In de frontlinie van de betrokkenheid van de Young Survival Coalition (YSC) bij hun kiezers staat het Marketingcommunicatie-team. Zij houden toezicht op de promotie en levering van alle Inhoud, evenementen, e-mails, sociale media en de website voor de organisatie. Zoals Mary Atwater, Digital Media Manager van YSC, uitlegt, zijn de belanghebbenden op zoek naar nuttige bronnen, dus ervoor zorgen dat hun website en blog up-to-date zijn met de meest relevante en actuele informatie is de topprioriteit van hun team.

Door onze content- en sociale media-agenda's in Asana te beheren, hebben we een toename van 190% in blogweergaven bereikt en een toename van 175% in sociale verwijzingen gezien.

Tussen een groot aantal werkaanvragen, het onvermogen van afdelingen om de voortgang van projecten gemakkelijk bij te houden en een klein team dat aan gelijktijdige deadlines en prioriteiten werkte, had het team moeite om alles bij te houden wat ze op hun bord kregen. Dus namen ze in 2018 Steph Poland aan als hun Operations Associate, Marketing om te helpen met planning, coördinatie en werkbeheer.

Met Steph aan boord en een nieuwe assistent-directeur evalueerde het MarCom-team elk workflowproces op hun afdeling. Ze ontdekten dat de overvloed aan werkaanvragen uit veel verschillende afdelingen het voor het team moeilijk maakte om samen te werken, afdelingen op de hoogte te houden van de status van hun projecten en de deadlines te halen die nodig zijn om kwaliteitswerk te voltooien. Samen moesten ze een oplossing vinden die transparantie zou bieden in de teamprocessen, de stress voor het hele team zou verminderen en hen in staat zou stellen het beste werk van hun carrière te doen.

Het selectieproces

Een van de eerste stappen die ze zetten, was het identificeren van de belangrijkste behoeften van het Team. Met zoveel verschillende projecten tegelijk, was het team op zoek naar:

• De mogelijkheid om inkomende aanvragen te centraliseren, zodat ze niet over het hoofd worden gezien.

• Een manier om alles waar het team aan werkte op één plek te zien voor een betere prioritering.

• Een tool voor het plannen van projecten van begin tot eind, zodat verantwoordelijkheden en deadlines duidelijk waren en er geen cruciale stappen werden gemist.

Verschillende afdelingen gebruikten Asana al en waren bekend met de tool, maar integreerden hun Asana-projecten niet met elkaar. Steph onderzocht het verder en woonde een Asana Together-evenement bij waar ze meer te weten kwam over de non-profitkorting van Asana. Ervan overtuigd dat de functionaliteit van Asana zou voldoen aan de behoeften van het team - en met het extra voordeel van de non-profitkorting - was het leiderschap van YSC ervan overtuigd dat Asana de organisatie zou kunnen helpen om het werk te centraliseren, de transparantie te vergroten en alle teams in staat te stellen zich te concentreren op het meest zinvolle deel van hun werk: het ondersteunen van kiezers.

Omdat MarCom Asana al gebruikte, richtte Steph zich erop om andere afdelingen te helpen leren hoe ze het konden gebruiken door hun processen erin in te bouwen. Ze begon met het leiden van Asana-onboardingtrainingen voor leiderschap en elke afdeling, zodat ze konden begrijpen hoe ze de belangrijkste functies konden gebruiken en hun werk konden structureren. Vervolgens zette Steph Asana-projecten en -workflows op voor alles, van aanvragen tot het plannen van hun speciale programma's, zodat ze het gemakkelijk konden volgen en vertrouwd konden raken met de tool.

Zinvolle contacten opbouwen met de doelgroep door effectiever te werken

Nu gebruikt het MarComm-team, samen met alle anderen bij YSC, Asana om al hun werk te beheren - van het plannen van de weblanceringen voor de Summit- en Tour de Pink-evenementen tot het beheren van hun inhoud en merkmarketingprogramma's. Door hun werk in Asana bij te houden, kunnen ze zich concentreren op het produceren van meer kwaliteitsbronnen voor jongvolwassenen die door borstkanker zijn getroffen, in plaats van alleen maar dingen af te leveren. En omdat ze hun processen hebben gestroomlijnd, hebben ze nu tijd om nog meer Inhoud te produceren. Hier zijn drie manieren waarop Asana hun team effectiever heeft gemaakt en meer betrokken bij hun doelgroep:

Tijd besparen en aanmeldingen voor Summit stimuleren

YSC heeft met Asana de manier waarop ze hun grootste programmatische aanbod, de YSC Summit, plannen, opnieuw uitgevonden. In plaats van te vertrouwen op meerdere spreadsheets - en veel handmatig werk - gebruiken ze nu projectsjablonen. Dit heeft de planning voor de weblancering en promotie teruggebracht van 30-40 uur naar 10-15 uur. Ze hebben ook hun beoordelingsproces verbeterd door Afhankelijkheden en Subtaken te gebruiken om ervoor te zorgen dat er niets over het hoofd wordt gezien. Met deze verbeterde efficiëntie had hun team meer tijd om zich te concentreren op het genereren van buzz voor het YSC Summit-evenement van 2020 en konden ze hun Save My Spot-aanmeldingen verdubbelen.

Met Asana hebben we de tijd die nodig is om de planning van de Summit te starten met 80% verminderd.

Nauwkeurigheid en verantwoordelijkheid verhogen om de Tour de Pink op tijd te lanceren

Misschien wel hun meest complexe project, de YSC Tour de Pink, is een meerdaagse liefdadigheidsfietstocht. Van registratie tot teambeheer, trainingsgidsen en een app: het succes van Tour de Pink is afhankelijk van verschillende afdelingen, onvoorziene omstandigheden en integraties. Door Asana te gebruiken om het evenement te plannen en iedereen verantwoordelijk te houden voor verantwoordelijkheden en deadlines, was het team in staat om het aantal revisies dat naar hun webcontractant werd gestuurd te verminderen. Het resultaat was dat ze de tijdige lancering met 50% verbeterden.

Meer inhoud van hoge kwaliteit leveren en contact maken met meer belanghebbenden

Vanwege hun verbeterde projecttijdlijnen voor YSC Summit en Tour de Pink heeft het hele team meer tijd om zich te concentreren op het bouwen van hoogwaardige inhoud voor hun blog. Sinds het uitrollen van Asana hebben ze hun bloginhoudoutput met 50% en hun sociale media-inhoud met 45% verhoogd. Als gevolg daarvan heeft hun blog een toename van 190% in lezers en een toename van 175% in sociale verwijzingen gekend.

Met extra transparantie en meer tijd om zich te concentreren op het ondersteunen van hun leden, heeft het YSC MarComm-team de manier waarop ze voor hun gemeenschap verschijnen drastisch kunnen verbeteren. Door hun werk in Asana te beheren, kunnen ze zich focussen op het bieden van de ondersteuning en middelen die degenen die door borstkanker zijn getroffen echt nodig hebben terwijl ze een van de moeilijkste ervaringen van hun leven doormaken.