat Asana teams in het hele bedrijf kan helpen om veel van dezelfde voordelen te realiseren die de IT-afdeling al geniet.