Om ervoor te zorgen dat al deze evenementen vlekkeloos verlopen, heeft Adam een team van vier fulltime werknemers, meer dan 30 contractanten en talloze cross-functional partners om de logistiek, creatieve productie, verkoopmaterialen en promotie te coördineren. Om de groeiende evenementbehoeften van G2 te ondersteunen, wist Adam dat hij processen en hulpmiddelen moest implementeren waarmee het team kon schalen.

Toen hij het team wilde schalen, stond Adam voor enkele veelvoorkomende operationele uitdagingen:

• Evenementplannen waren verspreid over spreadsheets, e-mails en vergadernotulen, dus er was geen manier om alles op één plaats te organiseren en bij te houden of mensen verantwoordelijk te houden voor taken en deadlines.

• Eerdere evenementplannen en leveranciersinformatie bevonden zich in aparte tools, waardoor het delen van kennis een worsteling was bij het onboarden van nieuwe teamgenoten.

• Evenementplannen en -processen waren niet gestandaardiseerd, dus het team moest elke keer van voren af aan plannen, wat resulteerde in gemiste stappen en geen manier om hun processen voortdurend te optimaliseren.

• Het team had moeite om werk te delegeren en toe te wijzen aan anderen, omdat ze gewend waren om elk detail zelf te beheren. En omdat processen niet waren gedocumenteerd, was het moeilijk voor cross-functional partners om indien nodig in projecten te springen.

Adam besefte dat ze standaard evenementprocessen moesten ontwikkelen om het programma met succes op te schalen. Bovendien moesten hun evenementplannen voor iedereen toegankelijk zijn, zodat ze konden coördineren met aannemers, cross-functionele partners en leveranciers.

We hebben sjablonen gemaakt voor evenementen die we vaak organiseren, waardoor onze planningstijd met 80% wordt teruggebracht. Nu wordt de tijd die we aan elk evenement besteden gebruikt om het aan te passen en te verbeteren.

Evenementenwerk en -processen centraliseren in één weergave

Hoewel het G2-marketingteam in het verleden andere Werkbeheertools had geprobeerd, bleef geen van hen hangen. Toen kwam Ryan Bonnici bij het bedrijf als Hoofd Marketing en introduceerde hij het team bij Asana, dat hij had gebruikt met zijn teams bij eerdere bedrijven. Vergeleken met andere tools vond Adam Asana de meest intuïtieve, flexibele en krachtige oplossing voor het beheren van verschillende evenementworkflows en het samenwerken met cross-functional teamgenoten.

Naarmate ons team groeide, hadden we een tool nodig waarmee we complexe evenementen konden coördineren en inzicht konden bieden in de voortgang van plannen zonder afhankelijk te zijn van e-mail en vergaderingen. Asana heeft het gemakkelijk gemaakt om elke taak en deadline op één plek bij te houden, wat ons meer dan 40 uur per kwartaal aan vergaderingen bespaart.

Om de adoptie te garanderen, ontwikkelde het marketingteam conventies en beste praktijken om evenementbeheerprocessen bij G2 te creëren - die allemaal gestandaardiseerd zijn. Het team begon vervolgens met het plannen, toewijzen en bijhouden van evenementenwerk uitsluitend in Asana. Met een gecentraliseerd registratiesysteem is het werk niet langer verspreid over e-mail, spreadsheets en vergadernotities. Dit zorgt ervoor dat evenementplannen traceerbaar en toegankelijk zijn voor het hele team voor eenvoudigere kennisdeling en samenwerking. Adam nodigde ook aannemers uit voor Asana en vervolgens voor relevante evenementen die ze ondersteunden, zodat ze de logistiek met het interne team op één plek konden coördineren.

Het evenementenprogramma succesvol laten groeien met Asana

Het team van Adam heeft nu al hun evenementplannen gecentraliseerd in Asana - leverancierscontracten, checklists voor de dag zelf, creatieve productie en meer - zodat iedereen inzicht heeft, en ze hebben ook projectsjablonen gemaakt met gedetailleerde workbackschema's om de planningstijd te verkorten. Bovendien heeft het team Asana geïntegreerd met Slack, zodat ze berichten kunnen omzetten in taken - of rechtstreeks vanuit Slack actie kunnen ondernemen op taken - wanneer ze ter plaatse zijn op evenementen. Dit helpt hen om alles met elkaar verbonden te houden en stelt hen in staat om naadloos te werken, of ze nu op kantoor zijn of ter plaatse.

Nu we evenementen in Asana beheren, zijn we in staat geweest het aantal evenementen dat we organiseren te verdubbelen, wat ons heeft geholpen meer klantbeoordelingen voor onze leveranciers te genereren en een nieuwe verkooppijplijn voor het bedrijf te creëren.

Door hun evenementplannen in Asana te centraliseren en te standaardiseren, heeft het team met succes kunnen schalen, de planningstijd met 80% kunnen verminderen en twee keer zoveel evenementen op drie continenten kunnen produceren om softwarebeoordelingen te genereren, de verkooppijplijn te stimuleren en omzetdoelen te halen. Ze blijven hun evenementprocessen optimaliseren op basis van nieuwe lessen, en met ambitieuze plannen om hun groei te versnellen, zijn ze klaar om nog meer evenementen te beheren met behulp van Asana.