Als onafhankelijk merk - slechts op een paar gebieden verbonden met Volvo - zet Polestar een snel groeitraject in. Sinds 2019 is het bedrijf aanwezig in Duitsland en het heeft momenteel ongeveer 50 werknemers. Het Duitse bedrijfsonderdeel is voornamelijk verantwoordelijk voor digitale verkoop, marketing en levering van voertuigen. Het team is wendbaar en behendig en baant nieuwe wegen, waarbij het zijn merk onderscheidt van het moederbedrijf Volvo en een nieuwe frisheid op de markt brengt. De focus ligt op design, technologie, prestaties en vooral duurzaamheid. Polestar kan projecten sneller maken en implementeren en met minder administratieve inzet of goedkeuringsprocessen, een voordeel van een startup.

Polestar en Asana - Verminder complexiteit, verhoog de helderheid

Bastian Ruther, sinds juli 2021 Head of Retail bij Polestar, was een van de eerste werknemers bij Polestar in Duitsland. In het begin had hij te maken met een ongelooflijk aantal complexe problemen die aanvankelijk structurering en prioritering vereisten. In die tijd werkte elke werknemer tegelijkertijd aan vrijwel elk onderwerp; er moesten veel afdelingsoverschrijdende werkprocessen worden geïmplementeerd en in gang worden gezet. Tegenwoordig zorgt Bastian voor het organiseren en implementeren van leadbeheer en ook voor bedrijfsontwikkeling met behulp van Asana. Hij en zijn collega Carl Christian Werner gingen op zoek naar een geschikte Werkbeheertool om de werkprocessen te vergemakkelijken. Werkbeheer is een systematische aanpak voor het coördineren van de workflows van een bedrijf, het geven van de helderheid aan teams om hun doelen sneller te bereiken en ervoor zorgen dat iedereen de informatie heeft die hij of zij nodig heeft om de meest effectieve taken te voltooien.

Als Polestar 1 Manager heeft Carl Christian Werner cross-functional verantwoordelijkheid voor verkoop, positionering en levering. Sinds medio 2021 heeft hij Polestar ook ondersteund bij de uitbreiding naar twee nieuwe markten: Oostenrijk en Zwitserland. Carl Christian Werner had al ervaring met Asana voordat hij bij Polestar kwam. Hij promootte het gebruik van Asana bij Polestar als een Werkbeheertool, richtte zich op het opzetten van een gestructureerde aanpak van repetitieve processen en het duidelijk definiëren van doelstellingen en voortgang via Doelstellingen en Belangrijkste Resultaten (OKR's) en precieze cijfers.

De behoefte van Polestar om de organisatiestructuur te verbeteren werd duidelijk aan het einde van 2020, toen het team groeide tot meer dan de eerste tien werknemers. Werktaken werden steeds vaker gedupliceerd en managers wistenen taken toe via e-mail. Dit was het startpunt voor Asana. Een game-changer was het bijhouden van prestaties met OKR's, gecombineerd met taaktoewijzing in één tool. Het was meteen effectief en bood een perfecte oplossing voor de behoeften van Polestar. 

De afdeling van Anna Wesolowski gebruikt ook Asana. Ze werkt al vanaf het begin bij Polestar en zorgt samen met een collega voor de bedrijfscommunicatie en PR. De dagelijkse afstemming tussen afdelingen vindt echter meestal plaats in een direct gesprek. De twee gebruiken Asana voor grotere projecten of complexere werkonderwerpen waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn. Asana helpt ook bij de overdracht van vakanties of wanneer iemand een project overneemt, zodat er geen informatie verloren gaat in e-mails.

Asana: De turbomotor voor oplevering bij Polestar

Asana wordt al op tal van gebieden gebruikt en versnelt werkprocessen waarbij samenwerking tussen afdelingen essentieel is bij Polestar Duitsland. Het helpt bijvoorbeeld wanneer werknemers via Asana toegang hebben tot vooraf gedefinieerde sjablonen. Bovendien doorlopen nieuwe werknemers een gestandaardiseerd onboardingproces dat volledig in Asana plaatsvindt. Het Polestar 1-leveringsproces wordt ook beheerd via Asana. Het in kaart brengen van standaardprocessen is een voorbeeld van het nog verder verhogen van de efficiëntie. Er kan worden geput uit bestaande ervaringen, waardoor processen aanzienlijk worden versneld en de kans op herhaling van reeds bekende fouten wordt verkleind. Voordat het snelgroeiende bedrijf een Werkbeheertool introduceerde, moest het enkele valkuilen overwinnen. Eenmaal in kaart gebracht in Asana, vertrouwen werknemers nu volledig op het Asana-proces en nemen ze bijvoorbeeld nieuwe servicelocaties aan met duidelijk gedefinieerde processtappen, timing en toewijzingen. Tijdens een lopende vergadering kunnen deelnemers geprioriteerde onderwerpen op het Asana-bord invoeren of opmerkingen noteren die iedereen kan zien.

Omdat gewoonten notoir moeilijk te veranderen zijn, hebben sommige werknemers de neiging om terug te vallen in hun oude werkwijzen. Desalniettemin is het gebruik van Asana vrijwillig, zodat werknemers zich op hun gemak voelen bij hun manier van werken - zonder enige druk. Volgens Bastian Ruther moeten teams de tool gebruiken wanneer deze echte waarde biedt en de werkbelasting vermindert. Bij Polestar Duitsland heeft Asana zijn waarde al bewezen, gezien de acceptatiegraad tot nu toe.

