Met Asana brengen wij projectbeheer naar de hele organisatie zonder dat we daarvoor meer opleiding nodig hebben, omdat het platform zo gebruiksvriendelijk is. Juniorspecialisten werken perfect in Asana, net zoals leidinggevenden.

Aleksandra Sulimko, Hoofd personeelszaken

Hoe Asana TheSoul Publishing helpt slimmer te werken

Gecentraliseerd werk en teams

TheSoul Publishing beheert extreem complexe workflows en verbluffende productieaantallen. Om hun output voort te zetten en te kunnen schalen, wendden ze zich tot Asana voor een meer georganiseerde, gestroomlijnde en effectieve manier van werken. 

Dankzij een betere zichtbaarheid en efficiëntere processen kan TheSoul Publishing nu sneller dan ooit uitvoeren met Asana. 

Complexe workflows vereenvoudigen met organisatie en structuur

Op de afdeling inhoudsproductie duurt het produceren van elk inhoudsstuk dagen of maanden en kan het in maar liefst 19 talen worden vertaald.

Anastasiia Vinogradova is uitvoerend producent voor het merk La La Life, een verzameling van drie YouTube-kanalen die komische video's met muzikale elementen produceert. Door projecten in Asana te organiseren, is er minder behoefte aan extra communicatie en statusvergaderingen. 

Werk organiseren voor meer zichtbaarheid

• Elke video komt overeen met één Asana-project - of meer, afhankelijk van het aantal talen waarin deze is vertaald, het aantal mediatypen dat erbij betrokken is en het aantal sociale mediakanalen waarop deze zal worden gedistribueerd.

• Alle projecten zijn georganiseerd in een Asana-portfolio, zodat Anastasiia een overzicht op hoog niveau heeft van waar elke video staat in de productiecyclus. 

• Ze gebruikt de portfoliotijdlijn om te zien wanneer inhoud klaar is om live te gaan, en ze gebruikt Dashboards voor rapportage. 

Productie stroomlijnen met aangepaste sjablonen

• Productie start elk nieuw inhoudsproject door een Asana-sjabloon te dupliceren, waarin alle stappen voor het maken van video's in secties zijn georganiseerd, zoals het vinden van een idee, het schrijven van het script, het bestellen van muziek of animatie, het filmen en alle postproductiefasen. 

• Er kunnen honderden taken zijn voor één video, en daarbij zijn gespecialiseerde teams betrokken, zoals animatie en geluidsontwerp.

Wanneer we het project openen, kunnen we begrijpen wat er al is gedaan en wat er nog moet gebeuren. We hebben er geen extra communicatie over nodig.

Anastasiia Vinogradova, uitvoerend producent

Automatiseringen starten een efficiënter en effectiever onboardingproces

Aleksandra Sulimko, Hoofd HR, leidt een wereldwijde afdeling HR en interne communicatie om toezicht te houden op de gehele levenscyclus van werknemers, te beginnen met het onboarden van nieuwe medewerkers. En dat is geen kleinigheid, aangezien TheSoul Publishing gemiddeld 100 nieuwe mensen per maand in dienst neemt. 

TheSoul Publishing heeft een geautomatiseerd onboardingproces gebouwd door Asana en hun Human Resources Management System (HRMS) te integreren. Hierdoor kan het HR-team niet alleen de werkzaamheden bijhouden, maar ook nieuwkomers verrassen en hen informeren over alles in het bedrijf. "Leren door te doen", zegt Aleksandra. "Asana is perfect voor onboarding en het helpt ons team ons werk effectief te repliceren."

Krachtige integraties om de onboarding van werknemers te automatiseren

• Om het onboardingproces te starten, voert een recruiter eenvoudig de naam en de startdatum van een kandidaat in in hun HR-systeem, BambooHR, dat via de API met Asana is geïntegreerd. 

• Dit activeert een volledig geautomatiseerde onboarding-reeks in een Asana-project, te beginnen met pre-boarding - de taken die een nieuwe werknemer naar zijn of haar eerste dag leiden, zoals het ontvangen van een computer en het verkrijgen van een parkeerkaart. 

• Op de eerste dag van de nieuwe werknemer krijgt deze een automatisch gegenereerd Asana-project toegewezen dat is afgestemd op zijn of haar specifieke afdeling en dat hem of haar door de stappen leidt om meer te weten te komen over de bedrijfscultuur, arbeidsdocumenten te ondertekenen en het gebruik van bedrijfstools te oefenen.

Formulieren centraliseren de intake van aanvragen om tijdrovend werk te verminderen

• De HR-afdeling gebruikt een set Asana-

  Formulieren om werknemers te helpen interne HR-aanvragen in te dienen. 

• Er is een formulier voor elke behoefte, inclusief aanvragen voor zakenreizen, promoties, training en verhuizingen. 

• Asana-regels sorteren inzendingen automatisch en zetten ze om in Asana-taken, waar HR contact kan opnemen met de werknemer, zodat alles op één plek wordt gedaan. 

• Formulieren worden gebruikt voor alle operationele afdelingen in het bedrijf en werknemers van TheSoul Publishing dienen bijna 7000 formulieren per maand in.

Asana heeft projectbeheer in de organisatie verbeterd en ons laten zien hoe we onze werkbelasting transparanter kunnen maken. Dit is het grootste voordeel voor ons, omdat transparantie een kernprincipe is bij het bedrijf.

Aleksandra Sulimko, Hoofd personeelszaken

Soepelere IT-processen voor een zichtbaarheidsboost

In 2020 liep het initiatief van IT om de kwartaalplanning te standaardiseren mis: hun vorige takenbeheersysteem ondersteunde de planning niet op hun grootte en schaal. Nu worden alle IT-processen beheerd in Asana, wat zorgt voor meer transparantie en een sterkere verbinding tussen IT en bedrijfsactiviteiten. 

Complexe IT-projecten vereenvoudigen

• Asana helpt de IT-afdeling om succesvol door complexe projecten te navigeren, zoals hun eigen inhoudsbeheerplatform, dankzij betere prioritering, samenwerking en duidelijke deadlines. 

• Ze hebben hun oorspronkelijke doel bereikt om de kwartaalplanning in het hele bedrijf te standaardiseren, en elke afdeling bij TheSoul Publishing heeft nu een eigen portfolio in Asana waarin hun projecten en plannen worden vastgelegd.

Projectvoltooiing stimuleren (met volledige zichtbaarheid)

• IT gebruikt Asana-gegevens om te rapporteren over het percentage projecten dat elk kwartaal is voltooid, wat het gemakkelijk maakt om het uitvoeringsvermogen van een team te begrijpen en projecteigenaren verantwoordelijk te houden. 

• Sinds de implementatie van Asana is deze projectuitvoeringsstatistiek aanzienlijk verbeterd - in IT steeg de projectvoltooiing bijvoorbeeld tot 100%.

Met de helderheid die Asana creëert, kun je eenvoudig aangeven wie verantwoordelijk is voor een taak en teamleden betrekken om feedback te krijgen. De mijlpalen en deadlines moedigen mensen aan om sneller uit te voeren.

Alexey Baranov, Hoofd Ontwikkeling, IT

Snel groeien met Asana, binnen het bedrijf en in de wereld

In heel TheSoul Publishing heeft Asana de uitvoering verbeterd en afdelingen samengebracht. Helderheid over verantwoordelijkheden en deadlines helpt mensen om taken op tijd af te ronden, wat betekent dat TheSoul Publishing sneller nieuwe ideeën kan uitvoeren, meer boeiende inhoud voor hun fans kan produceren en meer vrijheid heeft om te experimenteren en te innoveren.