Maak kennis met David Joe (DJ), hoofd van Marketing, Anthony Smith, uitvoerend producent, en Nick Monge, projectmanager van videoproductie en media. Dit trio Insomniacs uit drie verschillende delen van het bedrijf gebruikt Asana om projecten in bijna elk aspect van het bedrijf te coördineren - inclusief de enorme verschuiving van live, fysieke evenementen naar een robuust aanbod van virtuele concerten. Ze maakten deel uit van het selectieproces om een nieuwe tool te vinden die het bedrijf kon verenigen en iedereen kon helpen om efficiënter samen te werken.

Van de clubs van LA naar Insomniac

DJ, die sinds 2018 bij Insomniac werkt, en Anthony, die sinds 2011 met Insomniac samenwerkt, hebben allebei hun sporen verdiend in de entertainmentindustrie terwijl ze een club in Los Angeles, Californië, вели. Ze kennen de branche van binnen en van buiten en ontwikkelden een relatie met Insomniac nadat het bedrijf bijna tien jaar geleden met hun club samenwerkte voor een evenement.

Toen DJ en Anthony voor het eerst met Insomniac begonnen te werken, was het hun taak om het bedrijf van bovenaf te bekijken en inefficiënties te vinden die ze konden helpen oplossen. Een van de eerste punten die ze opmerkten voor verbetering was projectbeheer, met name hoe teams met elkaar coördineerden. Het beheren van een club met tientallen mensen - of zelfs een paar dozijn - voor één avond is drastisch anders dan het beheren en plannen van bijvoorbeeld een meerdaags muziekfestival. Er zijn ontzettend veel bewegende delen en betrokken mensen, van het kiezen en voorbereiden van de evenementruimte tot de coördinatie op de dag zelf. Aangezien zoveel mensen vanuit de clubwereld bij Insomniac waren gekomen, moest de hele organisatie de manier waarop ze projecten вели, heroverwegen.

"We bereikten een punt waarop we wilden dat onze tools net zo volwassen werden als wij," zei Nick, die al sinds 2013 bij Insomniac werkt. "We hadden iedereen nodig, allemaal samen, in één levend, ademend systeem, en om allemaal in harmonie te gaan werken."

Hoewel elk team zijn eigen processen en manieren had om projecten te beheren - van documenten en spreadsheets tot klembordjes met papieren afdrukken - leidde zo'n allegaartje van oplossingen tot gemiste kansen, miscommunicatie tussen teams en geïsoleerde informatie. Deze problemen waren vooral duidelijk naarmate de projecten groter werden.

“Ik heb geen tijd om overal te zijn en met iedereen te praten als ik aan een project werk met duizend onderdelen,” zei Anthony.

Om iedereen in het bedrijf samen te laten werken, had Insomniac een tool nodig die grote projecten aankon - zoals meerdaagse festivals - en die tegemoetkwam aan de behoeften van veel afdelingen, zoals productie, financiën, talent en marketing.

Iedereen op hetzelfde ritme laten bewegen

Toen Anthony en DJ begonnen met het verkennen van projectbeheersoplossingen, ontdekten ze dat veel tools beperkingen hadden waardoor Insomniac niet echt alle teams in het hele bedrijf op een samenhangende manier kon verbinden. Ze hadden een tool nodig die iedereen georganiseerd en gesynchroniseerd kon houden, ongeacht het team en het project. Bovendien wilden ze iets dat er visueel aantrekkelijk uitzag en intuïtief te gebruiken was. Toen vonden ze Asana.

Door mensen in staat te stellen taken in meerdere projecten te organiseren, gaf Asana Insomniac een volledig samenhangende ervaring tussen teams. Met Asana konden ze elk project up-to-date houden en elke belanghebbende op de hoogte houden zonder constante meldingen en e-mailupdates. De Tijdlijnfunctie was ook cruciaal voor de evenementplanning en -uitvoering, zodat de vervaldatums correct op elkaar waren afgestemd. Bovendien waren reacties en subtaken een groot succes bij Insomniac. Taken voor specifieke deliverables en items konden worden toegewezen aan specifieke teamleden, terwijl elk detail overzichtelijk en gemakkelijk te vinden bleef.

Ze vonden Asana ook visueel aantrekkelijk en dat het goed werkte met creatieven.

We zijn een entertainmentbedrijf, een platenlabel en een van de grootste streamingbedrijven voor muziek wereldwijd. We hebben meerdere kleding- en modemerken. We zijn echt een creatief bedrijf en we hebben tools nodig die daar goed mee samenwerken en die ook mooi zijn om te gebruiken.

Anthony Smith, Uitvoerend producent

Toen DJ en Anthony klaar waren om Asana aan de CEO van Insomniac te laten zien, was hij erg enthousiast over wat ze hadden gevonden en was hij klaar om het bedrijf volledig op de tool te laten overstappen.

