De Afdeling Communicatie van Manchester City Council en M-Four, hun interne ontwerp- en reclamestudio, zijn verantwoordelijk voor de productie van deze evenementen en voor communicatiecampagnes in de hele stad.

En vroeger deden ze het allemaal op papier.

Ontwerpers bij M-Four drukten briefings af om de ontwikkeling van alle creatieve elementen in een project te sturen, zoals digitale advertenties, T-shirts en brochures. Ze bewaarden briefings in verschillende 'jobbags' voor elk item: onhandige oranje zakken die teamgenoten fysiek tussen bureaus droegen terwijl ze stukken overdroegen naar de volgende productiefase.

Maar elke campagne of elk evenement vereist minstens 100 creatieve elementen... dus er zwermden veel oranje zakken rond op het kantoor van M-Four.

Het papier begon rommelig te worden en soms ging het verloren. Shawn Bahlmann, Studio Manager bij M-Four, wist dat zijn team van 12 ontwerpers digitaal moest gaan:

• Ze verspilden tijd met het afdrukken van papier, het doorzoeken van stapels om informatie te vinden en het verplaatsen van zakken van bureau naar bureau.

• Werk werd over het hoofd gezien wanneer proefdrukken, briefings en schriftelijke goedkeuringen verloren gingen.

• Teamgenoten en managers moesten constant op zoek naar informatie om de projectstatus te zien en wat er in het hele team gebeurde.

Het was een klassiek voorbeeld van 'werk over werk' - administratie die ten koste gaat van gespecialiseerde taken en strategie. Volgens de Anatomie van werk-index besteden Britse werknemers 60% van hun tijd aan deze administratieve activiteiten.

Shawn ging op zoek naar een Werkbeheertool om M-Four te helpen papierloos te worden en zich opnieuw te richten op werk met een grote impact.

We droegen deze grote zakken met opdrachten letterlijk tussen de bureaus en gaven ze door aan het marketingteam voor copywriting, proeflezen en goedkeuringen. Onze bureaus lagen vol met papierwerk.

Shawn Bahlmann, Studio Manager bij M-Four

Op zoek naar "alles behalve papier"

Shawn implementeerde Asana door eerst een paar ontwerpers te selecteren om het platform uit te proberen. Vervolgens deed hij een basistraining met de rest van het Team en beheerden ze met succes verschillende kleine projecten. De grote overgang kwam met een groot project genaamd Manchester Day, een groots evenement in de hele stad met meer dan 150 ontwerpelementen. Het ging goed en het team stelde een deadline vast om papieren briefingtassen uit gebruik te nemen en 100% van hun werk over te zetten naar Asana.

Om de adoptie te ondersteunen, zette Shawn projectsjablonen op die de aanmaakprocessen voor verschillende assets specificeerden. Dit stroomlijnde de productie en hielp ontwerpers te weten wat ze konden verwachten, waardoor er efficiëntieverbeteringen ontstonden die werden geschaald over honderden ontwerpopdrachten.

Het eerste grote project was de echte test. Toen keken we terug en zeiden we: 'Weet je wat? Dat was zoveel sneller, soepeler en transparanter dan het evenement van vorig jaar.’ Het heeft ons overtuigd.

Shawn Bahlmann, Studio Manager bij M-Four

Minder 'werk over werk' betekent betere resultaten

Tegenwoordig worden alle creatieve projecten van M-Four beheerd in Asana, waardoor het cumulatieve administratieve werk van het afdrukken van briefings en het ronddragen van opdrachtmappen aanzienlijk wordt verminderd. Dit kostte misschien maar vijf minuten per creatief element terwijl het door het productieproces ging, maar met meer dan 100 elementen per campagne die tegelijkertijd in behandeling waren, stapelden die extra vijf minuten zich in de loop van de weken en maanden op. Het team schat dat ze nu twee tot drie dagen per evenement of campagne besparen, waardoor ze meer tijd hebben om zich te concentreren op strategieën, mediaplannen en ontwerpen.

De samenwerking verbeterde ook naarmate informatie toegankelijker werd. Teamgenoten kunnen nu elk project openen en de geschiedenis, deelnemers, gesprekken en bijlagen bekijken, terwijl het management snel de status van projecten in de hele organisatie kan controleren.

Een bijkomend voordeel? Een beter moreel en minder stress, omdat ontwerpers nu op afstand kunnen werken, wat voorheen niet mogelijk was. En op kantoor zijn de bureaus eindelijk leeg.

De tijd die we besparen aan administratie wordt nu besteed aan ontwerpwerk of marketingstrategie.

Shawn Bahlmann, Studio Manager bij M-Four

Verder kijken dan de stadsgrenzen van Manchester

Nu het ontwerpteam van M-Four meer quality time heeft om te besteden aan geschoold werk, hebben ze een aantal grote commerciële opdrachten binnengehaald voor organisaties buiten de gemeenteraad van Manchester. Ze zullen ook voor deze projecten hun communicatie in Asana beheren en nieuwe klanten naar het platform brengen om samen te werken.

Zonder papier dat hen belast, zijn de mogelijkheden eindeloos.