Openbaar onderwijs, gezondheidszorg en belangenbehartiging aan de basis zijn slechts een paar van de manieren waarop de San Francisco AIDS Foundation (SFAF) jaarlijks meer dan 25.000 mensen bereikt. Roxane Chicoine, creatief directeur, houdt toezicht op de aanmaak van alle marketingmiddelen voor hun campagnes, evenementen en meer, wat een directe impact heeft op de ervaringen die hun grote publiek met de organisatie heeft. En het team van zes van SFAF ondersteunt de marketing- en creatieve behoeften van meer dan tweehonderd teamgenoten, wat betekent dat Roxane toezicht houdt op een groot aantal aanvragen voor middelen en tientallen campagnes tegelijk.

Met een klein marketing- en creatief team dat de hele organisatie ondersteunt, vond Roxane het moeilijk om werk op tijd af te leveren vanwege:

• Lange projectplanningsspreadsheets die werden gebruikt voor het produceren van evenementen maakten het bijna onmogelijk om te weten wat ze moesten maken en wanneer het nodig was

• Beslissingen waren gebaseerd op eerdere ervaringen, niet op gemeten processen, waardoor het team zich machteloos voelde en geen vertrouwde workflow had om te volgen

• Feedback werd verzameld via meerdere e-mailgesprekken en gesprekken, wat extra werk en verwarring toevoegde aan een al ingewikkeld proces

• Het team verspilde tijd aan tijdrovend werk in plaats van daadwerkelijk te ontwerpen of aan strategie te werken

• Er werden fouten gemaakt omdat belangrijke details ontbraken of moeilijk te vinden waren

Vóór Asana besteedde ik veel tijd aan het organiseren van het werk, zoals het beheren van verzoeken, het verzamelen van statusupdates of het opsporen van kleine details, in plaats van aan strategie of ontwerp. Nu bespaar ik tijd en zijn er minder fasen omdat ik alle informatie die ik nodig heb vooraf en op één plek heb.

Op zoek naar structuur en helderheid

Roxane besloot dat ze een duidelijke structuur en hiërarchie nodig had om het werk te organiseren, evenals een manier om de communicatie te centraliseren. Periodes met een hoog volume, zoals de aanloop naar grote fondsenwervingsevenementen zoals Dining Out For Life of de Santa Skivvies Run, versterkten deze behoeften. In deze periodes kon ze meer dan 20 aanvragen hebben voor één afdeling van de organisatie, wat betekent dat er honderden creatieve aanvragen tegelijk in behandeling waren.

Het team van Roxane begon op zoek te gaan naar een tool door er twee te evalueren die de organisatie al gebruikte: Asana en een andere Werkbeheertool. Ze besloten uiteindelijk om Asana te gebruiken vanwege de:

• Overzichtelijke, bekende en intuïtieve interface

• Weergave van het werk op meerdere niveaus - in staat zijn om het hele project, taakdetails en de lijst met subtaken tegelijk te zien

• Duidelijke hiërarchie en structuur voor workflows

• Communicatiefuncties, zoals reacties, teamgesprekken en statusupdates

In vergelijking met de andere tools die ze probeerden, viel Asana op door de mate van zichtbaarheid die het bood. Ze hoefden niet langer informatie te doorzoeken of het grotere geheel uit het oog te verliezen om toegang te krijgen tot details over hun werk.

Onboarding van het team

Om het hele team aan boord te krijgen, maakte Roxane een intern document om hen op één lijn te brengen over hoe ze hun werk moesten structureren. Vervolgens ontwikkelde ze workshops en aanvullend materiaal om het team te trainen, waarbij ze de inhoud en video's van de Asana-handleiding combineerde met hun eigen samenwerkingsafspraken. Door teambrede richtlijnen vast te stellen, kon ze voor helderheid zorgen over hoe het team zou werken en de juiste hiërarchie bereiken voor het organiseren van hun werk. Ze maakte ook gebruik van de professionele services van Asana voor aanvullende on-site training met een Klantsuccesmanager.

De professionele services van Asana hebben ons op weg geholpen naar succes door ons hele team op één lijn te brengen over hoe we Asana zouden gebruiken en vervolgens samen te werken met een Klantsuccesmanager om onze workflows op te bouwen. Onze trainingssessies op locatie gaven ons echt het voordeel dat we nodig hadden om iedereen aan de slag te krijgen met Asana.

Asana bewees zijn waarde aan de directeur van Roxane toen hem werd gevraagd om een specifiek ontwerpitem te delen en Roxane niet op kantoor was. In plaats van door mappen te waden om ernaar te zoeken, gebruikte de directeur de zoekfunctie in Asana en vond hij het bestand snel. Voor Roxane was haar "aha"-moment toen ze een plan opstelde om een complexe set creatieve deliverables voor een promotiecampagne en een groot evenement te beheren met Asana. In plaats van te vertrouwen op een lange spreadsheet en talloze e-mailthreads, bouwde ze een workbackschema in Asana waarmee ze het hele proces van begin tot eind kon zien, zodat ze wist wie verantwoordelijk was voor elk creatief item voor het evenement.

Processen verbeteren om sneller te bewegen

Door hun aanvraagproces en cross-functional projectsamenwerking te verbeteren met Asana, heeft het marketing- en creatieve team het volgende ervaren:

• Snellere doorlooptijden: met Asana krijgt het team vooraf alle informatie die ze nodig hebben, waardoor overbodige communicatie en fouten als gevolg van ontbrekende details worden beperkt. Het resultaat is een efficiënter creatief proces, gestroomlijnde communicatie en snellere doorlooptijden omdat alles duidelijk en gecentraliseerd is.

• Efficiëntere cross-functional samenwerking: door hun verschillende klantgerichte programma's in Asana bij te houden - zoals sociale ondersteuningsdiensten, toegang tot spuiten, begeleiding bij middelengebruik en fondsenwerving - kan het team de hele organisatie beter van dienst zijn. Ze kunnen vooraf informatie vinden en erop vertrouwen dat er geen stap wordt gemist, waardoor de cross-functional samenwerking wordt gestroomlijnd en de efficiëntie wordt verhoogd.

Nu heeft het marketingteam meer inzicht in waar in de hele organisatie aan gewerkt wordt, de status van het werk, en toegang tot de informatie die ze nodig hebben om de programma's van SFAF beter te ondersteunen. Met duidelijk in kaart gebrachte projecten weet iedereen wat hun prioriteiten zijn, zodat ze er zeker van kunnen zijn dat ze gefocust zijn op het meest impactvolle werk om hun gemeenschap te ondersteunen. Het resultaat is dat ze de productietijd en beoordelingen hebben verminderd en teamvergaderingen en check-ins hebben gestroomlijnd. En als leider is Roxane beter in staat om prioriteiten te stellen voor het werk, omdat ze inzicht heeft in alles wat het team doet.

Asana stelt ons in staat om op één lijn te zitten en onze prioriteiten aan andere mensen te communiceren, omdat iedereen op elk moment alle projecten kan zien die in behandeling zijn. Dit helpt ons om effectiever samen te werken met cross-functional partners, omdat ze kunnen zien waar het werk in het productieproces staat.

San Francisco AIDS Foundation geeft niet alleen het goede voorbeeld voor hoe je als organisatie kunt werken. Volgend jaar verwelkomen ze AIDS 2020, een internationale conferentie, in de Bay Area - waar de epidemie begon. SFAF ondersteunt het werk van de lokale planningsgroep en is verantwoordelijk voor het grootste deel van het promotiemateriaal van de conferentie - en ze zullen Asana gebruiken om dat allemaal te doen.