Overstock.com blijft innoveren #metAsana

Groot maar niet log

"Hoewel Overstock.com groot is," legt Jaime Wilson uit, "betekent dat niet dat we langzaam bewegen." Jaime is Senior Director User Experience Design & Product bij de online retailer en hoewel ze al bijna 20 jaar actief zijn en duizenden werknemers hebben, hebben ze nog steeds de energie van een start-up.

"Er is een sterk gevoel van innovatie en experimenten binnen ons bedrijf. We zijn gericht op onze kernactiviteiten, maar ook op grote initiatieven die de grenzen verleggen van wat mensen denken dat Overstock.com kan doen. Op dit moment zijn teams aan het brainstormen over hoe we consumenten kunnen verbinden met nieuwe merken en nieuwe virtuele winkelervaringen kunnen creëren, terwijl we nog steeds kwaliteitsproducten aanbieden tegen de waarde die ze de afgelopen twee decennia van Overstock zijn gaan verwachten."

Meteen op snelheid komen

Voor Jaime hangt succes af van communicatie. "Om een groot team te laten werken als een klein team, moet iedereen weten wat er gaande is in de verschillende onderdelen van het bedrijf. Iedereen hier staat er echt voor open om te delen waar ze aan werken, maar het is niet omdat we ons werk met elkaar willen delen, dat dat ook gemakkelijk was."

Door teams in verschillende tools te laten werken en via meerdere platforms te laten communiceren, werd het moeilijk om ervoor te zorgen dat iedereen de informatie had die ze nodig hadden. "De tijd die je besteedt aan het bijhouden van welk team welke software gebruikt, of om te zorgen dat je toegang hebt tot ieder systeem, en dan uit te zoeken hoe de tool werkt, is verspilde tijd."

Jaime's team heeft JIRA en andere tools voor het bijhouden van werk geprobeerd, maar vond ze "onnatuurlijk en omslachtig". De tijd die nodig was om die tools te leren gebruiken, vertraagde de projecttijdlijnen en hielp het team niet om op dezelfde golflengte te blijven. "Wanneer we deze grote projecten proberen aan te pakken, hebben we geen tijd om mensen op de hoogte te brengen. Ze moeten een vergadering binnenlopen met een heel duidelijk idee van wat er aan de hand is."

Het team had ook een manier nodig om gemakkelijk groepen mensen in een project op te nemen en liet elke functionele groep duidelijk zien wat ze met die informatie moesten doen. "Wanneer we strategische planning doen, hebben we iets nodig waar elke betrokken persoon naar kan kijken en zeggen: 'Oké, ik begrijp wat we hier doen. Nu, dit is wat we moeten doen,' zonder hulp nodig te hebben."

Het begint met één team

Voor Overstock.com was het belangrijk dat de tools die ze gebruiken van onderaf werden overgenomen, in plaats van van bovenaf te worden afgedwongen. Om snel te kunnen innoveren en bewegen, moesten teamleden op een manier kunnen werken die voor hen natuurlijk aanvoelde. Asana is nu de standaard tool die Overstock.com gebruikt om bij te houden waar ze aan werken, maar er was niemand bij het bedrijf die die beslissing officieel heeft genomen.

In plaats daarvan verspreidde het gebruik van Asana zich organisch. "Aanvankelijk begon één team Asana te gebruiken voor projectplanning. Toen begon ons ontwerpteam in Asana uit te zoeken waar we aan moesten werken." Zodra er meer dan één team in Asana was, was het logisch om te upgraden naar Premium, zodat iedereen toegang had tot functies zoals geavanceerde rapporten en privacycontroles. "Van daaruit is het gewoon verspreid over alle teams en afdelingen en nu heeft elk team hun werk in Asana."

Jaime schrijft de populariteit van Asana bij Overstock.com toe aan het gebruiksgemak. "Iedereen kan naar een Asana-project kijken en onmiddellijk begrijpen wat er aan de hand is. Ik kan iemand nieuw inhuren, ze een login op Asana geven en zeggen ‘Dit zijn de teams waar je lid van moet worden’, en ik hoef ze niet te trainen in het gebruik ervan. Dat is krachtig."

Samen vanaf de eerste dag

Wanneer het team van Jaime een nieuw product lanceert, kan elk betrokken team vanaf de eerste dag afwegen wat er moet gebeuren. Het lanceringsplan wordt op één plaats samengesteld en teams kunnen de nodige taken en vervaldatums toewijzen aan de persoon die verantwoordelijk is voor dat werk.

Bovendien, zegt Jaime, helpt Asana ervoor te zorgen dat de kwaliteit van de campagnes die ze uitvoeren op peil is. "Als je als groep samen bent in Asana en je moet een lijst maken van alles wat iedereen moet doen voor een productlancering, is het gemakkelijk om gaten te zien die vanaf het begin moeten worden opgevuld, dus we moeten niet vechten op het einde om deadlines te halen of de tijdlijnen vertragen omdat we iets vergeten zijn."

Een voorbeeld van hoe dit goed heeft gewerkt, is bij het zoekmachineoptimalisatieteam van Overstock.com. "Als iemand aan de product- en ontwerpkant ben ik meestal niet zo betrokken bij SEO. Een paar jaar geleden zouden we er niet eens aan denken om de SEO-groep in onze productplannen op te nemen, omdat we ze niet zagen als een team dat moest worden opgenomen. Zo bleven ze onwetend en de resultaten waren niet geweldig.

Nu we allemaal vanuit hetzelfde project in Asana werken, kan het SEO-team zien waar mijn team aan werkt en word ik eraan herinnerd hoe belangrijk het is om ze vanaf de planningsfase op de hoogte te houden. Het is geweldig om te zien dat de SEO voor Overstock.com verbetert nu we dit proces in Asana beheren."

Samenwerking betekent betere kwaliteit

Volgens Jaime is een van de meest verrassende resultaten die ze van Asana heeft gezien het niveau van samenwerking en plezier dat teams hebben om samen te werken. "We kunnen prototypelinks delen van de nieuwe producten en ontwerpen waar we aan werken en het team becommentarieert ze met hun reacties. Ik moet je zeggen, sommige van de opmerkingen zijn hilarisch." Dat gezegd hebbende, is ze ook onder de indruk van hoeveel werk er gedaan wordt in Asana. "Het zou me veel tijd kosten om alles op te sommen waar ons bedrijf Asana voor gebruikt." Hier volgen enkele van de hoogtepunten:

• Productroutekaarten: het team van Overstock.com plaatst elk nieuw product vanaf de ideeënfase in Asana, zodat iedereen vanaf het begin weet wat er aan de hand is.

• Digitale marketing: de SEO-, SEM- en betaalde advertentiestrategieën van Overstock.com worden beheerd in Asana.

• 1:1's: Elke manager kan zijn 1:1's met zijn directe ondergeschikten in Asana houden, met privacycontroles die ervoor zorgen dat alleen de juiste mensen toegang hebben.

• Teamvergaderingen: toen ze haar teamvergadering in Asana begon te beheren, zag Jaime een enorme toename in de productiviteit van vergaderingen. De vergaderagenda wordt beheerd in een eigen project, zodat iedereen precies weet wat er aan de hand is.

Jaime is het meest trots op de toename van de kwaliteit van het werk bij Overstock.com. "Als team willen we de absoluut beste ervaring voor onze klanten creëren en wanneer een project in Asana is voltooid, kan ik er zeker van zijn dat we dat doel bereiken."