Het APAC PR-team van HubSpot centraliseert met Asana programma-management voor meer efficiëntie

HubSpot is een toonaangevend groeiplatform dat bestaat uit marketing-, verkoop- en klantenservice-software en een krachtige gratis CRM. Meer dan 60.500 klanten in meer dan 100 landen gebruiken de bekroonde software, diensten en ondersteuning van HubSpot om de manier waarop ze klanten aantrekken, betrekken en verrassen te transformeren.

Toen Elissa Hudson in 2018 de PR-lead van HubSpot voor de APAC-regio werd, had ze een enorme taak. Ze is gevestigd in Sydney, Australië en werkt als onderdeel van het regionale marketingteam. Ze is verantwoordelijk voor het opbouwen van naamsbekendheid voor HubSpot door de media-aandacht te vergroten in belangrijke landen in APAC.

Handmatige taaktracking creëerde een administratieve nachtmerrie

Elissa werkte samen met drie PR-bureaus, maar ook met collega's op verschillende continenten, en rapporteerde rechtstreeks aan de regiodirecteur in Singapore. Ze jongleerde met een groot aantal taken uit verschillende tijdzones. Ze kon op elk moment aan meer dan 30 verschillende mediaverhalen werken, die elk veel taken met zich meebrachten, zoals het zoeken naar citaten van woordvoerders, het schrijven van inhoud, het leveren van beeldmateriaal, het onderhouden van contacten met verschillende belanghebbenden en meer.

Elissa gebruikte een mix van pen en papier voor dagelijkse taken en spreadsheets voor projectmanagement, maar dit handmatige volgsysteem was verre van ideaal en veroorzaakte kritieke problemen:

• Belangrijke actiepunten en taken voor media-plaatsingen vielen door de mazen van het net, wat resulteerde in gemiste kansen.

• Het vertraagde hun agentschappen omdat taken niet snel genoeg werden voltooid.

• Er was geen enkel overzicht van hoe elke mediaplaatsing vorderde, waardoor het moeilijk was om te voorspellen of de dekkingsdoelen elke maand werden gehaald.

Van chaos naar gecentraliseerd beheer

Het team had een tool nodig die naadloos verhaalpijplijnen, persoonlijke taken en samenwerking met managers kon beheren. Taken moesten op zichzelf staan, zodat ze niet over het hoofd werden gezien, maar ze hadden ook een systeem nodig dat een globaal beeld gaf van de voortgang van het project.

Asana bood een intuïtieve en gebruiksvriendelijke interface, een mobiele app voor planning onderweg en integratie met twee tools die essentieel zijn voor het werk van het team: Gmail en Slack. Het belangrijkste was dat Asana toestond dat processen werden gestandaardiseerd en taken samenbracht in specifieke projecten en borden. Dit maakte het gemakkelijk om taken uit te voeren en een effectieve manier om de ontwikkelingen in elke regio bij te houden.

Verhoogde efficiëntie en beter inzicht

De dag-tot-dag van het team is enorm anders dankzij Asana. Voor Elissa begint het allemaal met haar woon-werkverkeer in de ochtend, waar ze haar dag gemakkelijk kan plannen en prioriteren met de mobiele app van Asana. Met de Gmail- en Slack-integratie kan ze aanvragen van collega's in het buitenland omzetten in traceerbare taken, en items die input van de manager nodig hebben, kunnen eenvoudig worden toegewezen en toegevoegd aan hun een-op-een agenda.

Wanneer het gaat om het werken met mediakansen, maakt het team optimaal gebruik van de projecten van Asana in bordweergave. Alle kansen zijn kleurgecodeerd per regio en gecategoriseerd op basis van hun ontwikkelingsstadium. Het team kan gemakkelijk visualiseren welke verhalen er in de maak zijn en subtaken aan projecten toevoegen om ervoor te zorgen dat kleinere stappen niet over het hoofd worden gezien en projecten op de lange baan worden geschoven.

De visualisatie helpt Elissa en het team ook inzicht te krijgen in hoe ze hun doelen volgen. Waar het team voorheen afhankelijk was van spreadsheets, kunnen ze nu snel zien in welke fase elke kans zich bevindt. Dit maakt het mogelijk om gemakkelijk te voorspellen hoe ontwikkeld een bepaald verhaal is, of wanneer een plaatsing live gaat, waardoor een nauwkeurigere planning en dekkingsprognose mogelijk is. Als er een gat in de pijplijn van de dekking wordt geïdentificeerd, kan het team de leiding nemen en proactief verhalen pitchen om ervoor te zorgen dat ze de doelen bereiken.

Eenvoudig te schalen

Elissa breidt haar interne team uit om meer media-aandacht te krijgen in hun belangrijkste regio's en ze zal Asana gebruiken als basis voor onboarding en samenwerking. Haar eerste aanwerving zal een PR-professional zijn om de regio Azië te leiden. Deze medewerker rapporteert rechtstreeks aan Elissa en Asana dient als de link die hun werk verbindt, zodat ze gemakkelijk kunnen samenwerken tussen kantoren en tijdzones.

Volledig inzicht in projecten en processen zal ook leiden tot een soepel onboardingproces waardoor Elissa en haar groeiende team HubSpot in de APAC-regio kunnen blijven schalen.