“We hebben ons argument voorgelegd en alles gespecificeerd,” zei Anthony over het proces. “We hebben de functionaliteit van Asana echt grondig onderzocht, we wisten wat we met de tool gingen doen en we hadden de volledige steun van de top om het mogelijk te maken.”

Het werk van Insomniac verbeteren met Asana

Hoewel Anthony en DJ de zegen van de CEO kregen voor Asana, wilden ze zorgen voor een soepele uitrol en bedrijfsbrede adoptie. Om dit te doen, begonnen ze door naar het hoofd van elke afdeling te gaan - van marketing tot financiën en iedereen daartussenin - om steun voor Asana op te bouwen.

Omdat Asana een groot probleem in de organisatie zou oplossen - inefficiënte processen en projectbeheer - luisterden de afdelingshoofden naar DJ en Anthony, vertrouwden ze hen en brachten ze hun eigen teams enthousiast aan boord. Om ervoor te zorgen dat mensen Asana volledig integreerden in hun dagelijkse workflows, hadden DJ, Anthony en Nick een plan om iedereen te trainen in de beste praktijken voor Asana. Toen sloeg COVID-19 toe in de wereld.

Tegelijkertijd onboarding voor Asana en werk op afstand

Niet alleen werd de eerste Asana-trainingssessie vanwege de pandemie op afstand gegeven, maar Insomniac was ook bezig met het omschakelen van hun bedrijf van persoonlijke evenementen naar livestreams. Gelukkig waren ze al begonnen met het uitrollen van Asana en begonnen mensen hun nieuwe tool te gebruiken.

“We hebben het bedrijfsmodel van ons hele bedrijf in één maand omgeschakeld van live, persoonlijke evenementen naar live streaming,” zei DJ. “Eerlijk gezegd zouden we zonder de hulp van Asana waarschijnlijk niet zo ver zijn gekomen. Asana was cruciaal in de beginfasen van die enorme koerswijziging.”

In een tijd waarin veel mensen zich geïsoleerd en alleen voelen, ziet Insomniac nog meer betekenis in de live streams. Sinds ze hun model hebben veranderd, hebben ze enorm veel feedback gekregen over hoeveel plezier en verbinding ze hun fans hebben gebracht.

Nu Asana op zijn plaats is, zijn de voordelen enorm geweest - verder dan hun overgang van persoonlijke evenementen naar live gestreamde evenementen.

De lockdown die onze branche door COVID heeft meegemaakt, dwong ons om alles online te verplaatsen en tegelijkertijd een manier te vinden om onze werknemers op afstand verbonden en op schema te houden. Met Asana konden we precies dat doen, waardoor veel van onze workflow- en logistieke problemen werden opgelost. De timing van onze relatie met Asana was cruciaal, en nadat we het team snel konden onboarden, werd het de ruggengraat van wat we deden.

Pasquale Rotella, CEO/oprichter van Insomniac.

Dankzij Asana weet Anthony meteen welke projecten op schema liggen of niet op schema liggen, en met wie hij moet praten als hij meer informatie nodig heeft. Aangezien de evenementen die ze organiseren extreem datumafhankelijk zijn, helpt de tijdlijn hen om het werk soepel en op tijd te laten verlopen.

Vóór Asana moest Nick elke dag aan elke ontwerper vragen wat de status van hun werk was, en nu kan hij de status van het project zelf in Asana opzoeken. Managers kunnen naar een project kijken en erop vertrouwen dat ze op schema zitten, zonder hun team te hoeven micromanagen. Bovendien is het interne e-mailgebruik van Insomniac sterk gedaald, omdat het grootste deel van die communicatie nu in Asana plaatsvindt.

"Wat we met Asana hebben gedaan, is het projectbeheer binnen het bedrijf naar een hoger niveau tillen, waarbij alle bedrijfsfuncties nu binnen Asana plaatsvinden," zei Nick. "Alles gecentraliseerd hebben is een belangrijke verbetering voor ons geweest."

De volgende stap van Insomniac

Wanneer de wereld weer opengaat, is Insomniac van plan om hun bedrijf weer te laten overschakelen naar live, persoonlijke evenementen en festivals. Hoewel er veel onzekerheid bestaat over hoe de wereld er na COVID uit zal zien, is één ding zeker: het team van Insomniac zal Asana-sjablonen en -raamwerken maken voor nog een enorme omslag in hun bedrijf.

Na de overgang terug naar persoonlijke evenementen zal de volgende evolutie voor het bedrijf het gebruik van Asana tijdens live-evenementen en festivals zijn. Anthony ziet een toekomst waarin projectmanagers tijdens evenementen rondlopen met tablets en Asana-taken afvinken terwijl ze door de app gaan, in plaats van het traditionele papier op een klembord. Met zoveel Asana in hun toekomst zien ze de adoptie van de tool als een hoge prioriteit om Insomniac klaar te stomen voor succes.