Alle tekenen wijzen op groei bij Polestar

Hoewel Polestar Asana tot nu toe alleen in Duitsland gebruikt, zijn er al tal van use cases die de workflow en de kwaliteit van de klantervaring hebben verbeterd. Het bestelproces en de levering zijn voorbeeldige voorbeelden: beide zijn volledig automatisch. Bij Polestar 1 zijn veel partijen betrokken en iedereen moet de processen volgen - anders loopt de exclusieve klantervaring risico. Aanvankelijk deden werknemers dit via vergaderingen en Excel-trackers. Asana maakte de efficiënte verdeling van het werk mogelijk, wat resulteerde in een gestage toename van de kwaliteit van de levering.

Het Polestar-team werkt nauw samen met klanten om tijdens het bestellen volledig aan hun eisen te voldoen. Een klant kan bijvoorbeeld levering op een ander adres aanvragen in plaats van levering aan huis. Carl Christian Werner werkt op het gebied van verkoop samen met een collega die zorgt voor de levering en het aftermarket-gebied. Het is essentieel om elk verzoek in het leveringsproces op het juiste moment te vervullen. Een gebrek aan communicatie of onduidelijke verantwoordelijkheden brengt het risico van vertragingen met zich mee. Zijn de voertuigdocumenten afgeleverd bij de registratiedienstverlener? Is de ontvangst van de betaling bevestigd? Kan het registratieproces worden geactiveerd?

In sommige gevallen waren er aanzienlijke verschillen in de tijd die nodig was vanaf de aankomst van het voertuig tot de leveringsdatum - ook als gevolg van individuele vereisten van de klant. Dit tijdsbestek is nu relatief constant, ongeveer twee weken nadat de auto bij Polestar is aangekomen. Asana heeft Carl Christian Werner en zijn collega's in staat gesteld om de best mogelijke klantervaring te garanderen en hun waarden als innovatieve fabrikant van elektrische prestatievoertuigen na te leven.

Dankzij Asana zijn de kernprocessen duidelijk in kaart gebracht en gestructureerd. Dat is enorm nuttig. Alles verloopt vlot.

Asana was ook essentieel bij het uitbreiden van het Polestar-servicenetwerk in Duitsland, beheerd door de aftermarket-afdeling.

De aanvankelijke 23 servicepunten zijn in de tweede uitbreiding bijna verdrievoudigd tot 61. Het kostte slechts twee tot drie uur om collega's te laten zien hoe ze dit in Asana konden instellen. De bestaande Asana-checklist werd gedupliceerd, aangepast en hergebruikt voor het nieuwe servicenetwerk. Deze cijfers illustreren duidelijk de verbeterde efficiëntie. Uiteindelijk groeide het aantal servicepunten van 61 naar 125 en vervolgens naar ongeveer 200. Dankzij Asana zijn processen schaalbaar en dupliceerbaar. Verdere uitbreiding is veel beter beheersbaar geworden.

Alles verloopt zoals het hoort dankzij Asana - dit laat zien wat goed projecttracking kan doen.

Asana brengt rust in het project in uitdagende situaties

Asana toonde grote kracht, vooral in het omgaan met lastige situaties. Bij het plannen van een expositie op de International Motor Show (IAA) presenteerde Polestar zich met succes. Typisch voor een hypergroeiende startup werd de aanwezigheid van het bedrijf op de beurs georganiseerd met relatief schaarse middelen - en dus aanzienlijk efficiënter. Voor Polestar was exposeren op zo'n belangrijke beurs een enorme en opwindende uitdaging. Teamwork was vereist en alle afdelingen waren erbij betrokken. Asana hielp om alles bij te houden. Week na week en vergadering na vergadering werden taken gedefinieerd, verwerkt en uitgevoerd, wat de teamleden geruststelde. De verantwoordelijkheden waren voor iedereen duidelijk en transparant, en alles was op één plaats. Teamleden kunnen zien welke taken voltooid zijn. Iedereen kan bijdragen en reageren op ideeën.

Asana bracht structuur en helderheid in de projectplanning - en opmerkelijke gemoedsrust voor het personeel.

De weg vooruit – waar leidt die naartoe?

De OKR-functie wordt bij Polestar nog steeds geëvalueerd. Samen met de Asana-ondersteuning richten Bastian Ruther en Carl Christian Werner zich op het ontdekken welke nieuwe functies de functie 'Doelen' biedt en hoe Polestar deze het meest efficiënt kan gebruiken. Tot dusver wordt Asana alleen gebruikt om werkprocessen bij Polestar Duitsland in kaart te brengen. Bastian Ruther wil dat Asana de tool van keuze is voor heel Polestar. Omdat hij overtuigd is van de voordelen, blijft hij Asana op bedrijfsniveau promoten. Hij ziet een gemeenschappelijke strategie voor grensoverschrijdende adoptie als de volgende stap. Totdat de weg vrij is voor een bredere distributie, zullen Bastian Ruther en Carl Christian Werner blijven genieten van Asana. Ze communiceren regelmatig met het Asana-team en voelen zich goed geïnformeerd over de Asana-knowhow en verdere efficiëntieverbeteringen. Asana werkt samen met Polestar om de automarkt te revolutioneren en de missie voort te zetten: de samenleving verbeteren met behulp van ontwerp en technologieën die de verschuiving naar duurzame elektrische mobiliteit versnellen.