In de zomer van 2018 werd er een nieuwe directeur Marketing en Communicatie aangesteld op de Telfer School en die bracht een nieuwe visie naar de afdeling. In deze periode groeide ook het marketingteam met nieuwe leden en Carla De Ciccio kwam erbij als hun Content Strategist om een verhalend marketingbeleid te ontwikkelen.

Met een frisse start stond het marketingteam te popelen om te presteren en hun nieuwe visie te implementeren. Ze hadden echter een gebrek aan historische en institutionele kennis, aangezien veel teamleden nieuw waren. Hoewel sommigen dit misschien ontmoedigend vonden, zag het marketingteam van Telfer het als een spannende kans om een nieuwe strategie te implementeren en nieuwe processen te ontwikkelen om hen te helpen campagnes en inhoud te produceren die meer impact hebben.

Toen ze begonnen met het creëren van deze nieuwe processen, realiseerden Carla en het team al snel dat ze een tool nodig hadden om ieders werk te centraliseren, zodat ze op één plaats konden samenwerken en inzicht hadden in elkaars projecten om een betere samenwerking mogelijk te maken.

Gelukkig hadden teamleden in eerdere functies Werkbeheertools gebruikt en wisten ze dat het hen zou helpen de content-first-strategie die ze voor ogen hadden uit te voeren.

Een digitale leider worden

Carla, die uit de tech-industrie kwam voordat ze naar het hoger onderwijs ging, had Asana al eerder gebruikt en introduceerde het bij het team in de hoop hun marketingcampagnes, inhoudproductie en website-updates te stroomlijnen.

Terwijl het marketingteam de grondbeginselen van hun nieuwe tool onder de knie kreeg, gebruikten ze het ook als een gelegenheid om hun processen te veranderen naar een meer agile manier van werken. Hoewel ze twee grote veranderingen tegelijk doorvoerden, leerde het team Asana snel onder de knie omdat de gebruikerservaring en functionaliteit vergelijkbaar waren met consumentenapps die ze elke dag gebruiken.

Agile-projectbeheer in het hoger onderwijs

Kort nadat het team Asana had gelanceerd, boekten ze hun eerste grote overwinning toen ze hun collega's van het Betrokkenheidsteam in de tool brachten om samen te werken aan het jaarlijkse gala van de school, een evenement dat maanden van cross-functional planning vereist. Het Betrokkenheid-team hield het enorme project voorheen bij in een spreadsheet, waar het gemakkelijk was om details uit het oog te verliezen of de weg kwijt te raken, maar Carla en het marketingteam wisten dat er een betere manier was.

Ze werkten samen met het Betrokkenheid-team om hun marketingaanvragen in Asana te zetten, zodat verantwoordelijkheden en deadlines duidelijk waren. Bovendien kon het team voorbeelden van eerdere gala's aan taken toevoegen, zodat marketeers meer context hadden over wat er in het verleden was gedaan. Als gevolg daarvan verliep het project beter dan ooit en konden mensen in de hele school een nieuwe manier ervaren om projecten in Asana te beheren in plaats van in spreadsheets.

Nu gebruikt het marketingteam Asana voor al hun projecten - van kleine taken zoals evenementflyers tot enorme projecten zoals het opnieuw ontwerpen van hun website - en de tool is volledig geïntegreerd in al hun werkstromen. Hun grootste successen zijn het vernieuwen van inkomende marketingaanvragen met Formulieren, campagnebeheer met Tijdlijn, en website-updates en -ontwikkelingen met de Asana API.

In het bijzonder heeft Joey Beland-Kilbride, de webontwikkelaar van de school, de Asana API gebruikt, zodat het marketingteam kan samenwerken met belanghebbenden in de hele organisatie en daarbuiten die Asana niet gebruiken. Wanneer een marketeer nu op een taak reageert, ontvangt de aanvrager (die Asana niet gebruikt) de update via e-mail. Wanneer de aanvrager vervolgens op de e-mail reageert, wordt zijn of haar bericht automatisch als reactie aan de taak toegevoegd. Al deze communicatieverbeteringen hebben het marketingteam, dankzij Joey's integratie, in staat gesteld om meer werk van hoge kwaliteit voor de hele school te produceren, waarbij ze helpen met alles, van werving van studenten tot betrokkenheid van alumni.

Onze belanghebbenden vragen nu meer van ons, dus het hebben van tools zoals Asana is erg belangrijk om ervoor te zorgen dat we niets over het hoofd zien en om prioriteiten te kunnen stellen en onze doelen echt duidelijk te kunnen zien.

Carla De Ciccio, Content Strategist

De verschuiving in de manier waarop de marketingafdeling werkt met Asana heeft de dagelijkse werkzaamheden minder stressvol gemaakt en het team in staat gesteld om grotere doelen sneller en naadlozer te bereiken. Nu kan het marketingteam:

• Kan het werk beter prioriteren, omdat iedereen zicht heeft op alle projecten in uitvoering.

• Stakeholders hebben meer inzicht in het werk dat het marketingteam doet en kunnen zien hoe hun aanvraag in het grotere geheel past, waardoor er vertrouwen ontstaat in het team en hun capaciteiten.

• Werk wordt niet over het hoofd gezien, omdat het op één locatie is gecentraliseerd, waardoor het gemakkelijker is om projecten snel en eenvoudig af te ronden.

• Het geautomatiseerde aanvraag-intakeproces heeft hen tijd bespaard en de efficiëntie aanzienlijk verhoogd, omdat alle informatie die ze nodig hebben vooraf wordt verzameld.

Met Asana konden we de totale hoeveelheid werk zien die we eigenlijk deden, en konden we nieuwe prioriteiten en strategieën bepalen voor de soorten werk die we deden.

Carla De Ciccio, Content Strategist

Vooruitblik op de marketingstrategieën van Telfer

Met het oog op de toekomst richt het team zich op het elimineren van de onderste 20% van de taken die voorheen hun tijd in beslag namen, zoals werkcoördinatie en communicatie, zodat ze hun tijd kunnen herinvesteren in werk met meer impact.

Uiteindelijk is het doel van het marketingteam om de beste te zijn op het gebied van digitale transformatie, waardoor het een concurrentievoordeel wordt voor de school en het team. Asana zal een belangrijk onderdeel zijn om dat doel te bereiken.