Vanuit IT-oogpunt zijn het aanpassingsvermogen en de flexibiliteit van Asana geweldig geweest. Asana is geweldig omdat je binnen een dag of twee een hele proceswijziging kunt doorvoeren, en dat is een grote kracht.

Rick Alabaster, Projectmanager Marketing, S&A Stairs

Operationele nauwkeurigheid garanderen

S&A Stairs werkte nog steeds op de traditionele manier en gebruikte papier om taken en opdrachten te communiceren van verkoop naar productie en installatie. Dit betekende dat papierwerk vaak verloren ging en verouderde informatie verstoringen in de productie veroorzaakte, wat leidde tot kostbare fouten op locatie.

Om de groei te ondersteunen, had S&A Stairs een nauwkeurigere manier nodig om taken bij te houden, tussen teams te communiceren en de hoge normen te handhaven die hun klanten gewend waren. Ze vonden hun antwoord in Asana-taken. 

Door elk projectproces als een individuele taak te plannen — meestal 40 in totaal voor de meeste projecten — was S&A Stairs in staat om een consistente en gecentraliseerde bron van waarheid te creëren voor alle projecten. Daarmee verminderde S&A Stairs projectfouten aanzienlijk van 50 per maand naar slechts één, waardoor het bedrijf geld en tijd bespaarde bij het opnieuw uitvoeren van werk.

Om de nauwkeurigheid verder te waarborgen en de productie-efficiëntie te stroomlijnen, heeft S&A Stairs enkele aangepaste velden in Asana toegewezen aan specifieke machines, waardoor een beperkt overzicht van de werklijsten werd geboden. Het bedrijf is ook begonnen met het gebruik van regels om deze processen te automatiseren, wat de efficiëntie verder verhoogt.

We splitsen een opdracht op in 40 verschillende taken die op Asana moeten worden uitgevoerd. Elk van deze is een miniproject — facturering, ontwerp, enzovoort. Zodra we ze allemaal hebben voltooid, is het project klaar. We hebben ongeveer 200 opdrachten per week, allemaal miniprojecten.

Chris Brigland, Projectmanager Marketing, S&A Stairs

Datagestuurde beslissingen mogelijk maken

Het leiderschap van S&A Stairs werkte vroeger meestal op basis van onderbuikgevoel en voltooide vaak werk dat binnenkwam zonder een duidelijk beeld van hoe het bijdroeg aan het bedrijf als geheel. Hierdoor was het moeilijk om te begrijpen hoe het bedrijf er op de lange termijn daadwerkelijk voor stond of om middelen en tijdlijnen te plannen om aan de vraag te voldoen.

Met Asana-taken en -dashboards die alles bijhouden, van verkoop tot productie en implementatie, kreeg het leiderschapsteam van S&A Stairs voor het eerst een duidelijk beeld van het bedrijf, inclusief inzichten in gebieden van inefficiëntie en een verwachte driemaandelijkse pijplijn.

Het leiderschapsteam van S&A Stairs is nu in staat om datagestuurde beslissingen te nemen om de operationele efficiëntie te verbeteren, materiaalbestellingen te beheren om de cashflow te verbeteren, de omzet te voorspellen op basis van hun projectpijplijn en de doorlooptijden nauwkeuriger te bepalen om een betere service aan hun klanten te bieden. Als gevolg daarvan heeft het bedrijf een stijging van het verkoopvolume gezien zonder de interne middelen te beïnvloeden.

Vroeger tastten we in het duister en was alles gebaseerd op instinct. Onze managementvergadering van vanmorgen hebben we volledig aan Asana-projecten besteed. We kunnen een duidelijk overzicht krijgen van de Voltooide offertes, bestelbonnen en metingen die klaar zijn in de pijplijn. Als we daar naar kijken, hebben we een prognose voor de komende drie maanden van precies wat er gaat gebeuren.

Nick Acquroff, Marketingdirecteur, S&A Stairs

Helderheid, foutloos en op zoek naar automatisering met Asana

Met een verbeterde zichtbaarheid in het hele bedrijf, een vermindering van productiefouten en een aanzienlijke omzetstijging, wil het leiderschapsteam van S&A Stairs Asana nu nog meer in het hele bedrijf implementeren. S&A Stairs wil met name profiteren van Asana om verdere procesautomatisering te stimuleren, evenals van de AI-functies van Asana om de gegevensanalyse en besluitvorming te blijven verbeteren, wat S&A Stairs naar een mooie toekomst zal leiden.

Nadat we Asana een jaar in de verkoop hadden gebruikt, werkte het zo goed dat we besloten om het uit te rollen in de workflow van het hele kantoor en vervolgens snel in de fabriek, zodra we erachter waren hoe het kon worden geïmplementeerd ten behoeve van het bedrijf.

Rick Alabaster, Projectmanager Marketing, S&A Stairs