Hoe dit marketingbedrijf workflows transformeert met AI

In een wereld waarin elke minuut telt, is het terugwinnen van verloren tijd niet alleen nuttig, het is transformatief.

Eye Care Pro (ECP), een gespecialiseerd web- en marketingbedrijf dat optometriepraktijken bedient, ontdekte dit met de AI Workflow Builder van Asana, AI Studio. 

Senior manager Theresa Welty en projectmanagement teammanager Amy Wagenaar zeiden dat de impact onmiddellijk was. Herhalende taken die ooit hele dagen in beslag namen, maakten plaats voor geautomatiseerde workflows, waardoor hun 243-koppige team zich kon concentreren op wat mensen het beste doen: strategisch denken en creatief problemen oplossen.

Baanbrekende AI-applicaties

ECP vond meerdere hoogwaardige applicaties voor zowel AI Studio als de AI-mogelijkheden die in het Asana-platform zijn geïntegreerd:

1. AI-automatisering maken zonder technische expertise

Vóór AI Studio zou het opzetten van AI-gestuurde workflows teamleden zonder technische vaardigheden hebben uitgedaagd. "Ik was niet goed in het opzetten van workflows. Maar zodra AI Studio uitkwam, kon ik gewoon typen wat ik wilde dat AI zou doen", zei Theresa.

2. Directe projectinzichten

ECP optimaliseert nu taakprioritering en werkbelastingbeheer met AI-gegenereerde inzichten in projectstatussen, waardoor slimmere beslissingen over de toewijzing van middelen mogelijk zijn. "De portfoliosamenvattingen die AI in Asana genereert, zijn van onschatbare waarde", aldus Theresa. "Als ik elk project zou moeten doorzoeken, contact zou moeten opnemen met projectmanagers voor updates of zelf statusrapporten zou moeten maken, dan zou dat uren duren."

3. Slimme samenvatting van gesprekken

Voor projectmanagers zoals Amy is de functie voor het samenvatten van gesprekken een game-changer geweest.

"Projectmanager zijn betekent constant in en uit projecten springen. Wanneer er meer dan 80 reacties op een taak zijn, is de samenvattingsfunctie waarschijnlijk mijn grootste tijdsbesparing", aldus Amy. "Ik kan onmiddellijk begrijpen wat er gebeurt zonder alles te lezen."

4. Geautomatiseerde taaktoewijzing

ECP implementeerde een AI-gestuurde workflow die automatisch taken toewijst op basis van aangepaste gegevensvelden, waardoor handmatige toewijzingsprocessen worden geëlimineerd.

"Zodra een taak in een project wordt geïmporteerd, wordt automatisch een specifieke persoon op de hoogte gebracht volgens een aangepast gegevensveld", zegt Amy. "Het zorgt ervoor dat taken de juiste teamleden op het juiste moment bereiken in plaats van in het ongewisse te zitten en te wachten tot iemand actie onderneemt."

5. Verminderen van repetitief werk

Het team maakt gebruik van AI om eerder handmatige taken te automatiseren, knelpunten te verminderen en meer tijd vrij te maken voor strategisch werk.

Een krachtig voorbeeld is hun dagelijkse afrekeningssysteem: "Taken worden geïmporteerd, automatisch toegewezen aan specifieke personen met aangepaste taakbeschrijvingen en links naar Microsoft-formulieren, en vervolgens automatisch voltooid wanneer de vervaldatum aanbreekt", aldus Amy.

6. Slimme hulp bij gegevensvelden

ECP was vooral onder de indruk van de automatische invulfunctie van Asana. In één geval, nadat een teamlid per ongeluk velden had verwijderd, stelde AI de ontbrekende gegevens voor en herstelde deze.

"Dat is een enorme overwinning omdat we vaak klantgegevens importeren uit andere tools", zei Amy. "Als er iets misgaat, bespaart dat AI-veiligheidsnet enorm veel tijd bij datavalidatie."

7. Dubbele inzet identificeren

Een ander onderzoeksgebied voor het team zijn AI-gestuurde workflows die in AI Studio zijn ingebouwd om overlappend werk te identificeren.

"In een grote organisatie weet je niet altijd wie waaraan werkt. Teams zijn niet altijd op elkaar afgestemd en dupliceren vaak inzet", aldus Theresa.

Het gebruik van AI om dubbel werk te identificeren, zal "mensen helpen taken sneller te voltooien door te zien hoe vergelijkbaar werk eerder is gedaan, waardoor de effectiviteit, efficiëntie en kwaliteit worden verbeterd en er opleidingsmogelijkheden worden geboden."

Impact in de echte wereld

Voor ECP hebben de AI-mogelijkheden van Asana de dagelijkse activiteiten getransformeerd. Niet-technische teamleden bouwen nu hun eigen workflows, taken bereiken automatisch de juiste mensen en projectmanagers verwerken snel gesprekken zonder tientallen reacties te hoeven lezen.

Deze praktische verbeteringen besparen het team wekelijks uren en verminderen tegelijkertijd de frustratie van het werk.

Het succes van ECP draait om doordacht toegepaste automatisering, waarbij resultaten voortkomen uit het identificeren van specifieke pijnpunten waar AI mensen kan helpen efficiënter te werken, in plaats van technologie te adopteren omwille van de technologie.